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Para resaltar de un color diferente las filas alternas de nuestros datos, podemos utilizar varios métodos y en esta ocasión te mostraré cada uno de ellos para que puedas elegir el que mejor te convenga.
Pero antes de comenzar debo decir que algunos usuarios de Excel utilizan un método manual para realizar esta tarea y eso quiere decir que seleccionarán fila por fila para aplicar un color de relleno diferente.
Si lo recuerdas, para seleccionar rangos discontinuos, seleccionamos el primer rango y en seguida mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras agregamos nuevos rangos a la selección.
De esta manera, puedes ir fila por fila hasta llegar al final de los datos y una vez que tienes lista la selección, puedes aplicar un color de relleno diferente.
Esta técnica manual, podría ser útil si tienes muy pocos datos, pero si en tu hoja tienes una gran cantidad de filas, entonces perderás mucho tiempo tratando de resaltar las filas alternas de esta manera.
Por esa razón, en esta ocasión revisaremos tres métodos que nos facilitarán en gran medida esta tarea.
Antes de continuar, pulsaré el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido para quitar el color de relleno que apliqué anteriormente.
El primer método que te mostraré es muy sencillo, porque solo debemos convertir nuestro rango de datos en una tabla y para eso iré a la pestaña Inicio y dentro del grupo Estilos haré clic en el botón Dar formato como tabla y elegiré alguno de los formatos disponibles.
Se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato como tabla y haré clic en el botón Aceptar para crearla y habremos resaltado las filas alternas.
Aunque este método es muy rápido para resaltar las filas, es probable que no quieras crear una tabla sino quedarte con el rango de celdas original y en ese caso tendremos que utilizar un método diferente.
Activaré la Hoja2 donde tenemos los mismos datos y para este ejemplo, resaltaremos las filas alternas con una regla de formato condicional.
El primer paso es seleccionar el rango de celdas sobre el cual aplicaremos nuestra regla de formato condicional.
Para crear la regla, voy a ir a la pestaña Inicio, y dentro del grupo Estilos, haré clic en el botón Formato condicional y en seguida haré clic en la opción Nueva regla.
En este cuadro de diálogo, debemos elegir la última de las opciones que nos permitirá utilizar una fórmula para determinar las celdas a las cuales se aplicará el formato.
En la parte inferior tenemos un cuadro de texto para ingresar la fórmula así que comenzaré con el símbolo igual y en seguida la función RESIDUO y su primer argumento será la función FILA que nos devolverá la FILA de la celda actual.
Ingresaré una coma para indicar el segundo argumento de la función RESIDUO y que será el número 2.
Voy a hacer una breve pausa aquí para explicar con mayor detenimiento esta fórmula.
Todo comienza con la función FILA que nos devuelve el número de la fila actual. En seguida, la función REISDUO, tomará ese número de fila y lo dividirá entre dos y nos devolverá el residuo.
Si recordamos nuestras clases de aritmética, al dividir un número par entre dos, tendremos un residuo de cero.
Por el contrario, si tenemos un número impar, al dividirlo entre dos obtendremos un residuo de uno.
Por lo tanto, nuestra fórmula siempre nos devolverá un numero cero para las filas pares o un número uno para las filas impares.
Para este ejemplo, queremos resaltar las filas pares y por eso voy a ingresar el símbolo igual al final de la fórmula y el número cero de manera que al hacer la comparación del resultado obtengamos el valor verdadero solo para las filas pares.
Con esto hemos definido nuestra fórmula y nos falta indicar el formato que queremos aplicar a las celdas, así que haré clic en el botón Formato y activaré la pestaña Relleno y elegiré un color azul que será aplicado a las celdas que cumplan con nuestra regla.
Haré clic en el botón Aceptar y vuelvo a hacer clic en Aceptar para crear la regla y puedes observar que se han resaltado correctamente todas las filas pares.
Si por el contrario necesitamos resaltar las filas impares, entonces debemos hacer un cambio muy sencillo a nuestra regla de formato condicional.
Haré clic en el botón Formato condicional y elegiré la opción Administrar reglas y en seguida haré clic en el botón Editar regla y solo debo eliminar el número cero del final de la fórmula y colocar el número uno.
Haré clic en el botón Aceptar y de nueva cuenta en el botón Aceptar para aplicar los cambios y ahora se resaltarán las filas impares en nuestros datos.
De esta manera, hemos resaltado las filas alternas utilizando una regla de formato condicional, pero si te parece que este método es un tanto laborioso o no quieres crear una regla de formato condicional, entonces tenemos otra alternativa.
Activaré la Hoja3 y para este método necesitaremos una columna Auxiliar así que ingresaré el título Auxiliar en la columna J y vamos a usar una fórmula muy parecida a la que utilizamos en regla de formato condicional.
Ingresaré el símbolo igual y la función RESIDUO y como primer argumento la función FILA.
Abrimos y cerramos los paréntesis de esta función y en seguida ingresaré la coma, para indicar el segundo argumento de la función RESIDUO y que será el número dos.
Pulso la tecla Entrar y obtenemos el número cero porque estamos en la fila 2 que es un número par.
En seguida copiaré la fórmula hacia abajo y tendremos el resultado para cada una de las filas de nuestros datos.
Recuerda que la función FILA nos devuelve el número de fila de la hoja y no la posición de nuestros datos.
Lo que quiero decir es que, la primera fila de nuestros datos se encuentra en la fila dos de la hoja que es un número par y por esa razón la columna Auxiliar muestra el número cero.
Ya que todas las filas pares tienen el número cero, vamos a filtrarlas y para eso activaré el filtro desde la pestaña Inicio dentro del grupo Edición, haré clic en el botón Ordenar y filtrar y elegiré la opción Filtro.
Vamos a aplicar un color de relleno a las filas pares, así que abriré el filtro de la columna Auxiliar y elegiré el número cero y al aceptar, tendremos visibles solo las filas pares.
En seguida, seleccionaré todo el rango de celdas y aplicaré un color de relleno y con esto nuestras filas pares tendrán un color diferente.
Activaré de nuevo el filtro de la columna Auxiliar y borraré el filtro y habremos resaltado las filas alternas.
Ya que los filtros y la columna Auxiliar han cumplido su objetivo, podemos removerlos.
Iré de nuevo al botón Ordenar y filtrar y desactivaré el filtro y en seguida haré clic derecho en el encabezado de la columna J y eliminaré la columna Auxiliar y habremos terminado de resaltar las filas alternas de nuestros datos.
Te invito a evaluar los tres métodos que mostré en esta ocasión de manera que puedas decidir aquél que te parezca más conveniente.