Atajos de teclado esenciales en Excel

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El uso de atajos de teclado aumentará en gran medida tu productividad ya que reducirá el tiempo que necesitas para realizar determinadas acciones en Excel.

Aunque existen decenas de atajos, en esta clase aprenderemos aquellos que son esenciales para todo usuario de Excel.

Pero antes de comenzar debo hacer algunas aclaraciones.

Todos los atajos que utilizas en tu computador hacen uso extensivo de tres teclas y que son la tecla Ctrl, la tecla Alt y la tecla mayúsculas.

Y voy a detenerme un poco en la explicación de esta última tecla porque puede generar un poco de confusión entre algunos usuarios.

La tecla mayúsculas puede tener la etiqueta Mayús o simplemente tener una flecha hacia arriba.

Esta tecla es ampliamente conocida como la tecla Shift, por su nombre en inglés, sin embargo, hay muchos teclados en español que tienen la etiqueta Mayús.

Esta tecla es diferente a la tecla Bloqueo de Mayúsculas, la cual se encuentra por arriba y generalmente tiene un pequeño indicador luminoso que se activará cuando el bloqueo de mayúsculas esté habilitado.

La tecla Bloqueo de Mayúsculas nunca es utilizada en los atajos de Excel, así que no cometas el error de confundirla con la tecla Shift.

Ya que el nombre Shift es más utilizado que el nombre Mayús entre los usuarios de Excel, yo utilizaré el nombre Shift para identificar esta tecla en los atajos.

Otra aclaración importante que debo hacer es que, los atajos para Excel en español pueden ser diferentes a los atajos de Excel en inglés.

En esta clase haré las aclaraciones necesarias cuando exista alguna diferencia, pero cuando tú consultes otras fuentes de información deberás estar consciente de que habrá atajos de teclado que serán diferentes dependiendo del idioma de Excel, así como también habrá diferencias si tienes Excel para Mac.

Una vez que he hecho estas aclaraciones, comenzaremos con la revisión de los atajos de teclado que todo usuario de Excel debe conocer.

En este libro tengo varias hojas y para activar la siguiente hoja puedes pulsar el atajo Ctrl + Avanzar Página y ahora ya nos encontramos en una hoja diferente.

Puedo pulsar el mismo atajo de teclado una vez más y se activará la siguiente hoja y podrás pulsarlo tantas veces como sea necesario para llegar a la hoja de tu elección.

Para movernos a la hoja anterior, debemos pulsar el atajo Ctrl + Retroceder Página y pulsaré una vez más esta combinación de teclas para llegar a la primera hoja.

La tecla avanzar página tendrá una etiqueta en tu teclado como Av. Pág. y la tecla retroceder página será Re. Pág.

Por el contrario, si tienes un teclado en inglés, entonces dichas teclas tendrán la etiqueta Page Up y Page Down respectivamente.

El siguiente atajo de teclado es muy conveniente para insertar nuevas hojas al libro.

Y para eso deberás pulsar la combinación Shift + F11 y tendremos una nueva hoja.

Lamentablemente no existe un atajo para eliminar las hojas, así que eso deberás hacerlo con el ratón haciendo clic derecho sobre el nombre de la hoja y eligiendo la opción Eliminar.

Ahora quiero que pongas atención a los datos que tenemos en esta hoja, los cuales ocupan el rango de celdas A1:E15.

En este momento tengo activada la celda A1, y si quiero moverme a la última celda de la fila, pulsaré el atajo Ctrl + Flecha derecha.

Si quiero moverme a la última celda de la columna, pulso el atajo Ctrl + Flecha abajo.

Para ir a la primera celda de la fila, pulsaré Ctrl + Flecha izquierda y finalmente para ir a la primera celda de la columna pulsaré el atajo Ctrl + Flecha arriba.

Así que, al pulsar la tecla Ctrl junto con cualquiera de las flechas del teclado, nos moveremos hasta la última celda en la dirección de la flecha.

Aquí es importante destacar que el movimiento se hará hasta la última celda del rango actual.

Para entender mejor este concepto, haré clic en el encabezado de la columna D para seleccionar todas las celdas y pulsaré la tecla suprimir para eliminar el contenido.

En seguida activaré la celda A1 y de nuevo pulsaré el atajo Ctrl + Flecha derecha y en esta ocasión nos detendremos en la celda C1 porque hasta aquí llega el rango actual.

Si vuelvo a pulsar Ctrl + Flecha derecha, entonces Excel me moverá al siguiente rango con datos y que en este caso será la celda E1 y si pulso de nueva cuenta Ctrl + Flecha derecha, Excel nos llevará hasta la última columna de la hoja.

Puedo pulsar el atajo Ctrl + Flecha izquierda para regresar al rango de la columna E, pero te enseñaré otro atajo, y que es la combinación Ctrl + Inicio que siempre nos llevará a la primera celda visible de nuestra hoja y que en este caso es la celda A1.

Si tienes un teclado en inglés, el equivalente a la tecla Inicio es la tecla Home.

Este atajo de teclado es muy utilizado, ya que en aquellas hojas donde tengamos grandes cantidades de datos, el atajo Ctrl + Inicio siempre nos llevará a la primera celda sin la necesidad de utilizar el ratón para desplazarnos por la hoja.

Activaré la Hoja2 del libro porque quiero mostrarte el atajo de teclado Ctrl + Fin, que al pulsarlo nos llevará a la última celda utilizada de la hoja.

Pero aquí hay algo importante a mencionar, y es que cuando utilizas una celda de la hoja, Excel recordará que ha sido utilizada aun cuando borres su contenido y eso podría afectar el comportamiento de este atajo de teclado.

Por ejemplo, en la celda J21 ingresaré algunos números y en seguida pulsaré el atajo Ctrl + Inicio para ir a la celda A1.

Cuando vuelvo a pulsar Ctrl + Fin, Excel nos llevará a la celda J21 que es la última celda utilizada en nuestra hoja.

Ahora borraré el contenido de la celda y de nuevo pulsaré Ctrl + Inicio para ir a la celda A1.

Todo parece indicar que la última celda de nuestro libro es la celda G18, pero al pulsar Ctrl + Fin, Excel nos vuelve a llevar a la última celda que hemos utilizado, aun cuando no tenga datos.

La única manera de resolver este comportamiento de Excel es seleccionar la celda, o celdas que nos están causando este problema, e ir a la ficha Inicio y en el grupo Edición pulsar el botón Borrar y elegir la opción Borrar todo y finalmente guardamos el archivo con estos cambios.

Ahora activaré la celda A1 y al volver a pulsar Ctrl + Fin, Excel activará la celda G18 que es la última celda con datos visibles en nuestra hoja.

Estos son los atajos de teclado para movernos entre las celdas de una hoja y ahora revisaremos los atajos que nos ayudarán a seleccionar un rango de celdas.

Activaré la celda C4 que es la primera celda con datos en este rango y si quiero ampliar la selección una celda a la derecha, entonces debo pulsar el atajo Shift + Flecha derecha.

Si vuelvo a pulsar el mismo atajo, extenderé la selección una columna más a la derecha.

Para deshacer la selección y dejar activa la primera celda pulsaré el atajo Shift + Regresar.

Ahora supondremos que quiero ampliar la selección de celdas hacia abajo, entonces pulsaré el atajo Shift + Flecha abajo.

Y mientras mantengo pulsada la tecla Shift sigo pulsando la flecha abajo para aumentar la selección en una fila.

Ahora quiero que pongas mucha atención porque tengo pulsada la tecla Shift y pulsaré la flecha derecha del teclado y con eso ampliaremos la selección una columna a la derecha.

Con esto podemos concluir que la tecla Shift en combinación con las flechas del teclado nos permitirán seleccionar celdas adyacentes en la dirección de las flechas.

Voy a activar la celda C4 porque quiero mostrarte lo que sucede cuando a los atajos que acabamos de aprender les agregamos la tela Ctrl.

Es decir, pulsaré el atajo Ctrl + Shift + Flecha derecha y eso seleccionará todas las celdas a partir de la celda activa y hasta la última celda de la fila.

Puedo moverme a la celda de la columna de la derecha y pulsar Ctrl + Shift + Flecha abajo y se ampliará la selección hasta la última celda de la columna.

Si te encuentras en medio del rango y pulsas el atajo Ctrl + Shift + Flecha izquierda, seleccionarás las celdas de la izquierda hasta la primera celda de la fila.

Si después de hacer esta selección pulso el atajo Ctrl + Shift + Flecha Arriba aumentaremos la selección hasta las celdas superiores.

Una vez que tenemos hecha la selección puedo utilizar el atajo Shift + Flecha derecha para reducir la selección una columna y Shift + Flecha abajo para reducir las filas.

Recuerda que hasta ahora hemos visto el uso de las flechas del teclado en combinación con la tecla Shift y en combinación con las teclas Ctrl + Shift.

Si solo utilizamos la tela Shift con una flecha iremos seleccionando fila por fila o columna por columna.

Por el contrario, si utilizamos Ctrl + Shift y una flecha, haremos la selección hasta la última celda de la fila o de la columna en base a la dirección de la flecha que hayamos pulsado.

En seguida activaré la celda C4 que es la primera celda del rango con datos y pulsaré el atajo Ctrl + Shift + Flecha derecha y en seguida Ctrl + Shift + Flecha abajo y con esto seleccionaremos todo el rango de celdas.

Esta es una opción para hacer la selección completa del rango, pero también podemos activar cualquier celda y pulsar el atajo Ctrl + E y automáticamente se seleccionará todo el rango de celdas.

Si vuelvo a pulsar el atajo Ctrl + E, entonces se seleccionarán todas las celdas de la hoja.

Podemos decir que este atajo de teclado tiene dos funciones, la primera vez que lo pulsamos, se seleccionará el rango actual y la segunda vez se seleccionarán todas las celdas de la hoja.

Este atajo solo es válido para Excel en español ya que si tienes Excel en inglés deberás utilizar el atajo Ctrl + A.

Para terminar con los atajos de selección, te mostraré que con Shift + Barra espaciadora, podemos seleccionar la fila actual.

Voy a deshacer la selección pulsando Shift + Retroceso y en seguida seleccionaré un par de celdas por debajo y al pulsar de nuevo el atajo Shift + Barra espaciadora, se seleccionarán las filas completas de las celdas previamente seleccionadas.

De nuevo pulsaré Shift + Retroceso para deshacer la selección y ahora utilizaré el atajo Ctrl + Barra espaciadora y eso seleccionará la columna de la celda activa.

Entonces debes recordar que Shift + Barra espaciadora seleccionará la fila y Ctrl + Barra espaciadora seleccionará la columna.

Con esto terminamos los atajos de teclado que nos ayudarán a seleccionar celdas y en seguida te mostraré un par de atajos con los que podremos eliminar rápidamente las filas o columnas de una hoja.

Para utilizar estos atajos es recomendable seleccionar una fila o columna previamente, así que seleccionaré la fila actual con el atajo Shift + Barra espaciadora y para borrar esta fila debemos pulsar Ctrl + Símbolo de menos y se eliminará la fila.

Si queremos eliminar varias filas, puedo aumentar la selección pulsando el atajo Shift + Flecha abajo y enseguida la combinación Ctrl + Símbolo de menos y se eliminarán las filas de las celdas seleccionadas.

Ahora voy a deshacer la selección y supondremos que quiero eliminar la columna de la celda activa, así que pulsaré el atajo Ctrl + Barra espaciadora para seleccionar la columna y en seguida el atajo Ctrl + Símbolo de menos para eliminarla.

Así que, el atajo Ctrl + Símbolo de menos nos ayudará a eliminar la fila o columna que hayamos seleccionado previamente.

Para el siguiente atajo de teclado, aprovecharé que tenemos seleccionada una columna y pulsaré Ctrl + Símbolo de más y eso insertará una nueva columna a la izquierda de la selección. Si pulso de nuevo Ctrl + Símbolo de más, se insertará una nueva columna.

Lo mismo sucede con las filas.

Activaré una celda que tenga datos y pulsaré el atajo Shift + Barra espaciadora para seleccionar toda la fila y en seguida pulsaré Ctrl + Símbolo de más y se insertará una nueva fila por arriba de la selección.

Para los ejemplos anteriores mencioné que era conveniente hacer la selección previa de una fila o columna antes de utilizar los atajos de inserción.

Si no haces dicha selección, entonces el atajo Ctrl + Símbolo de más mostrará el cuadro de diálogo Insertar donde podrás elegir la inserción de una sola celda o de una fila o columna completa.

Por el contrario, si pulsas el atajo Ctrl + Símbolo de menos sin hacer una selección previa, entonces se mostrará el cuadro de diálogo Eliminar que de igual manera nos permitirá remover una sola celda o una fila o columna completa.

Para finalizar esta clase te mostraré un par de atajos que serán de mucha utilidad para copiar el contenido a otras celdas.

En esta hoja tenemos una lista de nombres en la columna A y en la columna B debemos colocar el área a la que pertenece cada uno de los empleados.

El primer atajo es la combinación de teclas Ctrl + J que nos ayuda a copiar el valor de la celda superior, y para demostrarlo activaré la celda B3 y pulsaré el atajo Ctrl + J y eso copiará el valor de la celda B2.

Pulsaré Entrar y de nuevo el atajo Ctrl + J para copiar el valor en las filas inferiores.

Esto será funcional cuando queremos copiar un valor a unas cuantas celdas, pero si son muchas las celdas a las cuales copiaremos el valor, entonces podemos utilizar otro atajo de teclado.

Comenzamos por seleccionar el rango de celdas de nuestro interés, y en este ejemplo seleccionaré todas las celdas debajo de Finanzas e ingresaré de nuevo el texto Finanzas, pero en lugar de pulsar la tecla Entrar pulsaré la combinación Ctrl + Entrar y eso ingresará el mismo valor en todas las celdas del rango seleccionado.

Es altamente recomendable que domines los atajos de teclado que acabamos de revisar porque serán de mucha utilidad para realizar diversas tareas en Excel.