Barras de datos de formato condicional en Excel

Transcripción del video

Al momento de analizar datos numéricos no es tan sencillo identificar rápidamente los valores que son más grandes o más pequeños.

En los datos que observas en pantalla, tenemos una columna con las ventas realizadas por cada uno de los vendedores, y queremos saber quién ha sido la persona con el mayor monto de ventas.

Visualmente no es tan fácil descubrir al mejor vendedor y tendríamos que analizar línea por línea, pero en esos casos, las barras de datos del formato condicional nos ayudarán a representar de una manera gráfica la magnitud de cada uno de los valores en las celdas.

Para crear nuestra regla comenzamos por seleccionar el rango sobre el cual será aplicada y en seguida vamos al menú del comando Formato condicional y vamos a la opción Barras de datos que mostrará algunas opciones adicionales que están divididas en dos grupos.

Las opciones de la parte superior se refieren a las barras de datos que tienen un relleno degradado, es decir, que empiezan con un color y van cambiando progresivamente hasta llegar a otro color.

Por el contrario, el grupo de la parte inferior, son barras que tienen un relleno sólido de un solo color.

Cada grupo tiene 6 opciones donde la única diferencia es el color de las barras.

Al colocar el puntero del ratón sobre cualquiera de las opciones disponibles tendremos una vista previa de las barras de datos.

Para este ejemplo, seleccionaré las barras de color verde.

Las barras siempre se mostrarán dentro de la celda y no podrán sobrepasar el borde derecho.

Si aumento el ancho de la columna que contiene la barra de datos, entonces se ajustarán automáticamente.

Con la ayuda de las barras de datos, podemos identificar rápidamente que Roberto es el vendedor con el monto mayor de ventas y, por el contrario, Francisco es quien tiene el monto menor.

Como cualquier otra regla de formato condicional, podremos modificar algunas opciones de configuración de las barras de datos después de haberlas creado y para eso debemos ir al menú de formato condicional y elegir la opción Administrar reglas.

En seguida pulsaré el botón Editar regla y lo primero que quiero que observes es la lista desplegable que nos indica que estamos trabajando con barras de datos.

Las otras opciones son los gráficos que revisaremos en las próximas clases y que son las Escalas de color y los Conjuntos de iconos.

La realidad es que no es muy común modificar esta opción.

En seguida tenemos las opciones que nos permitirán modificar los valores máximos y mínimos de las barras de datos.

De manera predeterminada, Excel hace un cálculo automático para determinar esos valores, pero si estás seguro de que conoces cuál es el valor de alguno de esos límites podrás ingresarlo en la caja de texto Valor.

Por ejemplo, ya que en nuestros datos no existen valores inferiores a 30 mil, puedo establecer la barra más corta a un número e ingresar el valor 25 mil.

En seguida pulsaré el botón Aceptar y el botón Aplicar para ver el cambio y podrás notar que la barra de datos para Francisco se reduce considerablemente debido al nuevo valor mínimo que acabamos de establecer.

Pulsaré de nuevo el botón Editar regla para mostrarte que podemos cambiar la apariencia de la barra.

Podemos cambiar su color de relleno y el color de Borde.

Seleccionaré un color azul de relleno y puedes ver que la vista Previa muestra la nueva apariencia de la barra.

También elegiré un color de borde amarillo y en seguida pulsaré el botón Aceptar y el botón Aplicar y observaremos los cambios en nuestros datos.

De nuevo pulsaré el botón Editar regla y te mostraré que tenemos una lista desplegable que nos permite cambiar la dirección de la barra.

De manera predeterminada, las barras comienzan en el extremo izquierdo de la celda, pero elegiré la opción de derecha a izquierda y pulsaré el botón Aceptar y de nuevo el botón aceptar para aplicar los cambios y cerrar esta ventana y tendremos las barras de datos iniciando en el extremo derecho de las celdas.

Como puedes notar, en ocasiones no es fácil observar los valores numéricos dentro de las celdas cuando tenemos las barras de datos por detrás.

Y por esa razón hay muchos usuarios que prefieren crear una sola columna para las barras de datos y eso es lo que te mostraré en el siguiente ejemplo.

Activaré la Hoja2 y puedes ver una tercera columna que he nombrado Barras y donde colocaremos las barras de datos del formato condicional, pero antes debemos crear una fórmula que replique los datos de la columna Ventas.

En la celda C2 ingresaré el símbolo igual y la referencia a la celda B2 y en seguida copiaré la fórmula hacia abajo.

Esto es necesario porque las barras de datos que vamos a crear en la columna C tomarán en cuenta los valores de esas celdas y no los valores de la columna Ventas.

Ya que nuestras celdas están seleccionadas, iré al menú del comando Formato condicional, Barras de datos y elegiré las barras de color verde.

En seguida vamos a editar la regla desde el menú Formato condicional, Administrar reglas y pulsaré el botón Editar regla y lo único que debemos hacer es marcar la caja de selección “Mostrar solo la barra” y en seguida pulsaré el botón Aceptar y de nuevo el botón Aceptar y tendremos una columna que muestra solo las barras de datos.

Ya que en un paso anterior creamos las fórmulas en las celdas de la columna C, los datos de esta columna están vinculados y podemos cambiar el valor de alguno de los vendedores a 60 mil y al pulsar la tecla Entrar, se modificará automáticamente la barra de datos correspondiente.

En la próxima clase aprenderemos a utilizar las Escalas de color.