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En la clase anterior aprendimos a encontrar la posición de un valor dentro de un rango de celdas utilizando la función COINCIDIR y en esta clase la combinaremos con la función INDICE para obtener el dato que estamos buscando.
Comenzaré recordando el funcionamiento de la función COINCIDIR.
En la celda G2 ingresaré el símbolo igual y la función COINCIDIR y como primer argumento, la referencia a la celda G1.
Este valor lo buscaremos en la columna A que contiene los nombres y por lo tanto, el rango de búsqueda será A2:A11.
El último argumento de la función será el valor cero porque queremos una búsqueda exacta y al pulsar Entrar obtendremos el número 6 que nos indica la posición del nombre Laura.
Recuerda que el número devuelto por la función COINCIDIR no se refiere a la fila de la hoja, sino a la posición dentro del rango de búsqueda.
En el ejemplo que acabamos de realizar, el nombre Laura está en la fila 7 de la hoja, pero tiene la posición número 6 dentro del rango A2:A11 que es nuestro rango de búsqueda.
Ahora que ya sabemos que el nombre Laura está en la posición 6, podemos utilizar la función INDICE para obtener cualquier valor de la misma fila.
Antes de explicar los argumentos de la función INDICE, es conveniente explicar un poco más sobre su funcionamiento.
Esta función acepta como argumento un rango de celdas y nos permite indicar un número de fila y de columna para devolvernos la celda que se encuentra en la intersección de ambas.
Una vez que hemos indicado un rango a la función INDICE, debes imaginar como si la función creara una cuadrícula donde enumera todas las filas y columnas y estará a la espera de que le indiquemos un número de fila y un número de columna para devolvernos la intersección.
La función INDICE puede trabajar con un rango de varias columnas, pero también acepta rangos de una sola columna, y en ese caso solo nos pedirá el número de fila que queremos obtener.
La función INDICE tiene tres argumentos: el primero es el rango que queremos evaluar.
El segundo es el número de fila que queremos obtener y el tercer argumento es el número de columna.
El tercer argumento es opcional, ya que, si tenemos un rango de una sola columna, entonces será suficiente con indicar el número de fila.
Esto lo entenderemos muy bien al hacer algunos ejemplos con la función.
Recuerda que ya utilizamos la función COINCIDIR para descubrir que los datos de Laura se encuentran en la posición 6 y para obtener su apellido utilizaremos la función INDICE.
En la celda G4 ingresaré el símbolo igual y la función INDICE y ya que queremos obtener el Apellido, debo ingresar el rango B2:B11 que contiene esos datos.
Esto quiere decir que el rango que vamos a evaluar tiene una sola columna y por lo tanto la función INDICE solo necesita un número de fila para devolvernos la celda que se encuentra en esa posición.
Como ya sabemos que los datos de Laura están en la posición 6, en el segundo argumento de la función INDICE ingresaré la referencia a la celda G2 que tiene ese resultado y al pulsar la tecla Entrar obtendremos el apellido de Laura.
En este ejemplo hemos utilizado las fórmulas de las celdas G2 y G4 para obtener el apellido, pero es posible anidar las funciones para tener una sola fórmula.
Activaré la celda G2 y seleccionaré el texto de la fórmula omitiendo el símbolo igual y pulsaré el atajo Ctrl+C para copiarlo.
En seguida, editaré la fórmula de la celda G4 y puedes ver que el segundo argumento de la función hace referencia a la celda G2, así que seleccionaré la referencia para eliminarla y en su lugar pegaré la fórmula que acabamos de copiar de la celda G2.
Al pulsar Entrar, obtendremos el mismo resultado.
Puedes ver claramente, que la función COINCIDIR se encarga de calcular el segundo argumento de la función INDICE y por esa razón, esta combinación de funciones es muy conocida entre los usuarios de Excel para realizar búsquedas.
Hagamos un segundo ejemplo con estas funciones para obtener el número de Teléfono de Laura.
En la celda G5 ingresaré el símbolo igual y la función INDICE y como primer argumento ingresaré el rango C2:C11 que es la columna que tiene los números telefónicos y que es el tipo de dato que queremos obtener.
Como segundo argumento ingresaré la función COINCIDIR y el primer argumento será el valor que estamos buscando, así que ingresaré la referencia a la celda G1 y la búsqueda la realizaremos sobre la columna de Nombres que es el rango A2:A11 y que será el segundo argumento de la función COINCIDIR.
Finalmente ingreso el número cero para hacer una búsqueda exacta y cierro el paréntesis de la función COINCIDIR y también el paréntesis de la función INDICE y al pulsar Entrar obtendremos el teléfono de Laura.
Recuerda que las funciones anidadas siempre se calculan de adentro hacia afuera, así que Excel calculará el resultado de la función COINCIDIR para obtener la posición del valor que estamos buscando.
Y ese valor se lo dará a la función INDICE y con eso obtendremos la celda que necesitamos.
Hagamos otro ejemplo para ver de nuevo este par de funciones trabajando para buscar un valor.
En la celda G6 ingresaré el símbolo igual, y solo para mostrar los pasos de una manera diferente, ingresaré la función COINCIDIR y como primer argumento la referencia a la celda G1 y este nombre lo buscaremos en el rango A2:A11 y ya que queremos una coincidencia exacta, ingresaré el número cero y al pulsar Entrar obtendremos como resultado la posición 6.
Ya sabemos el resultado de la función COINCIDIR, así que ahora editaré la fórmula e ingresaré la función INDICE.
En este ejemplo nos interesa obtener el Email de Laura y por lo tanto el primer argumento de la función INDICE será es el rango D2:D11 y simplemente ingresaré una coma para decirle a la función que el resultado devuelto de la función COINCIDIR será el segundo argumento de la función INDICE.
En seguida moveré el cursor hasta el final de la fórmula y cerraré el paréntesis de la función INDICE y al pulsar Entrar obtendremos el correo de Laura.
Hagamos un resumen de lo que hemos visto hasta ahora.
Utilizamos la función COINCIDIR para conocer la posición del valor que estamos buscando.
Una vez que tenemos esa posición se la daremos a la función INDICE para que nos devuelva esa misma fila, pero de otra columna que nos interesa.
Antes de avanzar al siguiente ejemplo quiero mostrarte que, en las fórmulas que hemos creado, la función COINCIDIR busca en una columna y la función INDICE en otra.
Haré doble clic en la celda G5 para entrar en modo de edición y puedes ver claramente que la función COINCIDIR busca sobre la columna de nombres y la función INDICE nos devuelve el resultado de la columna de teléfonos.
Algo similar sucede con la fórmula de abajo: La función COINCIDIR hace la búsqueda en la columna de nombres, pero en este caso la función INDICE nos devuelve el resultado de la columna de Emails.
Esta es una práctica muy común entre los usuarios de Excel y no hay nada de malo en crear la fórmula de búsqueda de esta manera, pero en el siguiente ejemplo te mostraré una alternativa, que tal vez es menos utilizada, pero que de igual manera nos ayudará a obtener el resultado deseado.
Activaré la Hoja2 y verás los mismos datos del ejemplo anterior y realizaremos las mismas búsquedas.
En la celda G2, ingresaré el símbolo igual y la función INDICE y como primer argumento ingresaré todo el rango de datos y que es la referencia A2:D11.
Esta es la diferencia con el ejemplo anterior: En lugar de ingresar la columna de los apellidos, he ingresado la referencia a todo el rango de datos.
El segundo argumento será la función COINCIDIR y colocaré la referencia a la celda G1 que tiene el valor buscado.
Este valor se debe buscar en la columna de nombres y por lo tanto el segundo argumento es la referencia al rango A2:A11.
Finalmente ingresamos el número cero para una búsqueda exacta y cierro el paréntesis de la función COINCIDIR.
Ya que en el primer argumento de la función INDICE hemos indicado todo el rango de datos, necesitamos utilizar su tercer argumento para decirle cuál de todas las columnas queremos obtener como resultado.
La columna Apellido es la segunda columna dentro del rango de búsqueda y por lo tanto ingresaré el número 2 como el tercer argumento y finalmente cierro el paréntesis de la función INDICE.
Observa que la función INDICE recibe todo el rango de datos.
La función COINCIDIR se va a encargar de encontrar la fila que estamos buscando y en el tercer argumento hemos pedido la segunda columna y por lo tanto la función INDICE nos devolverá la celda que se encuentra en la intersección de ambas.
Al pulsar Entrar obtenemos el apellido de Laura.
Activaré de nuevo la celda G2 para copiar la fórmula que acabamos de crear y en seguida la voy a pegar en la celda G3 y lo único que debo hacer para obtener el teléfono es modificar el número de columna y que ahora será el número 3 que corresponde a la columna de Teléfonos.
Después de hacer el cambio y pulsar Entrar, obtendremos el teléfono de Laura.
Para terminar, pegaré la fórmula en la celda G4 y de nuevo modificaré el número de columna con el número cuatro y eso nos devolverá el Email de Laura.
Para comprobar que nuestras fórmulas funcionan correctamente, modificaré el nombre de la celda G1 e ingresaré el nombre Pablo y de inmediato se actualizarán los valores de las celdas inferiores.
Tanto en la Hoja1 como en la Hoja2 hemos utilizado la misma combinación de funciones INDICE/COINCIDIR.
En los ejemplos de la Hoja1 solamente utilizamos los primeros dos argumentos de la función INDICE y por eso cada función realiza la búsqueda en una columna diferente.
Por el contrario, en las fórmulas de la Hoja2 hemos utilizado los tres argumentos de la función INDICE y eso se debe a que hemos ingresado el rango completo de datos y por lo tanto utilizamos el tercer argumento de la función INDICE para especificar la columna que necesitamos como resultado.
Cualquiera de los métodos que utilices, devolverá el resultado esperado, así que solo es cuestión de preferencias.
En la próxima clase compararemos la función BUSCARV con la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR de manera que puedas conocer las ventajas de cada opción.