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Hasta ahora hemos realizado los ejemplos de búsqueda dentro de la misma hoja, pero es importante aprender a realizar búsquedas sobre datos que se encuentran en otras hojas o inclusive, realizar búsquedas sobre datos contenidos en otros libros de Excel.
En ambos casos, utilizaremos la función BUSCARV de la misma manera que lo hemos hecho hasta ahora, pero tendremos especial cuidado en la manera en que construimos las referencias hacia los datos de origen ya que de eso dependerá el buen funcionamiento de la búsqueda.
Para el ejemplo que realizaremos a continuación tenemos una hoja llamada Productos que contiene la descripción de diversos productos de una empresa que vende equipo fotográfico y otros artículos relacionados.
En la hoja Orden1, tenemos varios códigos de producto que formarán parte de una orden de compra y necesitamos obtener el Nombre de cada uno de ellos en base a los datos de la hoja Productos.
Lo más importante en la construcción de nuestra fórmula será indicar correctamente el rango de búsqueda de la función BUSCARV.
Activaré la celda B2 e ingresaré el símbolo igual y la función BUSCARV y como primer argumento ingresaré la referencia a la celda A2 que tiene el código del producto que estamos buscando.
El segundo argumento es el rango de búsqueda, pero, ya que se encuentran en otra hoja, debemos comenzar la referencia con el nombre de dicha hoja y que en este ejemplo es Productos.
Después de haber indicado el nombre de la hoja, debemos ingresar el signo de exclamación y en seguida la referencia al rango de celdas que contiene los datos y que para nuestro ejemplo es el rango A2:C10.
Ya que vamos a copiar la fórmula hacia abajo, seleccionaré con el ratón la referencia al rango y pulsaré la tecla F4 para convertirla en absoluta.
El tercer argumento de nuestra función será el número 2 que corresponde a la columna Nombre y finalmente ingreso el valor falso para indicar una búsqueda exacta.
Al pulsar la tecla Entrar, obtenemos el nombre del producto.
Antes de copiar la formula, revisemos la estructura de la referencia que acabamos de crear.
En primer lugar, tenemos el nombre de la hoja donde se encuentran los datos.
En seguida debemos ingresar el signo de exclamación y en tercer lugar debemos colocar la referencia al rango.
En caso de que necesitemos una referencia absoluta, entonces agregamos el símbolo de moneda en la referencia sin afectar el nombre de la hoja o el signo de exclamación.
Para comprobar que hemos construido correctamente nuestra fórmula, haré doble clic en el controlador de relleno de la celda B2 y la fórmula se copiará hacia abajo devolviéndonos los resultados para cada producto.
El siguiente ejemplo que realizaremos es importante porque muestra una pequeña variación que debemos tomar en cuenta al momento de crear este tipo de fórmulas.
Observa que en este libro tengo una hoja llamada Mis Productos.
Los datos son idénticos a la hoja Productos, pero la diferencia está en el nombre de la hoja que está formado por dos palabras y eso nos obligará a ingresar de una manera especial este nombre de la hoja al momento de crear la referencia a los datos.
Activaré la hoja Orden2 donde tenemos la lista de códigos de producto para los cuales encontraremos su nombre.
En la celda B2 ingresaré el símbolo igual y la función BUSCARV y como primer argumento ingresaré la referencia a la celda A2.
En seguida crearemos la referencia al rango de búsqueda, y si recuerdas, debemos comenzar con el nombre de la hoja, pero en esta ocasión el nombre contiene espacios en blanco y por esa razón será necesario encerrarlo en comillas simples.
Ingresaré la primera comilla simple y luego la palabra Mis, seguida de un espacio en blanco y la palabra productos y termino con otra comilla simple.
Las comillas simples nos permiten indicar el nombre de una hoja que tiene espacios en blanco y el resto de la referencia será igual que en nuestro ejemplo anterior.
Ingresaré el signo de exclamación y en seguida la referencia al rango A2:C10 y de nuevo seleccionaré con el ratón dicho rango y pulsaré la tecla F4 para convertirla en una referencia absoluta.
El tercer argumento será el número 2 que es la columna de Nombres dentro del rango de datos y finalmente ingreso el valor Falso.
Al pulsar Entrar obtenemos el nombre del producto y al copiar la fórmula hacia abajo, obtendremos el resto de los nombres.
La conclusión de esta clase es la siguiente: Cuando vamos a realizar una búsqueda sobre datos que se encuentran en otra hoja, debemos poner especial atención a la referencia del rango de búsqueda.
Las reglas son: comenzar con el nombre de la hoja, seguido del signo de exclamación y finalmente la referencia al rango.
En caso de que quieras convertir la referencia en absoluta, debes utilizar el símbolo de moneda sobre las columnas y filas.
En caso de que el nombre de la hoja tenga espacios en blanco, deberás utilizar comillas simples para encerrar el nombre de la hoja.
De esta manera podrás construir fórmulas que hagan una búsqueda sobre datos que se encuentren en una hoja diferente.