Buscar y extraer caracteres de una celda en Excel

Transcripción del video

En esta hoja tengo algunos datos de números telefónicos y como puedes ver algunos de ellos están mezclados con otras palabras, pero vamos a extraer la información para crear una base de datos con dichos números.

En la columna C colocaré el código de área y en la columna D pondré el número telefónico.

Es importante advertirte que, para este ejemplo, la información cumple con algunos requisitos previos, como el hecho de que el código de área siempre está rodeado por paréntesis y todos los números están formados por 7 dígitos separados por un guion medio.

La primera fórmula será para extraer los tres dígitos del código de área.

En la celda C2 ingresaré el símbolo igual y la función EXTRAE.

Recuerda que esta función tiene 3 argumentos, la cadena de texto es el primero de ellos y por lo tanto ingresaré la referencia a la celda A2.

El segundo argumento es la posición del primer carácter que vamos a extraer y el tercer argumento es la cantidad total de caracteres.

Comencemos con el segundo argumento.

Puedes observar que, en todos los casos, el código de área comienza después del primer paréntesis.

No podemos indicar un valor fijo para la posición del paréntesis, porque en cada cadena de texto tiene una posición diferente, y la función ENCONTRAR nos ayudará a obtener dicha posición.

Ingresaré la función ENCONTRAR y abriré el paréntesis para indicar los argumentos de esta función y el primero de ellos es el texto que vamos a buscar.

Abriré las comillas dobles e ingresaré el paréntesis que estamos buscando.

Cerraré las comillas dobles y como segundo argumento ingresaré la cadena de texto donde se realizará la búsqueda y por lo tanto ingresaré la referencia a la celda A2 y cerraré el paréntesis.

Recuerda que el tercer argumento de la función ENCONTRAR es opcional y cuando no es ingresado, se hace una búsqueda desde el principio de la cadena.

De esta manera, la función ENCONTRAR nos devolverá la posición del primer paréntesis, pero recuerda que necesitamos la posición del primer dígito del código de área, así que al resultado de la función ENCONTRAR le sumaré el valor uno para obtener la posición del primer dígito del código de área.

La función ENCONTRAR nos está ayudando a calcular el segundo argumento de la función EXTRAE y solo nos falta indicar el tercer argumento de la función EXTRAE que es la cantidad de caracteres que necesitamos obtener y en este caso es el valor 3 porque todos los códigos de área se componen de tres dígitos.

Finalmente cerraré el paréntesis de la función EXTRAE y al pulsar entrar obtendremos el número 573 que corresponde al código de área de la cadena de texto de la celda A2.

Arrastraré hacia abajo el controlador de relleno de la celda C2 para copiar la fórmula y obtendremos los códigos de área de cada una de las cadenas de texto de la columna A.

En esta fórmula hemos utilizado la función ENCONTRAR para ubicar un carácter como el paréntesis el cual está presente en todas las cadenas de texto y nos ayuda a encontrar la posición de los dígitos del código de área para obtenerlos con la función EXTRAE.

Ahora crearemos la fórmula para obtener el número telefónico y debo decirte que existen al menos dos alternativas.

Podemos obtener la posición del paréntesis que cierra el código de área y a partir de ahí extraer el número completo, pero también podemos obtener la posición del guion medio y eso es precisamente lo que haré con esta fórmula.

En la celda D2 ingresaré el símbolo igual y en seguida la función EXTRAE y como primer argumento la referencia a la celda A2.

Para el segundo argumento ingresaré la función ENCONTRAR y su primer argumento será el guion medio encerrado en comillas dobles.

El segundo argumento de la función ENCONTRAR será la referencia a la celda A2 donde realizaremos la búsqueda y cerraré el paréntesis.

Puedes observar que, el número telefónico comienza tres posiciones a la izquierda del guion medio así que, al resultado devuelto por la función ENCONTRAR le restaré el número 3 para llegar a la posición del primer dígito del número telefónico.

Lo único que nos falta es indicar el tercer argumento de la función EXTRAE y que es la cantidad de caracteres que vamos a extraer y para el caso de los números telefónicos es el número 8.

Finalmente cierro el paréntesis que corresponde a la función EXTRAE y al pulsar la tecla Entrar obtenemos el número completo.

Al copiar la fórmula hacia abajo obtendremos los números de todas las cadenas de texto de la columna A.

Las dos fórmulas que hemos creado utilizan la misma técnica y que implica el uso de la función ENCONTRAR para ubicar algún carácter dentro de la cadena de texto que posteriormente nos ayudará a obtener el inicio de los caracteres que vamos a extraer con la función EXTRAE.

Anteriormente mencioné que para extraer el número telefónico teníamos dos alternativas y en la hoja 2 de este libro encontrarás esa otra alternativa.

La única diferencia con el primer ejemplo es que he utilizado la función ENCONTRAR para obtener la posición del paréntesis que cierra el código de área y a ese resultado le sumo dos posiciones para indicar a la función EXTRAE el inicio del número telefónico.

Revisa las fórmulas de ambos ejemplos y practica esta combinación de funciones que será de mucha utilidad para encontrar y extraer información importante de tus cadenas de texto.