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Excel tiene varias funciones que nos ayudan a realizar búsquedas, pero todas lo hacen a partir de un solo criterio.
Si estamos en una situación en donde necesitamos encontrar un registro que cumpla con dos o más condiciones, entonces necesitaremos usar una técnica especial.
En esta hoja tenemos una lista de personas con su nombre y apellido y queremos construir una fórmula que nos devuelva la cantidad de puntos alcanzados por esa persona.
Podríamos buscar solo por la columna Nombre, pero hay personas que se llaman igual, por ejemplo, en la fila 2 de la hoja tenemos a Carmen González y en la fila 17 tenemos a Carmen Flores.
En la fila 3 tenemos a Alfredo Romero y en la fila 12 tenemos a Alfredo Muñoz.
Ya que tenemos nombres que se repiten, necesitamos incluir la columna apellido en nuestra fórmula de manera que podamos encontrar a la persona de nuestro interés.
En las celdas F2 y G2 colocaremos el nombre y apellido de la persona que estamos buscando.
Ingresaré el nombre Alfredo y el apellido Muñoz y en seguida crearemos la fórmula de búsqueda en la celda H2.
En este primer ejemplo utilizaremos la función BUSCARV y solo para recordar su funcionamiento, voy a hacer la búsqueda del nombre Alfredo.
Ingresaré el símbolo igual y la función BUSCARV.
El primer argumento es el valor buscado, así que ingresaré la referencia a la celda F2 que tiene el nombre.
El segundo argumento es la matriz sobre la cual haremos la búsqueda y que en este caso es el rango A2:C20.
El tercer argumento es la columna que queremos obtener como resultado, y por lo tanto ingresaré el número 3 que es la posición de la columna Puntos y el último argumento será el valor falso ya que queremos una coincidencia exacta.
Cierro el paréntesis de la función y obtenemos el valor 1603, y si revisamos los datos, puedes notar que esos puntos son los alcanzados por Alfredo Romero y no los puntos de Alfredo Muñoz que tiene 1705.
Esto sucede porque la función BUSCARV nos devuelve el primer resultado que encuentra en la columna Nombre.
La técnica que utilizaremos para incluir el apellido en la búsqueda será crear una columna Auxiliar, así que haré clic derecho sobre el encabezado de la columna A y elegiré la opción Insertar.
Voy a copiar el encabezado de la columna Nombre y lo pegaré en la celda de la izquierda y colocaré el título Auxiliar.
En seguida, seleccionaré todas las celdas de la columna Auxiliar y vamos a concatenar las columnas que usaremos como criterios y que en este ejemplo serán las columnas Nombre y Apellido.
Ingresaré el símbolo igual y la referencia a la celda B2 y en seguida el ampersand seguido de la referencia a la celda C2.
Para ingresar esta fórmula en todas las celdas al mismo tiempo necesitamos finalizar con la combinación de teclas Ctrl + Enter y habremos concatenado los nombre y apellidos.
Haré doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna A para ajustar el ancho.
Ya tenemos lista nuestra columna Auxiliar y ahora vamos a modificar la fórmula de búsqueda.
En este momento estamos buscando el valor de la celda G2 que se refiere solamente al nombre y para pedirle a la función que busque tanto el nombre como el apellido, insertaré el ampersand para concatenar la celda H2.
De esa manera, estaremos buscando la combinación Nombre y Apellido.
El segundo argumento nos indica el rango de búsqueda, y debemos ampliarlo a la izquierda para incluir nuestra columna Auxiliar.
Finalmente, debo cambiar la columna que quiero obtener como resultado ya que ahora la columna Puntos está en la cuarta posición dentro del rango de datos.
Con estos cambios tenemos lista nuestra fórmula y al pulsar Entrar, obtenemos el valor 1705 que son precisamente los puntos alcanzados por Alfredo Muñoz.
Voy a cambiar el nombre que estamos buscando a Laura y el apellido a Sosa y la función nos devolverá el resultado correcto.
Esta técnica la podemos usar para cualquier número de criterios y solo debemos crear una columna Auxiliar donde concatenaremos las columnas por las cuales haremos la búsqueda.
Recuerda que la función BUSCARV, siempre hace la búsqueda en la primera columna de la izquierda y por lo tanto ahí debemos colocar la columna Auxiliar.
Si por alguna razón debes colocar la columna Auxiliar en otro lugar, entonces no podrás usar la función BUSCARV sino que tendrás que usar las funciones INDICE y COINCIDIR.
Activaré la Hoja2 del libro y puedes ver que ya he colocado la columna Auxiliar al final de los datos y vamos a buscar de nuevo los puntos de Alfredo Muñoz.
En la celda I2 ingresaré la función INDICE y el primer argumento es la columna que queremos como resultado y que en este ejemplo es la columna Puntos en el rango C2:C20.
El segundo argumento es el número de la fila que queremos obtener, y para eso vamos a utilizar la función COINCIDIR que nos ayudará a encontrar la posición de Alfredo Muñoz dentro de la columna Auxiliar.
Ingresaré la función COINCIDIR y el primer argumento es el valor buscado y por lo tanto ingresaré la referencia a la celda G2 concatenada con la celda H2.
El segundo argumento es el rango de búsqueda, así que ingresaré la referencia D2:D20 que es nuestra columna Auxiliar.
Y el tercer argumento de la función COINCIDIR será el número cero porque queremos una coincidencia exacta.
Cierro el paréntesis de la función COINCIDIR y el paréntesis de la función INDICE y hemos terminado con nuestra fórmula.
La función COINCIDIR buscará la posición de Alfredo Muñoz dentro de la columna Auxiliar y ese número se lo dará a la función INDICE para que nos devuelva el valor correspondiente de la columna Puntos.
Pulsaré la tecla Entrar y obtendremos el resultado correcto para los puntos de Alfredo Muñoz.
Voy a cambiar los criterios de búsqueda por David Díaz y como resultado obtendremos 1802 puntos que es precisamente el valor que tiene en los datos.
En estos dos ejemplos hemos usado una columna Auxiliar, pero a continuación te mostraré un método que no necesita de esa columna.
Activaré la Hoja3 y puedes notar que aquí no tenemos la columna Auxiliar, y para hacer la búsqueda vamos a usar la función BDEXTRAER.
Esta función tiene 3 argumentos.
El primero de ellos será el rango que contiene los datos y aquí es importante aclarar que la función espera que incluyamos los encabezados de columna.
El segundo argumento es el nombre o el número de la columna que vamos a extraer, es decir, la columna que contiene los valores que queremos como resultado.
Y el tercer argumento de la función es el rango que contiene los criterios que serán utilizados para encontrar el valor buscado.
Es muy importante que este rango de criterios tenga los mismos encabezados que los datos.
Esto quedará claro con nuestro siguiente ejemplo.
En la celda H2 ingresaré el símbolo igual y la función BDEXTRAER y el primer argumento serán los datos, así que ingresaré el rango A1:C20, recuerda que aquí es importante incluir la fila de encabezados.
El segundo argumento es la columna que queremos obtener como resultado, podemos ingresar el número de columna, pero también podemos ingresar su nombre.
En este ejemplo yo ingresaré la referencia a la celda H1 que tiene el nombre de la columna Puntos.
Finalmente, la función nos pide un rango donde se encuentran los criterios.
Este rango debe estar formado por el encabezado de las columnas y las celdas inferiores deben tener los valores que serán usados como criterios.
Para nuestro ejemplo, seleccionaré el rango F1:G2.
Cerraré el paréntesis de la función y al pulsar la tecla Entrar obtendremos correctamente los puntos de Alfredo Muñoz.
Cambiaré el nombre buscado a Juan y el apellido a Torres y como resultado obtendremos el valor 1834 que son los puntos que ha alcanzado.
Recuerda que hay dos requisitos indispensables para usar la función BDEXTRAER.
El primero es que el rango de datos incluya la fila de encabezados y el segundo es que el rango de criterios tenga los mismos encabezados que los datos.
Utiliza cualquiera de las fórmulas que revisamos en esta clase para esas ocasiones en las que necesitas hacer una búsqueda con múltiples criterios.