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Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber ingresado algún dato de manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula.
Excel detecta los errores y los clasifica de manera que se nos facilite su resolución.
Si conocemos los tipos de errores en Excel será mucho más fácil resolverlos ya que podremos identificar adecuadamente la causa.
En cada hoja de este libro haremos una revisión de cada uno de los tipos de errores que existen en Excel.
Comenzamos con el error NOMBRE y la causa más frecuente de este error es haber escrito incorrectamente el nombre de alguna función.
Por ejemplo, en la celda B10 creamos una fórmula para obtener el promedio de los números de la columna B, pero al observar la barra de fórmulas, podemos notar que hemos escrito mal el nombre de la función colocando el nombre Pomedio sin la letra r.
Editaré la fórmula y escribiré correctamente el nombre de la función Promedio y eso resolverá el error.
En seguida activaré la celda E8 que también muestra el error Nombre.
En este caso, la función SUMA está escrita correctamente, pero nos hemos equivocado en el nombre de la tabla.
Podemos resolver este error al escribir adecuadamente el nombre del argumento como Tabla1.
Cada vez que observes el error Nombre, deberás buscar el nombre de una función, de un rango o de una tabla que haya sido mal escrito.
Activaré la hoja REF para revisar este tipo de error el cual se genera cuando tenemos una referencia inválida.
En este momento, la fórmula de la celda E2 está sumando adecuadamente algunas de las celdas de la izquierda.
Pero observa lo siguiente: Haré clic derecho sobre el encabezado de la columna B y elegiré la opción Eliminar y de inmediato veremos el error REF en nuestra fórmula.
Este tipo de error se genera cuando eliminamos alguna fila o columna que contiene datos que estaban siendo utilizados en alguna otra fórmula.
Al desaparecer dichas celdas, Excel nos recuerda que tenemos una referencia que ya no es válida.
Para resolver el problema, debemos remover el texto del error que se ha insertado como un argumento dentro de la función.
Voy a activar la hoja DIV0 para revisar esas ocasiones en las que obtenemos este tipo de error y básicamente sucede cuando hacemos una división entre cero.
La fórmula de la celda C5 hace la división de la celda C2 entre la celda C3 que en este momento nos da como resultado el número 2.
Si coloco el número cero en la celda C3 obtendremos el error DIV entre cero en la celda C5.
También obtendremos este error si en lugar del número cero, la celda C3 está vacía ya que para efectos del cálculo también estaremos haciendo una división entre cero.
Ahora veamos el error VALOR.
La celda C5 utiliza la función DIAS.LAB para obtener la cantidad de días laborables entre las fechas indicadas en las celdas C2 y C3.
Es evidente que la función DIAS.LAB espera recibir fechas para sus dos argumentos, pero si en lugar de la fecha final ingreso la palabra “manzana”, entonces obtendremos el error VALOR en la fórmula de la celda C5 porque en lugar de una fecha le hemos dado una cadena de texto.
Cuando te encuentres con este tipo de error, deberás revisar el tipo de dato de cada uno de los argumentos de la función para asegurarte que estás ingresando los valores adecuados.
Activaré la hoja NUM y puedo decirte que este error es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus límites y por lo tanto el número no puede ser desplegado.
Por ejemplo, en la celda C5 escribiré la fórmula POTENCIA y el número 1000 como su primer argumento.
Vamos a elevar este número a la potencia 1000, así que ingresaré ese valor en el segundo argumento de la función y al cerrar el paréntesis y pulsar la tecla Entrar obtendremos un número tan grande que Excel mostrará el error NUM.
Si en lugar de utilizar la potencia 1000, editamos el número para tener la potencia 100, dejaremos de ver el error y la función nos devolverá un resultado.
Solo debes recordar que el error NUM está asociado generalmente con operaciones numéricas que sobrepasan la capacidad de Excel.
En seguida iré a la hoja NULO y este es uno de los tipos de error menos comunes en Excel así que antes de darte el ejemplo, haremos una breve revisión sobre el operador de intersección en Excel.
Este operador es el espacio en blanco y lo que hace, es devolvernos las celdas que se encuentran en la intersección de dos rangos.
Por ejemplo, si quiero obtener el valor de la celda que se encuentra en la intersección del rango de datos de Hugo y el rango de datos de Enero puedo crear la siguiente fórmula.
En la celda H2 ingresaré el símbolo igual y voy a elegir la fila de datos de Hugo que es el rango B2:D2 y voy a insertar un espacio en blanco y en seguida seleccionaré el rango del mes de Enero que es B2:B4.
En esta fórmula tenemos las direcciones de dos rangos separadas por el espacio en blanco.
Al pulsar Entrar, obtendremos el número 100 que es el valor de la celda B2 que se encuentra en la intersección de ambos rangos.
Para encontrar el valor de Paco en febrero, ingresaré el símbolo igual y seleccionaré la fila de datos de Paco e insertaré un espacio en blanco y en seguida seleccionaré el rango de febrero.
Observa que es la celda C3 es la celda que se encuentra en la intersección de ambos rangos y tiene el número 185.
Al pulsar la tecla Entrar, nuestra fórmula devuelve ese valor.
El error NULO se muestra cuando utilizamos el operador de intersección en dos rangos que no tienen celdas en común.
Por ejemplo, ingresaré el símbolo igual y seleccionaré el rango de datos de Luis seguido de un espacio en blanco, pero para la columna marzo elegiré solo las primeras dos celdas lo que ocasionará que estos rangos no tengan una celda en común y al pulsar la tecla Entrar obtendremos el error NULO para avisarnos que los rangos no se intersectan.
Aunque es poco común el encontrarse este error, ahora ya sabes que está relacionado con el operador de intersección que es el espacio en blanco.
He dejado el valor NA para el último porque es el tipo de error que obtenemos cuando las funciones de Excel no encuentran lo que estamos buscando.
En esta hoja tenemos la cantidad de camisas por color que tenemos en inventario y en la celda E4 tengo la función BUSCARV que me devuelve la cantidad de camisas de color Azul.
Observa que el término de búsqueda está indicado en la celda E3 y si modifico su valor con el color verde, la función me devolverá la cantidad 7.
En el momento en que ingreso un valor que la función no encuentre en el rango de búsqueda, obtendremos el error NA.
Ingresaré el color gris y efectivamente la función nos devolverá el error NA.
Las letras NA provienen del inglés “Not Available” que significa: No disponible y por esa razón este error es muy común cuando usamos fórmulas de búsqueda.
Hagamos un ejemplo con otra función.
En la celda E5 ingresaré el símbolo igual y la función COINCIDIR y el primer argumento será la referencia a la celda E3 que es el valor buscado y el segundo argumento será el rango A3:A5 que contiene los colores.
El tercer argumento será el número cero porque queremos una coincidencia exacta.
Cierro el paréntesis de la función y al pulsar la tecla Entrar se muestra el error NA porque la función no encuentra el color gris.
Cambiaré el color de la celda E3 al color rojo y la función BUSCARV me devolverá la columna cantidad del color rojo y la función COINCIDIR devolverá el número de fila que ocupa el color rojo dentro del rango de datos y que en este caso es la fila 1.
Es importante conocer los tipos de errores en Excel de manera que podamos resolver fácilmente las causas que ocasionan cada uno de ellos.