Transcripción del video
Al trabajar con Excel será común vernos en la necesidad de copiar la función BUSCARV para realizar búsquedas similares en celdas adyacentes.
Sin embargo, es necesario poner atención al tipo de referencias utilizadas dentro de la fórmula para evitar cualquier error en los resultados.
En seguida haremos un ejemplo que nos dejará en claro las consideraciones que debemos tener antes de copiar una fórmula de búsqueda.
Para esto utilizaré los datos que observas en pantalla y que tienen las columnas ISBN y Título.
Estos datos representan el catálogo de libros existentes y en las columnas de la derecha tenemos los libros que pertenecen a determinadas órdenes de compra, pero desconocemos sus títulos.
Nuestro objetivo será buscar cada uno de los ISBN de la columna E y obtener el Título correspondiente para colocarlo en la columna F.
En lugar de crear varias fórmulas para cada una de las celdas de la columna F, crearemos una sola fórmula en la celda F2 y la copiaremos hacia abajo para obtener el resultado deseado.
Activaré la celda F2 e ingresaré el símbolo igual y la función BUSCARV y como primer argumento ingresaré la referencia a la celda E2.
El segundo argumento será el rango de búsqueda, así que utilizaré el ratón para seleccionar el rango A2:B10 y en el tercer argumento ingresaré el número 2 porque quiero obtener la columna título.
Finalmente ingreso el valor falso para realizar una búsqueda exacta y al pulsar la tecla Entrar obtendré el título del libro que tiene el ISBN de la columna de la izquierda.
Para copiar esta fórmula hacia abajo, arrastraré la esquina inferior derecha de la celda F2 y al soltarlo verás que casi todas las celdas muestran el error #N/A para indicarnos que la función BUSCARV no ha podido encontrar una coincidencia.
Algo debe estar mal con nuestra fórmula porque puedes notar que el ISBN de la celda E3 es el mimo de la celda A1, sin embargo, nuestra fórmula nos devuelve el error N/A.
Este tipo de error sucede frecuentemente a los usuarios de la función BUSCARV, y se debe a que olvidamos que, al momento de copiar la fórmula, Excel ajustará automáticamente todas las referencias relativas en base a la nueva ubicación.
Para demostrarlo, activaré la celda E3 y pulsaré la tecla F2 para entrar en el modo de edición de la celda y podrás observar que el rango de búsqueda se ha desplazado una fila hacia abajo, comenzando en la celda A3 y hasta la celda B11 que está vacía.
Cancelaré la edición de la fórmula pulsando la tecla de Escape y activaré la celda inferior y de nuevo pulsaré la tecla F2 para entrar en modo de edición y puedes observar que el rango de búsqueda se ha desplazado dos filas hacia abajo.
Esto quiere decir que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica automáticamente la referencia del rango de búsqueda incrementando su fila y por esa razón la mayoría de las fórmulas no encuentran los valores indicados.
Pulsaré la tecla de Escape y editaré la fórmula de la celda F6 la cual nos ha devuelto un resultado correcto y podrás ver que el rango de búsqueda ha sido desplazado, sin embargo, el ISBN que estamos buscando se encuentra en la celda A9 y por eso obtenemos el título de dicho libro.
Puedes comprobar que al haber copiado la fórmula de la celda F2 hacia abajo, Excel aumentó automáticamente la fila para la referencia del rango de búsqueda.
Si revisas el segundo argumento de cada una de las fórmulas de la columna F verás que en todos los casos la referencia que está indicada como el segundo argumento de la función es diferente.
Este problema se resuelve si “fijamos” el rango de búsqueda para todas las fórmulas de manera que la búsqueda se realice siempre sobre el mismo rango de celdas.
Activaré la Hoja2 del libro que contiene los mismos datos de nuestro ejemplo anterior y en la celda F2 ingresaré el símbolo igual y la función BUSCARV.
Como primer argumento ingresaré la referencia a la celda E2 y como segundo argumento la referencia al rango de búsqueda A2:B10 pero en esta ocasión voy a convertir esta referencia en absoluta así que pulsaré la tecla F4 y eso insertará automáticamente los símbolos de moneda en la referencia para mantenerla fija al momento de copiarla.
Recuerda que lo único que queremos fijar es el rango de búsqueda.
El primer argumento de la función lo queremos dejar como una referencia relativa de manera que la función siempre busque el valor de la columna ISBN que le corresponde.
Como tercer argumento ingresaré el número 2 porque queremos obtener la columna Título y finalmente el valor Falso para hacer una búsqueda exacta.
Pulsaré la tecla Entrar y obtendremos el título del libro.
Para copiar la fórmula hacia abajo, haré doble clic en el controlador de relleno de la celda F2 y en esta ocasión obtendremos el resultado correcto para cada uno de los valores buscados.
La única diferencia con el ejemplo de la Hoja1 es que hemos fijado la referencia al rango de búsqueda y de esa manera todas las fórmulas realizan la búsqueda sobre el mismo rango de celdas sin importar que hayamos copiado la fórmula.
Lo más importante a recordar de esta clase es que, cuando tengas la necesidad de copiar una fórmula de búsqueda, deberás asegurarte de indicar correctamente las referencias.
Generalmente queremos fijar el rango que contiene los datos así que deberás indicarlo como una referencia absoluta utilizando el símbolo de moneda.