Transcripción del video
Para crear una lista desplegable en Excel debemos seguir cinco pasos muy sencillos.
Paso número 1. Debes elegir un rango de celdas donde colocarás los elementos de la lista.
Puede ser cualquier rango y solo debes asegurarte de ingresar todos los elementos. Para nuestro ejemplo, he ingresado los días lunes a viernes en el rango E1:E5.
Paso número 2. Seleccionamos la celda donde colocaremos la lista desplegable. Es muy importante hacer correctamente la selección ya que la lista será creada en dicha celda.
Yo seleccionaré la celda B2 porque ahí es donde necesito la lista de días.
Paso número 3. Ir a la pestaña Datos y en el grupo Herramientas de datos, pulsar el botón Validación de datos.
Si en lugar de pulsar el botón, abres el menú desplegable, solo debes elegir la opción Validación de datos.
Paso número 4. En la lista desplegable Permitir, debes seleccionar la opción Lista. Esto indicará a Excel que queremos crear una lista desplegable en la celda B2.
Y paso número 5. En el recuadro Origen, debemos ingresar la referencia al rango de celdas que contiene los elementos de la lista.
Ya sea que ingresas la referencia con el teclado o puedes pulsar el botón del extremo derecho para hacer la selección con el ratón.
Al hacer clic el botón Aceptar, habremos creado la lista desplegable en la celda B2 que contendrá los elementos ubicados en el rango E1:E5.
Al seleccionar la celda B2, se mostrará un botón para desplegar la lista y veremos todos sus elementos.
Ahora ya conoces los pasos a seguir para crear una lista desplegable en Excel.
Recuerda que la lista desplegable, nos permitirá elegir uno solo de sus elementos y eso nos ayudará para que los usuarios de nuestra hoja solamente ingresen alguno de los valores mostrados en la lista.
De hecho, Excel enviará un mensaje de error si queremos ingresar un valor diferente. Por ejemplo, ingresaré la cadena de texto domingo y al pulsar la tecla Entrar, se mostrará una advertencia para decirme que dicho valor no coincide con las opciones de la lista.
De esta manera, hemos limitado los valores que pueden ser ingresados en una celda específica.
Antes de mostrarte cómo editar los elementos de una lista desplegable, quiero comentar sobre algunas preguntas frecuentes que tienen los usuarios de Excel al trabajar con estas listas.
La primera pregunta es sobre la cantidad de elementos que se pueden mostrar al abrir la lista, es decir, al hacer clic en el botón de flecha se muestra cierta cantidad de elementos y algunos usuarios se preguntan si es posible mostrar más elementos.
En el ejemplo que acabamos de hacer, se muestran todos los días porque son solo cinco elementos, pero déjame mostrarte otro ejemplo.
En esta hoja tengo los meses del año y he creado una lista con esos elementos en la celda B2.
Al abrir la lista desplegable, no se muestra la lista completa de los meses, sino que solo se visualizan los primeros 8 meses, pero Excel coloca una barra de desplazamiento que nos permitirá movernos hacia abajo y ver el listado completo.
No importa la cantidad de elementos que tenga tu lista, al hacer clic en la flecha, solo se mostrarán los primeros elementos y deberás utilizar la barra de desplazamiento para llegar al final.
Observa que en la columna F tengo treinta nombres y en la celda A2 he creado una lista desplegable para que los muestre.
Al abrir la lista, se mostrarán solo los primeros ocho elementos y tendré que utilizar la barra de desplazamiento para llegar al final.
Este es un comportamiento predeterminado de las listas desplegables y no podemos cambiarlo.
No importa la cantidad de elementos que tenga tu lista, se comportará de la misma manera que en estos ejemplos.
Otra pregunta frecuente que tienen los usuarios, es la siguiente. Ya he creado mi lista desplegable, ¿Puedo eliminar las celdas que contienen los datos de origen?
La respuesta es no. La lista desplegable siempre necesitará los datos de origen para funcionar correctamente.
Si elimino la columna E, y quiero utilizar la lista desplegable de la celda B2, aunque haga clic en el botón, no se mostrará nada porque los datos de origen se han eliminado.
Voy a hacer clic en el botón Deshacer para restablecer la columna de datos y puedes observar que la lista desplegable vuelve a funcionar con normalidad.
Lo que sí podemos hacer, es ocultar las columnas para que los datos de origen no estén visibles en pantalla.
Haré clic derecho en el encabezado de la columna E y elegiré la opción Ocultar.
Aunque los datos de origen ya no están visibles, la lista desplegable sigue funcionando correctamente.
Puedo hacer lo mismo con la columna F. Hago clic derecho y elijo ocultar para esconder los datos de la hoja y la lista desplegable seguirá funcionando.
Otra pregunta frecuente sobre las listas desplegables es saber cómo crear rápidamente varias listas al mismo tiempo.
Con estos datos de ejemplo, te mostraré lo sencillo que es hacerlo.
Para crear las listas desplegables para toda la columna B, puedo elegir el rango completo y seguir los mismos pasos de nuestros ejemplos anteriores.
Iré a la ficha Datos > Validación de datos > elegiré la opción Lista y posteriormente elegiré el rango de celdas de la columna E.
Al pulsar el botón Aceptar, todas las celdas de la columna E tendrán una lista desplegable y serán completamente independientes, es decir, podré seleccionar un valor diferente en cada una de las celdas de la columna.
En una celda elegiré el lunes, en otra el martes, en otra el miércoles y cualquiera de los valores de la lista.
Ahora supongamos que los datos crecen y tengo nuevos valores en la columna A.
Copiaré algunos nombres adicionales, pero sus filas correspondientes de la columna B, no tendrán la lista desplegable.
Esto lo podemos resolver fácilmente. Lo único que debemos hacer, es copiar cualquiera de las celdas superiores. Seleccionar las nuevas filas de la columna y finalmente pulsar el botón Pegar.
Ahora las nuevas filas ya tienen su lista desplegable en la columna B.
Antes de terminar, te mostraré dos tareas importantes. La primera es cómo editar los valores de una lista y la segunda es cómo eliminar la lista desplegable.
Para explicarte la edición de los elementos de una lista, regresaré a nuestro primer ejemplo. Aquí tengo una lista en la celda B2 con los cinco días de la semana de la columna E.
Haré un cambio sobre estas mismas celdas, el lunes lo cambiaré por sábado y el martes por domingo.
Al abrir la lista desplegable de la celda B2, se mostrarán estos nuevos elementos. Ya no aparecerán el lunes y el martes, sino que han sido reemplazados por el sábado y el domingo.
Voy a pulsar el botón Deshacer para regresar el lunes y el martes y agregaré el sábado y domingo al final de la lista.
¿Crees que se han agregado estos últimos dos elementos a la lista?
¿Será que ahora tengo los siete días de la semana?
Haré clic en la lista desplegable y seguiré viendo los primeros cinco días. La razón, es porque el origen de la lista aun tiene la referencia al rango E1:E5.
Para incluir los nuevos elementos, debo ir a Datos > Validación de datos y en el recuadro Origen debo modificar la referencia para incluir las filas nuevas.
Puedes modificar la referencia manualmente con el teclado o puedes utilizar el ratón tal como lo estoy haciendo en este momento.
Una vez que hemos modificado el origen, pulsamos el botón Aceptar y al abrir de nuevo la lista desplegable, veremos los nuevos días.
Así que, sin importar si quieres agregar o remover elementos a la lista, debes recordar cambiar el origen para que se vean reflejados los cambios.
Existen algunos métodos para hacer que la lista se actualice automáticamente, pero eso será un tema que revisaremos en otra ocasión.
Finalmente te mostraré cómo eliminar una lista desplegable de una celda.
Esto no es tan intuitivo porque puedes pulsar la tecla Suprimir, pero eso no eliminará la lista, sino que solamente removerá la selección previa.
Existen al menos tres métodos para eliminar una lista desplegable.
El primero es ir a Datos > Validación de datos y elegir la opción Cualquier valor. Al pulsar el botón Aceptar, habrás removido la lista desplegable.
Otra opción es abrir de nuevo el cuadro de diálogo Validación de datos, pero en lugar de cambiar la selección de la lista desplegable, solo pulsaré el botón Borrar todos.
Al regresar a la celda, ya no existirá más la lista desplegable.
El método que me parece más rápido y conveniente, es el comando Borrar todo que se encuentra en la pestaña Inicio.
Pero antes de utilizarlo, te mostraré que podemos eliminar varias listas desplegables al mismo tiempo.
Recuerda que todas las celdas de la columna B en este ejemplo, tienen una lista desplegable y para borrarlas todas seleccionaré el rango completo y posteriormente iré a la pestaña Inicio y dentro del grupo Editar, haré clic en el botón Borrar y elegiré la opción Borrar todo.
Esto eliminará todas las listas desplegables en el rango seleccionado.
Recuerda descargar el archivo de trabajo que he utilizado y practica creando tus propias listas desplegable en Excel.