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Al crear una plantilla personalizada en Excel, podrás ahorrar mucho tiempo al evitar realizar tareas repetitivas en tu trabajo.
Supongamos que todos los días tienes que realizar un reporte que tiene siempre los mismos elementos.
Aunque puedes hacer una copia de los archivos anteriores para iniciar uno nuevo, siempre existe el riesgo de sobrescribir los datos o eliminar algún archivo importante.
Sin embargo, al crear una plantilla personalizada, tendrás un libro con todos los estilos y formatos que hayas definido como la base de tu trabajo y solo deberás ingresar la nueva información.
Este proceso lo comprenderás mejor con un ejemplo.
En este momento observas en pantalla un reporte de llamadas que debe ser generado todos los días.
Este reporte contiene algunas fórmulas que me ayudan a obtener el total de llamadas en el día, y a saber cómo se distribuyen en los diferentes turnos que van desde las cero horas a las 7:59 a.m. para el primer turno, de las 7 horas a las 15:59 horas en el segundo turno y finalmente de las 16 horas a las 23:59 horas.
Además, en la parte inferior tenemos un gráfico que nos muestra esas llamadas por turno.
Como ya lo dije anteriormente, nada impide que todos los días haga una copia del archivo anterior, le cambie el nombre, borre los datos y comience de nuevo la captura de los datos.
Pero con esta práctica he visto ocasiones en las que, en lugar de renombrar el archivo anterior, las personas terminan sobrescribiendo los datos y nunca pueden recuperar dicha información.
Así que, lo mejor es crear una plantilla donde tienes la seguridad de que siempre comenzarás con un libro que tendrá los formatos, estilos, fórmulas y gráficos predefinidos y estará listo para recibir la captura de los datos.
Es posible armar una plantilla desde cero, o podemos comenzar con un archivo ya existente como el ejemplo que estamos viendo en pantalla.
Este reporte es de una fecha anterior, así que, para crear la plantilla removeré los datos como la fecha y los registros de llamadas que se han ingresado previamente en la tabla.
Puedes ver que las fórmulas devuelven el valor cero porque ya no hay datos y el gráfico deja de mostrar las barras, pero eso está bien porque así es como quiero que se vea el archivo base con el cual comenzaré a trabajar todos los días.
Una vez que tengo listo el libro, iré a la pestaña Archivo y pulsaré el comando Guardar como y en la lista de tipo de archivo debes asegurarte de elegir la opción Plantilla de Excel.
Observa que, al elegir esta opción, Excel de inmediato activa una carpeta especial llamada Plantillas personalizadas de Office.
Aunque puedes cambiar la ubicación de la plantilla, te recomiendo ampliamente que la guardes en dicha carpeta ya que así Excel podrá mostrarla automáticamente en el listado de plantillas.
Finalmente colocaré un nombre al archivo como “Reporte de Llamadas” y pulsaré el botón Guardar.
Para mostrarte cómo podemos crear un nuevo archivo a partir de la plantilla recién creada, iré a la pestaña Archivo y luego Cerrar para dejar Excel sin ningún libro abierto y en seguida iré de nuevo a Archivo y pulsaré el comando Nuevo.
Observa que ahora se muestra la opción PERSONAL debajo de las opciones de búsqueda y al hacer clic sobre ella se mostrará el nombre de la plantilla que acabamos de crear.
Será suficiente con hacer clic en la plantilla para obtener un nuevo archivo de Excel.
Observa que la barra de título muestra el nombre Reporte de Llamadas1, lo cual es un indicador de que estamos trabajando con un archivo nuevo de Excel basado en la plantilla de reporte de llamadas.
En seguida copiaré y pegaré algunos datos sobre esta plantilla, y podrás observar que el archivo tiene toda la funcionalidad original.
De esta manera puedes crear una plantilla de Excel, que podrás utilizar tantas veces como lo necesites y seguramente te ahorrará una gran cantidad de tiempo en tu trabajo cotidiano.