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Las listas desplegables son ampliamente utilizadas en Excel ya que nos permiten validar los datos que serán ingresados en una celda.
La creación de una lista desplegable es muy sencilla, pero existen ocasiones en las que necesitamos crear un par de listas que sean dependientes entre sí, es decir que, al elegir un valor de la primera lista, los valores de la segunda lista deberán ser modificados automáticamente en base a la selección de la primera lista.
No es posible crear este tipo de listas desplegables con un solo clic, sino que tendremos que emplear algunas técnicas especiales que nos permitirán dar este comportamiento a nuestras listas.
Existen varios métodos para crear listas desplegables dependientes en Excel, pero en esta clase te mostraré el método más sencillo y rápido para lograr este comportamiento.
El primer requisito es tener nuestros datos tal como se muestra en las columnas A, B y C.
En cada columna debemos colocar los elementos de una lista.
Por ejemplo, en la columna A tengo la lista de frutas y sus elementos son durazno, sandía, manzana, etc.
La segunda lista es de verduras y sus elementos son cebolla, espinaca, lechuga, etc.
La tercera lista es de granos y la observas en la columna C.
Nuestro objetivo será crear una lista desplegable con las opciones frutas, verduras y granos.
Y cuando hagamos una selección en esta lista, se mostrarán sus elementos en la segunda lista desplegable.
Por ejemplo, si elegimos la opción granos, la segunda lista desplegable deberá mostrar las opciones cebada, arroz, maíz, etc.
Para este método necesitamos crear una tabla para cada una de las listas en las columnas A, B y C.
Comenzaré con la selección de los datos en la columna A y pulsaré el atajo Ctrl+T para crear la tabla y pulsaré el botón Aceptar, pero antes de continuar debemos cambiar el nombre de la tabla para que sea frutas.
Bajo ninguna circunstancia podemos olvidar este cambio de nombre y siempre debemos recordar que el nombre de la tabla deberá ser el mismo texto mostrado en su encabezado.
Para continuar, seleccionaré las celdas de la columna B y pulsaré el atajo Ctrl+T y el botón Aceptar y en el nombre de la tabla ingresaré el texto verduras, que es el mismo texto que el encabezado de la tabla y finalmente pulsaré la tecla entrar.
Haré lo mismo con los datos de la columna C.
Selecciono el rango de celdas y pulso el atajo Ctrl+T y en seguida el botón Aceptar y finalmente cambiaré el nombre de la tabla a granos.
Con esto hemos terminado la creación de las tablas, y en seguida crearemos las primeras listas desplegables que colocaremos en el rango F2:F6 así que seleccionaré ese rango de celdas e iré a la pestaña Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, pulsaré el botón del comando Validación de datos y se mostrará un cuadro de diálogo.
Como criterio de validación elegiré la opción Lista y para el Origen seleccionaré los encabezados de las tablas que se encuentran en el rango A1:C1.
Pulsaré el botón Aceptar y podrás validar que en todas nuestras celdas tenemos una lista desplegable con las opciones frutas, verduras y granos.
El siguiente paso es crear la lista desplegable dependiente y para eso seleccionaré las celdas en el rango G2:G6 y de nuevo pulsaré el botón de Validación de datos.
Elegiré la opción Lista y para el Origen vamos a usar una fórmula muy sencilla.
Ingresaré el símbolo igual y la función INDIRECTO y como su único argumento voy a ingresar la referencia a la celda F2 que es la celda que contiene la primera lista desplegable.
Algo que nunca debes olvidar, es que las listas desplegables no aceptan referencias estructuradas en su campo Origen y por esa razón es necesario usar la función INDIRECTO para convertir el valor de la celda F2 en una referencia real.
Recuerda que la lista desplegable de la celda F2 tienen los valores frutas, verduras y granos que al mismo tiempo son el nombre de las tablas que creamos en las columnas A, B y C.
De esta manera, nuestra lista obtendrá sus valores directamente de la tabla cuyo nombre estará determinado por el valor de la celda F2.
Al pulsar el botón Aceptar, obtendremos un mensaje que nos advierte que nuestra fórmula actual evalúa un error, pero eso se debe a que la celda F2 está vacía en este momento.
Pulso el botón Si para continuar y en la primera celda de la columna Categoría, elegiré la opción frutas y la lista de la derecha mostrará el listado correspondiente.
En la fila inferior elegiré la opción granos, y en la lista de la derecha observaremos los elementos de esa lista.
Las ventajas de utilizar este método, es que puedo agregar fácilmente nuevos elementos a las listas.
Por ejemplo, debajo de la tabla frutas, ingresaré el elemento uvas y automáticamente será incluido como un valor de la tabla.
En seguida, abriré la lista desplegable de las frutas, y tendremos disponible el nuevo elemento.
Es así como la funcionalidad de las tablas facilitará en gran medida la tarea de agregar nuevos elementos a nuestras listas desplegables.
Otra ventaja, es que será muy fácil ordenar los elementos de la lista desplegable.
Por ejemplo, activaré el filtro de la tabla granos y elegiré la opción Ordenar de A a Z y eso ordenará todos los elementos de la tabla.
Al momento de abrir la lista desplegable que corresponde a los granos, ya tendremos los elementos en orden alfabético.
Debes estar consiente de que existen otros métodos para crear listas desplegables dependientes, pero definitivamente el método de las tablas será uno de los más sencillos y fáciles de utilizar en Excel.