Transcripción del video
Cuando tenemos una fórmula que nos devuelve un error o que nos devuelve un resultado diferente al esperado, podemos utilizar algunos comandos de Excel para evaluar la fórmula paso a paso y de esa manera encontrar la parte que está causando el problema.
El primer comando que revisaremos será el comando Calcular ahora que se encuentra en la pestaña Fórmulas y dentro del grupo Cálculo.
Al mostrar la descripción del comando, podemos ver que tiene asociada la tecla F9 y en nuestros ejemplos utilizaremos este atajo de teclado para facilitar el uso de este comando.
Nuestra tabla muestra la información de algunos vuelos y la cantidad de asientos que tiene cada uno de ellos en la clase Económica.
La columna D muestra la cantidad de asientos que han sido vendidos hasta el momento y con esta información desplegamos el estatus para cada uno de los vuelos en la columna E.
El cálculo es muy sencillo, por ejemplo, si la cantidad de boletos vendidos que se indican en la celda D2 es menor que la cantidad de asientos en la celda C2, entonces el estatus es Disponible ya que aún no hemos llegado al máximo de asientos.
Si las dos columnas son iguales, quiere decir que hemos vendido todos los asientos y por lo tanto el vuelo estará lleno.
Por el contrario, si hemos vendido más boletos que los asientos disponibles, entonces el estatus será sobrevendido.
Ese es el caso de la fila 6 donde el valor de la celda D6 es mayor que el valor en la celda C6.
Activaré la celda E2 para que observes la fórmula que realiza este cálculo y veremos que son dos fórmulas SI anidadas.
Primero comparamos el valor de la celda D2 para saber si es menor que la celda C2 y en caso de ser verdadero, se devuelve el valor de la celda G2 que es el estatus Disponible.
En caso contrario, se evalúan de nuevo ambas celdas con otra función SI para saber si son iguales y en caso de ser cierto, devolvemos el valor de la celda G3 que es el estatus Lleno.
Si ninguna de las dos condiciones anteriores se cumple, quiere decir que el valor de la columna D es mayor que el valor de la columna C y por lo tanto devolveremos la celda G4 que es el estatus Sobrevendido.
Para evaluar una fórmula paso a paso, podemos hacer lo siguiente.
En la barra de fórmulas seleccionaré el primer argumento de la función SI y en seguida pulsaré la tecla F9 y obtendremos el valor VERDADERO.
Puedo seleccionar el segundo argumento, que es la referencia a la celda G2 y al pulsar la tecla F9 obtendremos la cadena de texto Disponible.
Por último, seleccionaré toda la función SI anidada que es el tercer argumento de la primera función y al pulsar la tecla F9 obtendremos la cadena de texto Sobrevendido.
Ya que el primer argumento de la función SI es el valor VERDADERO, entonces el valor devuelto será el segundo argumento de la función, que es la cadena de texto “Disponible” y, por lo tanto, al pulsar de nuevo la tecla F9 obtendremos como resultado dicha cadena de texto.
De esta manera podemos utilizar la tecla F9 para evaluar cada una de las partes de una fórmula y conocer con exactitud los valores que se utilizan para realizar el cálculo.
Considera que, si en este momento pulso la tecla Entrar, la celda E2 ya no tendrá una fórmula sino la cadena de texto “Disponible”.
Pero eso no es lo que quiero, así que pulsaré la tecla de Escape y Excel ignorará el cálculo que hemos hecho hasta ahora y restaurará el texto de nuestra fórmula.
A más de un usuario se nos dificulta la selección de los argumentos con el ratón tal como lo hicimos en este ejemplo.
Afortunadamente existe otro método para hacer la selección de un argumento y es utilizando el pequeño recuadro que se muestra al entrar en modo de edición de la fórmula.
Por ejemplo, colocaré el cursor dentro de la función SI anidada y puedo hacer clic en el nombre de cualquiera de sus argumentos y observarás que desde aquí puedo seleccionar cada uno de ellos.
Voy a hacer clic en el primer argumento de la primera función SI y al hacer clic en el nombre de sus argumentos se seleccionará cada uno de ellos incluyendo el tercer argumento que será toda la función SI anidada.
Si pulso la tecla F9 obtendremos el valor devuelto por dicha función.
Selecciono el segundo argumento y de nuevo pulso la tecla F9 y hago lo mismo con el primer argumento de la función y podemos ver los valores de los argumentos que utilizará la función SI.
Pero no queremos obtener el resultado final en este momento, así que pulsaré la tecla de Escape para restaurar el texto de la fórmula.
Como has podido ver, al seleccionar una parte de la fórmula y pulsar la tecla F9 obtendremos solamente ese cálculo.
Si no seleccionamos alguno de los argumentos de la fórmula y pulsamos la tecla F9, Excel realizará el cálculo completo y nos mostrará el resultado en la barra de fórmulas.
Con esto podemos decir que, la posibilidad de evaluar cada una de las partes de una fórmula, será de mucha utilidad para encontrar cualquier error en los cálculos.
Pulsaré la tecla de Escape para deshacer el cálculo que acabamos de hacer y voy a mostrarte el uso del comando Evaluar fórmula que se encuentra en la pestaña Fórmulas y dentro del grupo Auditoría de fórmulas.
Para utilizar este comando, debemos activar la celda que contiene la fórmula que vamos a evaluar y al hacer clic se abrirá un cuadro de diálogo que mostrará el texto de la fórmula y una de las expresiones estará subrayada para indicarnos que será la expresión que será evaluada al momento de pulsar el botón Evaluar.
En este momento, la referencia a la celda D2 está subrayada y al pulsar el botón Evaluar se cambiará por el número 34.
En seguida, se subraya la referencia C2 y al pulsar el botón Evaluar obtendremos el número 132.
Ahora está subrayada la comparación 34 menor que 132 y al pulsar el botón Evaluar obtendremos el valor Verdadero.
En este momento se ha subrayado todo el texto de la función SI para indicarnos que ya tiene todo lo necesario para devolver el resultado final y al pulsar el botón Evaluar obtendremos el texto Disponible.
En este ejemplo el cálculo terminó muy rápido porque la primera condición se cumplió de inmediato, pero ahora cerraré esta ventana y activaré la celda E3 y de nuevo pulsaré el botón Evaluar fórmula.
De nuevo comenzamos con la referencia D3.
Luego con la referencia C3 y finalmente se hará la comparación de 50 y 50 para saber si uno es menor que otro lo cual será falso y esto obligará a nuestra fórmula a continuar la evaluación con el tercer argumento que es la segunda función SI.
En esta función anidada se evaluará la celda D3 y luego la celda C3.
Y en este caso tenemos la comparación de igualdad y al pulsar el botón Evaluar obtendremos el valor verdadero y al pulsar de nuevo el botón Evaluar obtendremos la referencia a la celda G3.
Ahora nos hemos quedado solo con la primera función SI y, ya que tenemos el valor falso en el primer argumento, se devolverá la referencia a la celda G3 que tiene el texto Lleno.
La ventaja de este método de evaluación respecto al uso de la tecla F9 que revisamos anteriormente, es que el texto de nuestra fórmula nunca será modificado.
Dentro de este cuadro de diálogo podremos evaluar fácilmente cualquier fórmula que haga referencia a otras celdas que a su vez contengan otra fórmula.
Para mostrártelo, cerraré esta ventana y puedes ver que en la columna H utilizamos la función CONTAR.SI para saber cuantos vuelos están en estatus Disponible, cuantos en estatus Lleno y cuantos en estatus Sobrevendido.
En la celda J2 voy a crear una fórmula para sumar solamente los vuelos en estatus Disponible y en estatus Lleno, así que ingresaré la referencia a la celda H2 y le sumaré el valor de la celda H3 y pulsaré la tecla Entrar.
En seguida activaré la celda y pulsaré el botón Evaluar fórmula y vemos subrayada la referencia a la celda H2 y también se ha activado el botón Paso a paso para entrar.
Al pulsar este botón se mostrará la fórmula que está contenida en la celda H2 y en este momento tiene la referencia G2 subrayada.
Al pulsar el botón Evaluar, se obtendrá el valor de dicha celda y al pulsar de nuevo el botón Evaluar obtendremos el resultado de la fórmula y ahora debemos pulsar el botón Paso a paso para salir y regresar a la evaluación que estábamos haciendo originalmente.
De nuevo pulsaré el botón Paso a paso para entrar y se mostrará la fórmula de la celda H3, pero en lugar de evaluar esta segunda fórmula, pulsaré de inmediato el botón Paso a paso para salir y regresaré a la fórmula principal y terminaré pulsando el botón Evaluar.
Los botones Paso a paso nos permitirán extender la evaluación a las fórmulas que están contenidas en otras celdas y es así como podremos utilizar este comando para hacer una revisión exhaustiva de cada fórmula para descubrir cada uno de los cálculos que se están realizando y esto nos podrá ayudar a descubrir cualquier problema en caso de que la fórmula devuelva un resultado diferente al esperando.