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En esta clase aprenderemos los diferentes métodos disponibles para crear un gráfico en Excel y también compartiré contigo algunas recomendaciones que facilitarán tu trabajo con los gráficos.
El primer paso es seleccionar el rango de datos y eso lo podemos hacer de dos maneras: la primera opción es utilizar el ratón, haciendo clic en alguno de los extremos y arrastrando el puntero para seleccionar todas las celdas.
Pero también puedes activar alguna de las celdas del rango y pulsar el atajo de teclado Ctrl + E.
Al seleccionar el rango, Excel mostrará el icono de Análisis rápido en la esquina inferior derecha de la selección.
Nuestro primer método para crear un gráfico es hacer clic en ese icono y elegir la opción Gráficos.
Al colocar el puntero del ratón sobre cualquiera de las opciones, se mostrará una vista previa del gráfico.
En nuestro ejemplo queremos un gráfico de líneas así que haré clic en la primera opción y de inmediato se insertará el gráfico en la hoja.
Así que, el primer método para crear un gráfico es utilizando el botón de Análisis rápido.
En seguida activaré la Hoja2 para mostrarte el segundo método.
Seleccionaré el rango de datos e iré la pestaña Insertar y dentro del grupo Gráficos haré clic en el botón Gráficos recomendados.
Esto abrirá el cuadro de diálogo Insertar gráfico que tiene dos pestañas, y una de ellas es la pestaña gráficos recomendados donde se muestran los gráficos que Excel recomienda utilizar para nuestros datos de origen.
Por supuesto que esto es solo una recomendación, y la responsabilidad de elegir el gráfico adecuado es tuya, pero en más de una ocasión Excel te dará una buena idea del gráfico que puedes utilizar.
Al hacer clic en cualquiera de las opciones de la izquierda, se mostrará una vista previa del gráfico en el panel derecho.
Para nuestro ejemplo seleccionaré el gráfico de líneas y haré clic en Aceptar y veremos el gráfico en nuestra hoja.
Voy a activar la Hoja3 del libro para mostrarte otra manera de llegar al cuadro de diálogo de Gráficos recomendados.
Seleccionaré el rango de celdas y haré clic en el botón de Análisis rápido y enseguida elegiré la opción Gráficos y aquí haré clic en la opción Más.
De inmediato se abrirá el cuadro de diálogo Insertar Gráfico que contiene la pestaña Gráficos recomendados.
Seleccionaré el gráfico de líneas y pulsaré el botón Aceptar.
Hasta ahora hemos visto que podemos utilizar el botón de Análisis rápido que se muestra al seleccionar el rango de celdas y también podemos utilizar el comando Gráficos recomendados que se encuentra en la pestaña Insertar.
Otro método que podemos utilizar para crear un gráfico son los botones de comando que se encuentran en el grupo Gráficos de la pestaña Insertar.
Hagamos un ejemplo utilizando estos comandos de la cinta de opciones.
Activaré la Hoja4 del libro y me aseguraré de activar una celda en el rango de datos y en seguida haré clic en el botón de gráficos de líneas y dentro de las opciones elegiré Línea con marcadores y de inmediato se insertará el gráfico en la hoja.
Los botones de comando del grupo Gráficos nos dan acceso a todos los gráficos que podemos crear en Excel, pero existe otra manera de acceder a toda la lista de gráficos disponibles.
Activaré la Hoja5 y en seguida activaré alguna celda de los datos e iré a la pestaña Insertar y pulsaré el botón Gráficos recomendados, pero en esta ocasión activaré la pestaña Todos los gráficos.
Del lado izquierdo tenemos la lista de gráficos que podemos crear en Excel y al hacer clic en cualquiera de estas opciones, el panel derecho mostrará los diferentes tipos de gráficos disponibles.
Por ejemplo, al hacer clic en al gráfico de línea tenemos el gráfico de línea normal, luego el gráfico de línea apilada, línea 100% apilada, línea con marcadores, línea apilada con marcadores, línea 100% apilada con marcadores y finalmente el gráfico de líneas 3D.
Como puedes ver, este cuadro de diálogo nos da acceso a toda la gama de gráficos disponibles en Excel y será muy fácil y rápido encontrarlos.
Así que, podemos acceder a todos los tipos de gráficos con los botones de la cinta de opciones y también con el cuadro de diálogo Insertar utilizando la pestaña Todos los gráficos.
Estas son las opciones que tenemos en Excel para crear gráficos, pero ahora te daré algunas recomendaciones adicionales.
En todos los ejemplos anteriores, creamos un gráfico a partir de un rango de celdas tradicional, pero existe otra alternativa que será de mucha utilidad.
Excel nos permite crear un gráfico basado en una tabla y eso nos dará un gran beneficio al momento de eliminar o agregar datos al gráfico ya que se actualizará automáticamente al momento de modificar la tabla.
Este procedimiento lo entenderás mejor con un ejemplo.
Activaré la Hoja6 y seleccionaré una de las celdas del rango de datos y pulsaré el botón Tabla que está en la pestaña Insertar.
Haré clic en el botón Aceptar y eso creará la tabla basándose en los datos de la hoja.
En seguida activaré de nuevo la pestaña Insertar y pulsaré el botón Gráficos recomendados y elegiré el gráfico de Línea y pulsaré el botón Aceptar y se insertará el gráfico.
A simple vista no habrá diferencia entre un gráfico que fue creado basado en un rango y un gráfico basado en una tabla.
La ventaja de este segundo método es la siguiente.
En la fila 14 agregaré una nueva fila con el mes de enero y los valores 600 y 500 y puedes ver que el gráfico los muestra automáticamente.
Ahora pasemos a uno de los gráficos anteriores y haré los mismos pasos, en la fila 14 ingresaré el mes de enero y los valores 600 y 500 pero en este caso el gráfico no se actualizará y eso se debe a que el gráfico está basado solamente en un rango de celdas y es necesario hacer cambios adicionales en la definición del gráfico para incluir la nueva fila de datos.
En las próximas clases veremos cómo actualizar el origen de datos de los gráficos, pero quería mostrarte el beneficio de crear un gráfico basado en una tabla de Excel.
Hagamos un resumen de esta clase.
Para crear un gráfico tenemos que dar dos pasos.
El primero de ellos tiene dos variantes: podemos crear una tabla de Excel o simplemente podemos seleccionar el rango que será el origen de datos del gráfico.
El segundo paso es crear el gráfico con alguno de los métodos que revisamos, ya sea con el icono de Análisis rápido, con el botón de Gráficos recomendados, con los botones de la ficha Insertar, o desde la pestaña Todos los gráficos del cuadro de diálogo Insertar gráfico.
Puedes practicar todas las alternativas que hemos revisado, pero mi recomendación es crear primero una tabla y luego utilizar al comando Gráficos recomendados para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico donde tendremos disponibles la pestaña de gráficos recomendados y la pestaña Todos los gráficos.