Transcripción del video
Ordenar información en Excel es muy fácil, solamente debes seleccionar la columna por la que deseas ordenar los datos y hacer clic en el botón Ordenar y filtrar en la ficha Inicio.
Podemos ordenar los datos de A a Z, lo que significa ordenarlos de manera ascendente, o los podemos ordenar de Z a A el cual es un ordenamiento descendente.
Voy a ordenar mis datos por la columna País en orden alfabético, por lo tanto, voy a seleccionar la opción Ordenar de A a Z y podrás observar cómo los datos se ordenan adecuadamente.
Si quiero invertir el orden, puedo seleccionar la opción Ordenar de Z a A y los datos se ordenarán de manera descendente.
Para ordenar por otra columna, solamente selecciono una celda de dicha columna y vuelvo a seleccionar el tipo de orden que necesito.
Debes tomar en cuenta que, al ordenar una segunda columna con este método, el orden que se ve aplicado a la primera columna se pierde.
Es por eso que Excel provee de una funcionalidad adicional que nos permite ordenar por varias columnas a la vez.
Para acceder a dicha funcionalidad, haz clic de nuevo en el botón Ordenar y filtrar y ahora selecciona la opción Orden Personalizado y se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar donde podremos especificar todas las columnas por las que necesitamos ordenar la información.
En la primera lista podemos observar todas las columnas de mi tabla de datos de manera que puedo seleccionar aquella por la que deseo ordenar.
En la segunda lista podremos elegir si deseamos ordenar de acuerdo al valor de la celda, de acuerdo a su color, a su fuente o al icono de la celda.
Generalmente dejamos siempre seleccionada la opción Valores y finalmente la tercera lista nos permite elegir el criterio de ordenación, ya se a de manera ascendente o descendente.
Para agregar una segunda columna debo hacer clic sobre el botón Agregar nivel y se agregarán nuevas lisas de selección para elegir una segunda columna por la cual se ordenará la información.
Seleccionaré la columna Total que es una columna que tiene datos de tipo moneda.
Observa que para aquellas columnas que son numéricas, Excel muestra los criterios de ordenación De menor a mayor y De mayor a menor en lugar de las opciones de A a Z y de Z a A, pero se refiere al mismo tipo de ordenamiento ascendente y descendente.
Una vez que hemos definido las columnas por las que deseamos ordenar los datos, pulsamos el botón Aceptar y la tabla se ordenará de acuerdo a las columnas especificadas.
Tan solo con el orden que acabo de realizar puedo darme cuenta que en Argentina las facturas con el monto más grande son por el servicio de Actualización de equipo de cómputo, lo cual podría hacerme sospechar que este servicio es el más redituable en ese país.
De esta manera, al ordenar nuestros datos podemos analizar la información la cual nos ayudará a tomar decisiones importantes.