Transcripción del vídeo
El formato condicional puede ser de mucha ayuda para identificar fácilmente los valores duplicados en nuestros datos.
Por ejemplo, en la columna A tengo una lista de nombres y quiero saber aquellos que están duplicados.
El primer paso es seleccionar el rango de datos sobre el cual aplicaremos el formato condicional y en seguida debo ir a la pestaña Inicio y dentro del grupo Estilos, pulsaré el botón Formato condicional y elegiré la opción Reglas para resaltar celdas y en seguida la opción Valores duplicados.
Nos aseguramos que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Duplicados, y aunque aún no hemos creado nuestra regla de formato condicional, la Vista rápida de este comando ya nos permite ver las celdas sobre las cuales se aplicará dicha regla.
En la segunda lista podremos elegir el formato que queremos aplicar a los valores duplicados.
En esta ocasión dejaré la opción de relleno rojo con texto rojo y pulsaré el botón Aceptar para crear la nueva regla de formato condicional.
Todas las celdas que tienen el color de relleno rojo, son aquellas que aparecen más de una vez dentro del listado.
Por ejemplo, Antonio aparece en la celda A3 y en la celda A12.
Si edito la celda A12 y cambio su valor al nombre Antonia, entonces se removerá el color de relleno automáticamente de ambas celdas porque ahora serán valores únicos.
Si en lugar de resaltar los valores duplicados te interesa encontrar los valores únicos, podemos seguir los mismos pasos para crear la regla de formato condicional, pero con una pequeña modificación.
Para mostrártelo, activaré la Hoja2 y haré la selección de los datos que vamos a evaluar y en seguida pulsaré el botón Formato condicional, Reglas para resaltar celdas, y finalmente la opción Valores duplicados.
En este caso, vamos a activar la opción Únicos dentro de la primera lista desplegable y voy a cambiar el formato a un relleno verde con texto verde y pulsaré el botón Aceptar para crear la regla de formato condicional y ahora hemos resaltado aquellos valores que son únicos.
Como puedes observar, la creación de la regla de formato condicional es muy sencilla y será de utilidad para detectar fácilmente los valores únicos o los valores duplicados.
Por último, activaré la Hoja3 porque es importante mostrarte que la regla de formato condicional que aprendimos a usar se aplicará celda por celda y en caso de que nuestros datos ocupen más de una columna, entonces no tendremos el resultado esperado.
Lo que quiero decir, es lo siguiente. Con unos datos como los que observamos en pantalla, me gustaría resaltar la fila 3 y la fila 12 que tienen a Alfredo Romero.
También me gustaría resaltar la fila 6 y la fila 19 que tienen a María López.
Sin embargo, si utilizamos el comando tal como lo hicimos en los ejemplos anteriores, tendremos un resultado diferente al esperado.
Seleccionaré todo el rango de celdas de las columnas Nombre y Apellido y pulsaré el botón Formato condicional, Reglas para resaltar celdas, Valores duplicados y al pulsar el botón Aceptar, verás que la regla se aplica a cada una de las celdas de manera individual y no fila por fila como me gustaría hacerlo.
Cuando tenemos un caso como este y queremos crear una regla de formato condicional para resaltar los valores duplicados, entonces debemos apoyarnos de una columna auxiliar.
Pero antes de hacerlo, te voy a mostrar rápidamente cómo eliminar una regla de formato condicional que ya no necesitamos.
Haré clic en el botón Formato condicional y en seguida en la opción Borrar reglas y tendremos dos opciones.
La primera opción borrará solo las reglas que estén siendo aplicadas a las celdas seleccionadas y la segunda opción eliminará todas las reglas de la hoja.
Elegiré la segunda opción y ya no se resaltarán las celdas de las columnas Nombre y Apellido.
A continuación, crearé la columna Auxiliar que será muy sencilla ya que solo debemos concatenar los valores de las columnas Nombre y Apellido.
En la celda C2, ingresaré el símbolo igual y la referencia a la celda A2 y el signo ampersand seguido de la referencia a la celda B2 y pulsaré la tecla Entrar.
En este caso no me interesa insertar un espacio en blanco entre el nombre y el apellido porque solo es una columna auxiliar que me ayudará a identificar los valores duplicados.
Haré doble clic en el controlador de relleno de la celda para copiar la fórmula hacia abajo y voy al comando Formato condicional, Reglas para resaltar celdas, Valores duplicados y al pulsar el botón Aceptar, verás que solo se resaltarán aquellas filas que tienen nombres repetidos.
Pulsaré el atajo Ctrl + Shift + L para crear filtros en los datos y podré filtrar por el color de la columna Auxiliar para mostrar solo aquellos valores repetidos.
El tipo de regla de formato condicional que hemos aprendido a utilizar en esta ocasión, será de mucha utilidad para esos momentos en los que necesitemos identificar rápidamente aquellos valores duplicados en nuestros datos.