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Una de las operaciones más utilizadas en Excel es la suma y, de hecho, hay personas que utilizan Excel solamente para realizar sumas lo cual será suficiente para generar sus reportes, así que es importante aprender a hacerlo de manera eficiente.
En primer lugar, debo decirte que, Excel nos ofrece el resultado de la suma aún sin pedírselo. A lo que me refiero es a lo siguiente. Si selecciono el rango B2:B13, puedo conocer la suma de los valores con solo echar un vistazo a la barra de estado ya que ahí encontrarás el resultado de la suma y en mi caso, también se muestra el promedio y el recuento de las celdas con valor.
Si en tu ventana de Excel no se muestra esta información, solo debes hacer clic derecho en la barra de estado y podrás activar cualquiera de las operaciones mostradas como el promedio, el recuento, el recuento numérico, el valor mínimo, el valor máximo y la suma.
Yo haré clic en Mínima y Máxima y ahora tendré dichos resultados junto a la Suma en la barra de estado.
De esta manera Excel realiza la suma del rango seleccionado automáticamente sin que tengamos que pedírselo, y eso es útil para aquellos cálculos que necesitamos hacer de vez en cuando.
Sin embargo, cuando estamos generando algún reporte, será común realizar la suma de varias filas y columnas para dejar el resultado en una celda, y es entonces cuando tiene relevancia el aprender a utilizar adecuadamente el comando Autosuma.
Este comando lo puedes encontrar en dos lugares: En la pestaña Inicio, dentro del grupo Edición y también en la pestaña Fórmulas. La Autosuma no es más que la inserción automática de la función SUMA, así que antes de aprender a utilizar este comando, te mostraré rápidamente el método manual de hacer este tipo de cálculo.
Para sumar los valores de la columna Producto1, en la celda B14 ingresaré el símbolo igual y en seguida la función SUMA y entre paréntesis podemos ingresar con el teclado la referencia al rango que vamos a sumar o podemos utilizar el ratón para hacer la selección.
Yo seleccionaré el rango de celdas B2:B13, ingresaré el paréntesis final y terminaré pulsando la tecla Entrar. Este es el proceso manual de hacer la suma de los valores de una columna, pero el comando Autosuma nos ahorrará varios de estos pasos.
Lo único que debo hacer para utilizar la Autosuma es activar la celda inferior del rango que vamos a sumar, así que activaré la celda C14, y en seguida pulsaré el botón Autosuma y terminaré pulsando la tecla Entrar.
Aunque podríamos hacer estos mismos pasos para cada columna, será más eficiente copiar la fórmula, así que colocaré el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda C14 y lo arrastraré a la derecha para hacer la copia y tendremos la suma de cada una de las columnas.
De la misma manera podemos utilizar la Autosuma con las filas. Activaré la celda G2 y pulsaré el botón Autosuma y Excel detectará automáticamente las celdas de la fila, y finalmente pulsaré la tecla Entrar.
Voy a copiar la fórmula solamente una celda hacia abajo porque quiero mostrarte que Excel no es tan inteligente como crees. Activaré la celda G4 y pulsaré el comando Autosuma y en esta ocasión Excel cree que queremos sumar las celdas superiores, pero no es así.
Si te encuentras en una situación en la que el comando Autosuma no ha detectado correctamente el rango que quieres sumar, lo único que debes hacer es seleccionar el rango adecuado con el ratón y se hará la corrección en la fórmula.
Pulsaré la tecla Entrar para terminar y finalmente copiaré la fórmula hacia abajo para tener la suma en el resto de celdas de la columna. Así de simple es utilizar el comando Autosuma, pero aún existen algunas mejoras que podemos aplicar en su uso.
Eliminaré las fórmulas de la columna y fila totales para mostrarte un método mejorado para realizar los mismos cálculos. Una vez que las celdas están vacías, activaré la celda B14 y en lugar de pulsar el botón Autosuma, utilizaré un atajo de teclado y que es la combinación de teclas Alt + Símbolo igual y se ejecutará el comando Autosuma.
Pulso la tecla Entrar y en seguida copiaré la fórmula a las celdas de la derecha. Y ahora iré a la celda G2 y de nuevo pulsaré el atajo de teclado Alt + Símbolo igual y en seguida la tecla Entrar y finalmente copiaré la formula hacia abajo.
Así que, el atajo de teclado que está asociado al comando Autosuma es la combinación de teclas Alt + Símbolo igual y con eso podemos aplicar la autosuma rápidamente en los cálculos de una hoja. De nueva cuenta borraré el contenido de la columna y fila de totales porque existe otro método que nos ahorrará más pasos en la aplicación de la autosuma.
Activaré la celda B2 y en seguida pulsaré el atajo Ctrl + Shift + Fin para seleccionar el rango de celdas a partir de la celda actual y hasta el final del rango. Si este atajo no te funciona a ti, porque tienes más datos en la hoja, entonces puedes utilizar el ratón para hacer la selección.
Lo importante es seleccionar todas las celdas con números y además la fila y columna de totales y en seguida pulsaré el atajo de teclado Alt + Símbolo Igual y automáticamente tendremos la suma en la fila y columna de totales. Así que, de todos los métodos que te he mostrado, este es el más rápido para aplicar la autosuma. Y si dominas estas técnicas, verás un ahorro de tiempo al crear tus reportes en Excel.
Ahora voy a mostrarte algunos ejemplos adicionales que nos ayudarán a entender mejor la manera en que trabaja la Autosuma y de paso nos ayudarán a aprender algunos conceptos básicos de Excel que son muy importantes.
Activaré la Hoja2 y antes de aplicar la autosuma, seleccionaré el rango B2:B13 y quiero que observes que la barra de estado me dice que la suma de estas celdas es 6,832. Así que activaré la celda B14 y pulsaré el atajo de teclado Alt + símbolo igual y enseguida la tecla Entrar.
Excel muestra en la celda el total 8846 que es superior al resultado que habíamos visto en la barra de estado. Lo que ha sucedido, es que el comando Autosuma no ha hecho distinción con el encabezado de columna y lo ha incluido en el rango de suma. Al activar la barra de fórmulas, puedes ver que el rango utilizado por la función SUMA comienza a partir de la celda B1.
Para solucionar este problema existen dos alternativas. La primera opción es dejar de utilizar valores numéricos en los encabezados de columna. Por ejemplo, en la celda C1 colocaré la letra A antes del año 2015 y enseguida iré a la celda C14 y pulsaré el atajo Alt + Símbolo igual y en esta ocasión se ha omitido el encabezado de columna en la autosuma.
Si no puedes editar los encabezados de columna, entonces es importante editar el rango detectado por la autosuma. Activaré la celda B14 y en la barra de fórmulas puedo modificar el rango para pedirle que comience en la celda B2 y pulsaré la tecla Entrar.
La desventaja de este método es que Excel mostrará un mensaje de advertencia que dice “La fórmula de esta celda se refiere a un rango con números adicionales adyacentes”, es decir, nos está recordando que hay una celda con un número que estamos olvidando incluir. Ya que nosotros estamos seguros de que necesitamos este comportamiento de la función SUMA, pulso el botón de advertencia y selecciono la opción Omitir error.
Al copiar la fórmula a las celdas de la derecha, se volverá a mostrar el icono de advertencia en las últimas dos celdas así que seleccionaré ambas y pulsaré el icono y de nuevo elegiré la opción Omitir error.
Es importante conocer este comportamiento de la autosuma, porque podrías incluir en el cálculo los valores de los encabezados de columna y generar reportes erróneos. Recuerda que el problema no es Excel, sino el desconocimiento que tenemos de la herramienta lo cual podría llevarnos a generar datos incorrectos.
Activaré la Hoja3 para mostrarte otro ejemplo. En esta hoja tenemos la misión de crear un reporte que nos muestre las sumas en la fila inferior pero también en las columnas de cada trimestre. Algunos usuarios irían celda por celda aplicando la autosuma o lo harían en dos pasos o tres, pero yo te mostraré el método más rápido.
Seleccionaré la fila de totales y aquí viene un concepto importante en Excel y es cómo agregar otro rango a la selección. Pulsaré la tecla Control y la mantendré pulsada mientras selecciono con el ratón el rango del primer trimestre. La tecla Control sigue pulsada y ahora selecciono las celdas del segundo trimestre y finalmente suelto la tecla Control.
Ahora que ya tenemos la selección de nuestro rango pulsaré el atajo de teclado Alt + Símbolo Igual y tendremos la suma en todas las celdas. Así de fácil es aplicar la autosuma en este reporte.
En la parte inferior necesitamos calcular el promedio de las ventas mensuales, así como obtener el valor máximo y mínimo. Algo que muchos usuarios de Excel olvidan, o simplemente desconocen, es que el comando autosuma tiene un menú que nos da acceso a otras funciones además de la suma.
Al desplegar el menú del comando Autosuma podrás acceder al promedio, a la cuenta de números, al máximo y al mínimo. Así que activaré la celda C11 y abriré el menú del comando Autosuma y elegiré la función Promedio.
Excel detecta que existen valores numéricos en las celdas superiores y nos ofrece realizar el cálculo con dichas celdas, pero utilizaré el ratón para hacer la selección del primer rango de celdas y en seguida pulsaré la tela Control y seleccionaré el segundo rango de celdas. Finalmente pulsaré la tecla Entrar y tendremos el valor promedio de las ventas.
Haremos una acción similar con los otros dos cálculos. Seleccionaré la celda Inferior y abriré el menú del comando Autosuma y elegiré la función Max y con el ratón seleccionaré el primer rango de celdas, pulso la tecla Control y elijo el segundo rango de celdas y finalmente pulso la tecla Entrar.
Para el último cálculo elijo la función MIN del menú del comando Autosuma y de nueva cuenta hago la selección adecuada de los rangos con el ratón, recordando pulsar la tecla Control que es lo que me permite la selección de múltiples rangos de celdas.
Con el uso de las técnicas adecuadas hemos terminado rápidamente de generar este reporte mientras que algunas personas que desconocen estas técnicas tan simples podrían estar aun trabajando en la creación del reporte.
Activaré la Hoja4 para ir a nuestro último ejemplo. Aquí puedes ver un rango de celdas que tiene un filtro y nuestro interés es crear una fórmula que sume la columna Ventas, así que activaré la celda C16 y pulsaré el atajo Alt + Símbolo Igual y tendremos la autosuma de la columna.
El total es 7384 y eso está correcto, pero el problema se presenta cuando aplicamos algún filtro. Haré clic en el filtro de la columna Mes y quitaré la selección de todos los valores y solamente activaré el mes de Enero y el total y haré clic en el botón Aceptar.
El filtro se aplica correctamente, pero la celda de total sigue mostrando el valor 7384. Haré clic de nuevo en el filtro de la columna Mes y seleccionaré la opción Borrar filtro y puedes notar que la celda C16 sigue mostrando la suma de todas las celdas de la columna C.
Esto sucede porque a la función SUMA no le importa si las celdas están ocultas, seguirá sumando el valor de todas las celdas del rango. La solución es la siguiente. Borraré la fórmula de la celda C16 y en seguida haré clic en el filtro de la columna Mes y removeré la selección de todos los recuadros y elegiré solamente el mes de Enero y la fila Total.
En realidad, puedes elegir cualquier mes, lo importante es aplicar un filtro a los datos y en seguida activaré la celda donde quiero el total y pulsaré el comando Autosuma y para nuestra sorpresa, no se ha insertado la función SUMA sino que Excel inserta la función SUBTOTALES y al pulsar Entrar obtenemos la suma de la celdas que están visibles.
En esta clase no entraré en mucho detalle sobre la función SUBTOTALES, pero te diré que es una función que puede realizar diferentes cálculos y entre ellos está la suma la cual le indicamos con el número 9 que observas en su primer argumento.
Lo importante para nuestro ejemplo, es que la función SUBTOTALES solamente sumará las celdas visibles, así que puedo hacer clic en el filtro de la columna Mes y borrar el filtro y la celda C16 mostrará el total de la columna.
Puedo activar de nuevo el filtro de Mes y en esta ocasión seleccionaré solamente el mes Febrero y aplicaré el filtro y la función Subtotales me devolverá el resultado esperado.
Con los ejemplos que hemos realizado en esta clase, ya eres un experto del comando Autosuma y estoy seguro que de ahora en adelante utilizarás este comando de una manera más eficiente.