TRANSCRIPCIÓN DEL VÍDEO
Los filtros son una de las herramientas más útiles en Excel ya que nos permiten analizar los datos para conocer aquellos que cumplen con determinados criterios.
Todo usuario de Excel debe conocer a la perfección las opciones de filtrado que tenemos disponibles y por esa razón en esta ocasión revisaremos con detenimiento la manera en que funcionan los filtros en Excel
En primer lugar, revisaremos las alternativas que tenemos para crear filtros.
Una de las opciones más utilizadas es crear una tabla lo cual agregará automáticamente los filtros.
Para crear una tabla, debes activar cualquier celda de los datos y en la pestaña Insertar hacer clic en el comando Tabla.
Eso abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla que nos mostrará el rango de datos detectado automáticamente por Excel.
Si los datos tienen un encabezado, nos aseguramos de que el cuadro de selección esté activo y pulsamos el botón Aceptar.
Excel dará formato de tabla a los datos y eso incluirá los filtros que puedes observar en cada uno de los encabezados de columna.
Voy a pulsar el comando Deshacer para mostrarte la otra alternativa que tenemos para crear los filtros y es útil para esos casos en los que no queremos crear una tabla.
Solo debes asegurarte de activar cualquier celda de los datos y en la pestaña Inicio, dentro del grupo Edición, haré clic en el botón Ordenar y filtrar, y elegiré la opción Filtro y eso activará los filtros en los encabezados.
De nuevo pulsaré el comando Deshacer, para remover los filtros ya que voy a mostrarte que también podemos insertar los filtros con el atajo de teclado Ctrl + Shift + L y de inmediato se insertarán los filtros en los encabezados de columna.
Cualquiera de estos métodos nos ayudará a crear los filtros en cada uno de los encabezados de columna.
Algo que nunca debes olvidar es que las opciones de los filtros dependerán del tipo de dato que tiene cada columna y eso lo veremos a continuación.
La primera columna de nuestros datos tiene cadenas de texto al pulsar el botón del filtro, se mostrarán las opciones disponibles para este tipo de dato.
Las opciones de la parte superior siempre se refieren a la ordenación de los datos y para las cadenas de texto tendremos las opciones Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente y la opción para ordenar de Z a A y la opción Ordenar por color.
Debajo de estas opciones habrá una línea horizontal que separa las opciones de filtrado y que son las que revisaremos a continuación.
La primero que resalta a la vista, son los cuadros de selección que aparecen en la parte inferior.
En esta área encontrarás una lista de valores únicos de la columna y la primera opción de la lista nos ayudará a remover la selección o a seleccionar de nuevo todos los elementos de la lista.
También puedes hacer clic en cualquier caja de selección de manera individual para pedirle a Excel que excluya esa opción del filtro.
En este caso, he removido la marca de selección de todos lo elementos excepto de la opción Norte y al pulsar el botón Aceptar, se mostrarán solo las filas que tienen el valor Norte en esta columna.
Haré de nuevo clic en el botón del filtro de la columna Región ya que quiero mostrarte otras opciones de filtrado que tenemos disponibles.
En seguida haré clic en la opción Filtros de texto y aquí podrás ver las opciones de filtrado disponibles para las cadenas de texto.
Todas estas opciones abrirán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Por ejemplo, haré clic en la opción Es igual a, y en el cuadro de texto ingresaré la palabra Sur y pulsaré el botón Aceptar y se mostrarán solamente las filas que tienen el texto Sur en esta columna.
Abriré de nuevo el filtro y haré clic en Filtros de texto y la opción Contiene y en el cuadro de texto ingresaré la palabra Este.
Recuerda que en esta columna tenemos filas con el valor Este y con el valor Oeste y ambas palabras tienen el texto “este” que acabamos de escribir por lo que al pulsar el botón Aceptar tendremos ambos valores en la columna Región.
Para volver a mostrar todas las filas de los datos, es necesario borrar el filtro y eso lo podemos hacer haciendo clic en el botón del filtro y elegimos la opción Borrar filtro de “Región”.
Ahora veamos las opciones de filtro para una columna con valores numéricos.
Haré clic en el filtro de la columna Total y las primeras tres opciones son de ordenamiento, seguidas de un separador horizontal y en seguida vienen las opciones de filtrado.
De igual manera que en nuestro ejemplo anterior, en la parte inferior se muestra la lista de valores únicos, pero en este caso es una lista larga porque hay cerca de 100 valores.
Cuando te encuentres en una situación como ésta y quieres encontrar rápidamente algún elemento de la lista, puedes utilizar el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la lista.
Yo ingresaré el número 75 y automáticamente la lista se reducirá para mostrar solo aquellos elementos que contienen dicho número y de esa manera podemos seleccionar fácilmente cualquiera de los elementos.
Para volver a mostrar la lista completa, haré clic en el botón Cancelar y se borrará el contenido del cuadro de búsqueda.
En seguida haré clic en la opción Filtros de número y puedes notar que las opciones son diferentes a las que teníamos en el filtro para una columna de texto.
Podemos filtrar por números que sean mayores o menores que algún valor determinado y también podemos especificar un rango de números.
También podemos filtrar los datos para obtener los diez números mayores, así como obtener los valores que son superiores o inferiores al promedio.
Cualquiera de estas opciones abrirá el cuadro de diálogo autofiltro personalizado. Por ejemplo, vamos a filtrar los valores que sean mayores o igual es a 500, así que elegiré la opción Mayor o igual que y en el cuadro de texto ingresaré el número 500.
Al pulsar el botón Aceptar, solo se mostrarán las filas con un total igual o superior a 500.
Quiero que observes los iconos de los botones de filtro y podrás notar que en este momento el botón de la columna Total es diferente a los demás ya que incluye una pequeña imagen de un filtro para avisarnos que en este momento los datos de dicha columna han sido filtrados.
Si coloco el puntero del ratón sobre ese botón, se mostrará una breve descripción del filtro que ha sido aplicado y que en este caso es Mayor o igual que 500.
Haré clic en el botón de filtro y en seguida en la opción Borrar filtro de “Total” y como último ejemplo te mostraré los filtros para una columna de fechas.
Este tipo de dato es especial en Excel y por esa razón en lugar de tener una lista de todos los elementos en la parte inferior, Excel los ha organizado por año y mes.
Si quisiera ver los datos para el mes de febrero, puedo remover la selección de todos los elementos y hacer clic en el mes febrero y termino pulsando el botón Aceptar.
Ahora que ya he aplicado un filtro, quiero saber cuántas órdenes hay en febrero y para eso activo la primera celda con datos y pulso el atajo Ctrl + Shift + Flecha abajo para seleccionar todo el rango de celdas visibles y en la barra de estado tenemos la opción Recuento que me dice que hay 28 celdas seleccionadas.
De nuevo haré clic en el filtro de la columna Fecha y haré clic en la opción Filtros de fecha y tendremos más opciones de filtrado para este tipo de dato.
Podemos filtrar por fechas que están antes o después de alguna fecha determinada o por un rango de fechas.
También podemos filtrar por las fechas mañana, hoy y ayer, así como las fechas de la próxima semana, el próximo mes, el próximo trimestre, o el próximo año.
La opción Hasta la fecha se refiere a todas las fechas a partir del 1 de enero del año actual y hasta el día de hoy.
La opción Todas las fechas en el período, nos permite elegir rápidamente un trimestre del año o cualquiera de los meses del año.
Seleccionaré el mes de marzo y de inmediato visualizaremos en pantalla aquellas filas que tienen una fecha que pertenece a ese mes.
Como puedes ver, las opciones de filtrado dependerán del tipo de dato que contiene una columna y es importante que dediques algunos instantes para explorar cada una de las opciones.
Haré clic en el botón de filtro de la columna Fecha y elegiré la opción Borrar filtro de “Fecha” y se mostrarán todos nuestros datos.
En los ejemplos que hemos realizado hasta ahora, hemos aplicado un filtro a la vez, pero todo el potencial de los filtros lo tendremos cuando utilicemos varios a la vez.
Por ejemplo, quiero conocer las órdenes de la región Norte y Sur que pertenecen a los vendedores Hugo y Luis y que además son mayores a 400.
Para lograr este objetivo, abriré el filtro de la columna región y activaré solamente las casillas Norte y Sur y pulsaré el botón Aceptar.
En seguida, activaré el filtro de la columna “Vendedor” y seleccionaré solamente las casillas de Hugo y Luis que son las que me interesan y de nuevo pulsaré el botón Aceptar.
En este momento, ya tenemos en pantalla los datos de la región Norte y Sur que pertenecen a Hugo y Luis y ya que solo me interesa conocer aquellas órdenes con un total mayor a 400, abriré el filtro de la columna Total y en la opción Filtros de número, elegiré la opción Mayor que y en el cuadro de texto ingresaré el número 400 y pulsaré el botón Aceptar.
De esta manera podemos filtrar nuestros datos y analizar la información lo cual podría ayudarnos en gran medida en la toma de decisiones en nuestro lugar de trabajo.
Anteriormente mostré que podemos borrar cada filtro desde su propio botón, pero si hemos aplicado un filtro en varias columnas, podemos eliminar todos los filtros a la vez desde la pestaña Inicio, en el botón Ordenar y filtrar, hacemos clic en la opción Borrar y eso removerá los filtros de todas las columnas al mismo tiempo.
Para nuestro último ejemplo, te mostraré la funcionalidad de filtrado por color.
Este tipo de filtro puede tomar el color de relleno de la celda o el color de una regla de formato condicional.
Por ejemplo, voy a cambiar el color de relleno de algunas celdas de la columna Orden y elegiré el color amarillo, tal vez porque están pendientes de pago.
Lo importante es marcarlas con un color diferente para que queden resaltadas y pueda mostrarte la funcionalidad de filtrado por color.
Al momento de activar el filtro de la columna, se activará la opción Filtrar por color y Excel habrá detectado el color de relleno que hemos utilizado y nos permitirá seleccionarlo para mostrar solamente esas celdas.
Puedes utilizar varios colores en la columna y el filtro te permitirá elegir cualquiera de ellos.
En seguida voy a eliminar el filtro para mostrarte un segundo ejemplo utilizando los colores del formato condicional.
Haré clic en el encabezado de la columna E para seleccionar todas las celdas de la columna y en seguida en la pestaña Inicio abriré las opciones del comando Formato condicional y elegiré la opción Reglas superiores e inferiores y elegiré la opción 10 superiores.
Vamos a resaltar de color verde los 10 valores superiores, así que en la lista de formatos elegiré la opción de Relleno verde y pulsaré el botón Aceptar.
De nuevo haré clic en el botón Formato condicional y elegiré la opción Reglas superiores e inferiores y posteriormente la opción 10 inferiores y dejaré el relleno de color rojo y pulsaré el botón Aceptar.
De esta manera, tenemos los 10 valores máximos resaltados de color verde, y de color rojo los 10 valores mínimos.
Activaré el filtro de la columna Total y en la opción Filtrar por color puedes notar que tenemos la opción de elegir las celdas por su color de relleno o por su color de fuente.
Elegiré el color verde y con eso habremos filtrado las celdas que tienen dichos color de relleno.
Como has podido observar, los filtros son de mucha utilidad para analizar los datos y por esa razón es indispensable que los usuarios de Excel sepan utilizarlos adecuadamente, ya que son una excelente herramienta de análisis.