Transcripción del video
Cuando hablamos de los márgenes de un documento de Excel es indispensable hablar de la vista Diseño de página la cual nos facilitará en gran medida el ajuste de los márgenes.
Para activar la vista diseño de página podemos hacer clic en el segundo botón que se encuentra en el extremo derecho de la barra de estado.
Recuerda que el primer botón corresponde a la vista Normal y el segundo botón es el de la vista diseño de página.
Haré clic en el botón Normal para regresar a la vista normal y mostrarte que también podemos ir a la vista Diseño de página desde la pestaña Vista y haciendo clic en el botón Diseño de página.
Esta vista será de mucha utilidad para ajustar los márgenes de una página, así como otro tipo de modificaciones que podremos realizar al documento antes de imprimirlo.
Quiero que observes que en esta vista se muestra una regla en la parte superior, por arriba de las letras de las columnas y también puedes ver una regla vertical que está a la izquierda de los encabezados de fila.
Si por alguna razón no ves las reglas, entonces debes ir a la pestaña Vista y activar la casilla de selección Regla que está dentro del grupo Mostrar.
En mi caso puedo remover la selección para que dejen de mostrarse las reglas y de nuevo puedo activarlas.
Ya que la mayoría de nosotros tendremos una configuración regional diferente a la de EE.UU. tendremos la regla en centímetros, pero si quieres cambiar las unidades de la regla, debes ir a la pestaña Archivo y hacer clic en Opciones y en seguida en Avanzadas y en el panel derecho buscar la sección Mostrar y aquí encontrarás la opción Unidades de la regla y podrás elegir cualquiera de las opciones disponibles.
Yo haré clic en Cancelar porque las unidades de la regla ya se muestran en centímetros.
Haré clic en el control del Zoom para reducir la vista de la hoja a un 50% y te darás cuenta que la Vista diseño de página nos permite ver claramente las páginas que se ocuparán al momento de imprimir la Hoja1 de nuestro libro.
Al llegar a la última hoja y activar alguna de sus celdas, la barra de estado mostrará que estamos en la página 7 de 7.
Las hojas que ves a la derecha de la pantalla, y que en este momento están sombreadas, solo se activarán en caso de que nuestros datos ocupen un área mayor al ancho de la página impresa.
La ventaja de la vista Diseño de página sobre la vista previa de impresión, es que tenemos a nuestra disposición todos los comandos de la cinta de opciones para realizar cualquier ajuste al documento.
Ajustaré de nuevo el Zoom a una escala del 100% y regresaré a la parte superior del documento para mostrarte las opciones que tenemos para ajustar los márgenes de la hoja.
La primera opción es utilizar las reglas que se muestran en pantalla.
Si coloco el ratón por arriba del borde izquierdo de la columna A, se mostrará un mensaje para indicarme que el Margen izquierdo es actualmente de 1.78 centímetros.
Si quiero reducir ese tamaño, simplemente hago clic y arrastro el ratón hacia la izquierda y de nuevo se mostrará el mensaje con la nueva medida del margen.
Lo mismo sucede con la regla de la izquierda.
Puedo colocar el puntero del ratón sobre la regla, a la altura del borde de la fila 1, y arrastrarlo hacia abajo y se aumentará el margen superior.
Este método puede ser muy útil para hacer modificaciones a los márgenes de manera visual y de inmediato ver cómo se ajusta el contenido en las páginas, pero si prefieres ingresar las medidas de los márgenes con el teclado, entonces te gustará el segundo método.
Para acceder a las medidas de los márgenes iré a la pestaña Diseño de página y dentro del grupo Configurar página haré clic en el botón Márgenes y elegiré la opción Márgenes personalizados y se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página, y dentro de su pestaña Márgenes podrás ingresar la medida exacta de cada uno de ellos.
Puedes ver el margen superior, derecho, inferior e izquierdo.
Ahora modificaré los márgenes para dejar el Superior e Inferior en tres centímetros y el margen izquierdo y derecho en 1.5 centímetros.
Al terminar, hago clic en el botón Aceptar y se mostrarán las hojas con los márgenes recién establecidos.
Con los nuevos márgenes he reducido el área de impresión de cada hoja y por lo tanto el documento requerirá de una página adicional.
Moveré la barra de desplazamiento hacia abajo para llegar a la última hoja y al activarla podrás ver en la barra de estado que se muestra la leyenda Página 8 de 8.
Finalmente te mostraré que el botón Márgenes tiene algunas opciones predeterminadas que podemos utilizar.
Al hacer clic en él, se muestra la última configuración personalizada que hemos aplicado, y debajo se muestran las opciones Normal, Ancho y Estrecho.
Haré clic en la opción Normal, que eran las medidas de los márgenes que teníamos originalmente y se hará el ajuste al documento.
Puedes observar en la barra de estado que, con el margen Normal que acabamos de establecer, hemos regresado a utilizar 7 paginas para imprimir el contenido de la Hoja1.
Es importante aprender a modificar los márgenes de un documento para poder realizar cualquier ajuste que te ayude a imprimir adecuadamente el contenido de tus libros de Excel.