Transcripción del video
El encabezado y pie de página se encuentran en la parte superior e inferior de cada página impresa.
El uso de estas secciones es opcional y pueden permanecer vacías, pero muchos usuarios de Excel las utilizamos para colocar información complementaria, como el número de la página, la fecha de creación del reporte, el nombre del archivo, el logotipo de la empresa o cualquier información sobre confidencialidad o derechos de autor.
Haré clic en el botón de la vista Diseño de página en la barra de estado y podrás ver que por arriba de la tabla se muestra la leyenda Agregar encabezado y si me muevo hacia el final de la página verás la leyenda Agregar pie de página.
Si coloco el ratón encima de esta leyenda se mostrarán de inmediato los bordes que determinan las tres secciones en las que está dividido el pie de página: la sección izquierda, central y derecha.
Me moveré al principio de la hoja y colocaré el puntero del ratón sobre la leyenda Agregar encabezado y verás las mismas secciones: izquierda, central y derecha.
Haré clic en la sección izquierda y se activará el cursor e ingresaré el texto Reporte de ventas y posteriormente lo seleccionaré y aumentaré el tamaño de la fuente a 20 y aplicaré el formato negrita.
Al terminar haré clic en cualquiera de las celdas de la hoja para observar el encabezado que acabamos de crear.
Si me muevo a las demás páginas del documento, podrás ver que dicho encabezado se repite en todas ellas.
De nuevo me moveré hacia la primera página del documento para hacer un cambio en el margen porque el texto del encabezado ha quedado muy cerca de la tabla.
Para aumentar el margen superior arrastraré el borde de la regla hacia abajo para dejar un poco más de espacio al encabezado.
Ahora haré clic en el texto del encabezado y puedes observar que se muestra la pestaña Diseño que pertenece a las Herramientas para encabezado y pie de página.
Los primeros dos botones contienen algunas propuestas tanto para el Encabezado como para el Pie de página.
Al elegir cualquiera de estas opciones se reemplazará el encabezado, o el pie de página y se insertarán la información elegida.
Por ejemplo, en el botón Pie de página elegiré la opción “Página 1, Hoja 1” y se insertará dicha información en nuestro pie de página.
Al desplazarme hacia abajo en el documento podemos notar que se incrementa automáticamente el número de página y eso se debe a que Excel inserta un código especial que se actualiza automáticamente.
La sección central de nuestro pie de página tiene la palabra página y el número correspondiente.
Haré clic en la sección central y observarás la palabra Página y el código ampersand y la palabra Página encerrada en corchetes.
Este código es el que instruye a Excel para insertar el número consecutivo de cada página.
Pero no debes preocuparte por aprender estos códigos, ya que se insertarán automáticamente con los comandos que nos proporciona Excel.
Al hacer clic en la sección derecha, se muestra un código diferente que ayuda a Excel a insertar el nombre de la hoja y que en este caso tiene la palabra Pestaña entre corchetes.
Para eliminar el pie de página solo debes seleccionar el contenido de la sección y pulsar la tecla suprimir y se eliminará el código previamente insertado.
Hacemos lo mismo con la sección central y tendremos nuestro documento sin pie de página.
Me desplazaré a la primera hoja del documento y activaré la sección central del pie de página porque quiero mostrarte que en la pestaña Diseño, dentro del grupo Elementos del encabezado y pie de página, tenemos disponibles varios botones que nos ayudarán a insertar diferentes elementos.
Tenemos el número de página y el total de páginas, la fecha y hora actuales, la ruta de acceso del archivo, el nombre del archivo y de la hoja y también podemos insertar una imagen.
Pulsaré el botón Número de página y se insertará el código correspondiente.
Haré clic en cualquier celda de la hoja y verás que se muestra el número 1 y al bajar en el documento podrás ver los números correspondientes de cada página.
Si queremos mostrar este pie de página como el ejemplo anterior, donde se mostraba la palabra Página seguida del número, entonces debo hacer clic en la sección central del pie de página, y con cuidado de no modificar el código, insertaré la palabra Página seguida de un espacio en blanco y al hacer clic fuera del pie de página se mostrará la palabra página seguida del número.
Me moveré hacia abajo y observarás que el pie de página de cada hoja mostrará el número de página tal como lo acabamos de configurar.
Ahora activaré la sección derecha del encabezado y en la pestaña Diseño, pulsaré el botón Imagen y se mostrará un panel que me permitirá Examinar mi equipo para elegir un archivo.
Elegiré el logotipo y pulsaré el botón Insertar y observarás el código Imagen y al hacer clic fuera del encabezado se mostrará el logotipo, pero en mi caso la imagen es demasiado grande.
Para corregir este problema, activaré la sección derecha del encabezado y en la pestaña diseño haré clic en el botón Dar formato a la imagen e indicaré un alto de 1.5 centímetros y pulsaré el botón Aceptar.
Al hacer clic fuera del encabezado se mostrará la imagen con el nuevo tamaño.
Pulsaré el atajo de teclado Ctrl + P para ir a la vista previa del documento y podrás notar que se muestran las adecuaciones que hemos hecho al encabezado y pie de página haciéndonos saber que serán incluidos al momento de imprimir el documento.
Haré clic en la tecla de Escape para regresar a la Hoja1 y activaré la vista normal.
En esta vista nunca se muestra el encabezado o pie de página, pero te enseñaré otro método para acceder a las configuraciones que acabamos de realizar.
Haré clic en la pestaña Diseño de página y posteriormente en el indicador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página y se mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.
En la pestaña Encabezado y pie de página podemos ver los elementos que agregamos en cada una de las secciones.
En la parte superior puedes ver el encabezado y en la parte inferior el pie de página y en medio de las dos secciones se encuentran los botones que nos permiten personalizar cualquiera de las dos.
Haré clic en el botón Personalizar encabezado y podremos acceder a las tres secciones del encabezado y a los mismos botones de comando que teníamos disponibles en la cinta de opciones como el número de página, la fecha, la hora, el nombre de archivo, el nombre de la hoja y la imagen.
En este cuadro de diálogo es posible hacer las mismas modificaciones al encabezado que hicimos anteriormente, pero en lo personal, me parece más fácil e intuitivo hacer dichos cambios desde la vista Diseño de página.
Solo te he mostrado esta opción para que sepas que existe otra alternativa para insertar un encabezado y pie de página al documento.
Haré clic en el botón Cancelar dos veces para cerrar los cuadros de diálogo y finalmente regresaré a la vista Diseño de página para que observes que nuestro encabezado y pie de página siguen intactos.