El comando Buscar en Excel

Transcripción del video

Cuando trabajamos con grandes cantidades de datos en Excel es crucial el poder encontrar rápidamente la información que necesitamos.

Buscar los datos visualmente en pantalla no será productivo bajo ninguna circunstancia, así que lo mejor es aprender a utilizar adecuadamente el comando Buscar.

Este comando lo encontramos en la pestaña Inicio, dentro del grupo Edición y bajo el menú del botón Buscar y seleccionar.

Aquí podrás ver el comando Buscar que abrirá un curso de diálogo como el que observamos en pantalla.

Voy a hacer clic en el botón cerrar porque quiero mostrarte que podemos abrir el mismo cuadro de diálogo utilizando el atajo de teclado CTRL + B.

Considera que, si tienes Excel en inglés, entonces deberás utilizar el atajo CTRL + F.

Para buscar un valor en nuestra hoja solamente debemos ingresarlo en la caja de texto disponible.

 Yo ingresaré el nombre Hugo y al pulsar el botón Buscar siguiente Excel activará la celda que contiene dicho nombre.

En estos datos de ejemplo, solo existe una celda con el nombre Hugo, así que no sucederá nada si pulsamos de nuevo el botón Buscar siguiente.

Pero borraré el nombre Hugo y colocaré el nombre del país Colombia y pulsaré el botón Buscar siguiente.

Cuando volvemos a pulsar el botón Buscar siguiente Excel activará la siguiente celda que coincida con el valor buscado y así podemos pulsar tantas veces el botón Buscar siguiente como lo necesitemos y Excel nos irá mostrando las celdas que coinciden con el término que estamos buscando.

En este cuadro de diálogo también tenemos disponible el botón Buscar todos, y si hago clic en ese botón se mostrará un listado de todas las celdas de la hoja donde se ha encontrado el valor.

Voy a hacer más grande la ventana para ver el listado completo de resultados y podemos hacer clic en cada una de ellos y Excel activará la celda correspondiente.

Estas son las opciones básicas del comando Buscar y que probablemente ya conoces, pero hoy quiero mostrarte esas opciones de búsqueda que a veces pasan desapercibidas para muchos usuarios de Excel.

Para habilitarlas debemos pulsar el botón Opciones y de inmediato se mostrarán algunos cuadros de selección y listas desplegables que revisaremos a continuación.

Comenzaremos por revisar la caja de selección Coincidir mayúsculas y minúsculas.

Como su nombre lo indica, si habilitamos esta opción, Excel hará una búsqueda haciendo coincidir las mayúsculas y minúsculas que hayamos indicado en el cuadro de búsqueda.

Voy a editar el nombre Colombia para colocarlo todo en minúsculas y pulsaré el botón Buscar todos y en esta ocasión, Excel nos muestra la advertencia de que no pudo encontrar lo que estamos buscando.

Haré clic en el botón Aceptar y modificaré la primera letra del nombre para ponerla como mayúscula y al pulsar el botón Buscar siguiente podrás ver que Excel encuentra los valores en nuestra hoja.

De esta manera le decimos a Excel que queremos encontrar las coincidencias considerando las letras mayúsculas y minúsculas.

Ahora hagamos otro ejemplo para ver el comportamiento de otra opción de configuración.

Modificaré el texto que estamos buscando e ingresaré el nombre Miguel con la primera letra en mayúscula y en seguida pulsaré el botón Buscar todos.

Quiero que observes la columna Valor de los resultados devueltos ya que con la búsqueda que acabamos de realizar, Excel nos ha devuelto celdas que tienen el nombre Miguel, las que tienen Miguel Angel, San Miguelito y San Miguel.

Es decir, si una celda tiene la cadena de texto Miguel, entonces será incluida entre los resultados devueltos.

Si lo que necesitamos es obtener las celdas que tienen solamente el nombre Miguel, entonces debemos activar la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.

Al pulsar el botón Buscar todos, Excel solamente devolverá aquellas celdas donde su contenido sea exactamente igual al valor buscado.

Esta opción es de mucha utilidad cuando queremos descartar todas las variantes de un texto.

Voy a desactivar ambas cajas de selección para continuar revisando las demás opciones de búsqueda que tenemos disponibles y por un instante voy a cerrar el cuadro de diálogo para mostrarte que tenemos una copia de los datos en la Hoja 2 del libro.

Esta copia la he realizado para demostrar el comportamiento de una de las opciones del comando Buscar.

Regresaré a la Hoja1 del libro y pulsaré el atajo CTRL + B y en el cuadro de texto de búsqueda ingresaré el nombre Hugo.

Si lo recuerdas, hicimos esta búsqueda en nuestro primer ejemplo y solamente obtuvimos un resultado.

Pulsaré el botón Buscar todos y obtendremos la celda que contiene dicho nombre.

Pero ahora modificaré la opción “Dentro de” que actualmente tiene seleccionada la opción Hoja y en su lugar activaré la opción Libro.

Al pulsar el botón Buscar todos, se realizará la búsqueda en todo el libro.

Observa la columna Hoja en la lista de resultados, el primer resultado está en la Hoja1 y el segundo en la Hoja2.

Al pulsar la segunda opción Excel activa la celda de la Hoja2 que contiene el nombre Hugo.

Así que, con esta opción tenemos el control del alcance de la búsqueda que puede ser la hoja activa o todo el libro.

Continuamos con la siguiente opción de búsqueda y para eso cerraré el cuadro de diálogo y activaré la Hoja3 del libro donde tengo una serie de números y he resaltado de un color diferente las celdas que tienen el número 2.

Me aseguro de activar la celda A1 y en seguida pulsaré el atajo CTRL + B y en el cuadro de búsqueda ingresaré el número 2.

Observa que la opción Buscar tiene activa la opción Por filas y eso significa que la búsqueda del número 2 comenzará por la misma fila de la celda activa y una vez que termine con la fila actual seguirá con la fila inferior.

Pulsaré el botón Buscar siguiente y se activará la primera celda de la derecha donde se encuentra el número 2.

Vuelvo a pulsar el botón Buscar siguiente y se activa la siguiente celda de la derecha.

Y al volver a pulsarlo se activará la celda de la fila inferior.

Puedes seguir pulsando el botón y verás que la búsqueda se va realizando por filas.

Ahora volveré a activar la celda A1 y en la opción Buscar elegiré la opción Por columnas lo que ocasionará que la búsqueda se haga hacia abajo comenzando por la misma columna de la celda activa.

Pulsaré el botón Buscar siguiente y se activará la celda A4 que es la primera celda de la columna que tiene el número 2.

Pulsaré de nuevo el botón Buscar siguiente y se activará la celda A6.

En seguida se continuará la búsqueda en la columna de la derecha, así que al volver a pulsar el botón se activará la celda B8 y así se hará la búsqueda columna por columna.

Hay ciertas ocasiones en las que necesitamos buscar un valor en la misma fila o columna y con esta opción podremos modificar la manera en que Excel realiza la búsqueda.

Cerraré el cuadro de diálogo para mostrarte el funcionamiento de la última lista desplegable y para eso activaré la Hoja4 del libro donde puedes observar una lista de números y voy a hacer la suma de todos ellos así que activaré la celda A10 y pulsaré el botón Autosuma y con eso obtendremos la suma de todos ellos.

Activaré la celda A1 y en seguida pulsaré el atajo CTRL + B y en la caja de texto de búsqueda ingresaré el número 577 que es el valor de la suma y que se muestra en la celda A10.

Me aseguro de elegir una búsqueda en la hoja y al pulsar el botón Buscar siguiente, obtenemos el mensaje de advertencia de que Excel no ha podido encontrar el número 577.

La razón de esto es que, de manera predeterminada, el comando Buscar realiza la búsqueda en las fórmulas de las celdas y no en el texto que se muestra en la celda.

Voy a eliminar el número 577 y colocaré el texto SUMA y al pulsar el botón Buscar siguiente se activará la celda A10 que tiene la palabra SUMA en la fórmula y que puedes observar en la barra de fórmulas.

Activaré la celda A1 y de nuevo ingresaré el número 577 en el cuadro de búsqueda, pero en la lista desplegable Buscar en, seleccionaré la opción Valores y al pulsar el botón Buscar siguiente Excel encontrará el valor en la celda A10.

De esta manera podrás realizar búsquedas en las fórmulas de las celdas o en sus valores.

Si observas con detenimiento la lista desplegable Buscar en, también podemos buscar en los comentarios de una celda.

Voy a hacer clic derecho en la celda A5 y a seleccionar la opción Insertar comentario, e ingresaré el texto “Curso de Excel” y finalmente activaré la celda A1.

En el cuadro de búsqueda ingresaré la palabra Curso y en la lista Buscar en, elegiré la opción Comentarios y al pulsar el botón Buscar siguiente se activará la celda A5.

La última opción que nos hace falta revisar es la opción de Formato, pero eso lo haremos después de un par de ejemplos porque quiero mostrarte una de las ventajas de utilizar el cuadro de diálogo de búsqueda.

Activaré la Hoja3 del libro y antes de realizar la búsqueda me aseguro de activar de nuevo la búsqueda en las Fórmulas y en seguida ingresaré el número 5 y pulsaré el botón Buscar todos.

Ajustaré un poco la ventana para ver todos los resultados y mostrarte que esta sección nos permite seleccionar fácilmente todas las celdas que cumplen con el criterio de búsqueda y para eso debemos pulsar el atajo CTRL + A y se seleccionarán todos los resultados y también todas las celdas en la hoja.

Una vez hecha la selección, puedo cambiar el color de relleno de las celdas y con eso habré resaltado fácilmente todas las celdas que contienen el número 5.

Es así como podemos utilizar el cuadro de búsqueda para hacer una selección rápida de celdas que cumplen con algún criterio y posteriormente aplicar algún cambio en dichas celdas.

Voy a hacer clic en la celda A1 para deshacer la selección actual e ingresaré el número 7 en el cuadro de búsqueda y pulsaré el botón Buscar todos y en seguida el atajo te teclado CTRL + A para seleccionar todas las celdas y finalmente cambiaré su color de relleno.

Ahora ya tenemos resaltadas las celdas con el número 2, el 5 y el 7 pero nos han pedido que cambiemos el color de relleno del número 2 a un color naranja.

Una opción es que busquemos el número 2, pero aprovecharé esta oportunidad para mostrarte la opción de búsqueda de formato.

Voy a eliminar el contenido del cuadro de búsqueda y haré clic en el botón Formato y la primera opción abrirá el cuadro de diálogo “Formato de celdas” donde podemos indicar las características de formato que estamos buscando.

Puedes tomarte todo el tiempo que necesites para indicar el formato adecuado, pero también puedes pulsar el botón Elegir formato de celda.

No voy a hacer clic en este momento en este botón, sino que cerraré el cuadro de diálogo y volveré a pulsar el botón Formato para que observes que aquí también tenemos disponible la opción Elegir formato de celda y que al elegirla cambiará el puntero del ratón para dejarnos hacer clic sobre una celda que tenga el formato que estamos buscando.

Haré clic en la celda F1 y con esto le diremos a Excel que queremos buscar todas las celdas que cumplan con las mismas características de formato de la celda que acabamos de seleccionar.

Solo necesito pulsar el botón Buscar todos y en seguida el atajo CTRL + A para seleccionar todas las celdas y finalmente cambiaré el color de relleno.

De esta manera podemos buscar las celdas por su formato.

Ahora ya tienes una mejor idea de como sacar el máximo provecho del comando Buscar.

Una vez que dominas su uso será mucho más fácil encontrar cualquier dato en tus hojas de Excel.

Ante de terminar, debo decirte que existe una característica más avanzada que nos permite aumentar el potencial del comando Buscar y me refiero al uso de comodines.

No hablaremos de ese tema en esta clase, pero si te interesa leer más al respecto, dejaré un link debajo del vídeo que te llevará a un artículo donde aprenderás todo sobre ese tema.