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El formato condicional nos ayuda a resaltar de un color diferente las celdas de nuestra hoja basándose en una regla que deberán cumplir.
En esta ocasión, vamos a combinar esas reglas de formato condicional con las listas desplegables de manera que se aplique un color de relleno diferente en base a la selección realizada en la lista desplegable.
En esta hoja te mostraré el resultado que obtendremos una vez que terminemos de construir las listas desplegables y las reglas de formato condicional.
Como ejemplo tenemos una lista de tickets del área de soporte de una empresa, a los cuales les queremos asignar alguno de los estados definidos en la columna J y que son: Abierto, En proceso y Cerrado.
Cada estado tiene asociado un color y queremos resaltar la fila entera de los datos al momento de seleccionar el estado en el que se encuentra un ticket en la columna F.
Puedes observar que todas las celdas de la columna F tienen la lista desplegable con los 3 estados disponibles y al momento de elegir alguno de ellos, se resalta la fila entera con el color asociado al estado elegido.
Este es el comportamiento que te enseñaré a crear en esta ocasión y para eso activaré la Hoja2 donde tenemos una copia de los datos originales.
El primer paso será llenar las celdas de la columna F con las listas desplegables y para eso seleccionaré todas las celdas e iré a la pestaña Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, haré clic en el botón Validación de datos y se abrirá un cuadro de diálogo.
En la lista desplegable Permitir, elegiré la opción Lista y dentro de la caja de texto Origen haré clic en el botón del extremo derecho que me permitirá seleccionar el rango J2:J4 que contiene los elementos que quiero incluir en la lista desplegable.
Pulso de nuevo el botón de selección de rango para regresar al cuadro de diálogo y terminaré pulsando el botón Aceptar.
Ahora puedes comprobar que cada una de las celdas de la columna F tiene una lista desplegable con las 3 opciones de estados disponibles: Abierto, En proceso y Cerrado.
Este paso de creación de las listas desplegables ha sido sencillo y el siguiente paso será crear las reglas de formato condicional para que se aplique un color de relleno a toda la fila en base a la selección realizada.
Ya que tenemos tres estados con un color de relleno diferente, vamos a requerir de tres reglas de formato condicional.
Antes de comenzar, debo decirte que previamente he obtenido los códigos de los color de relleno de las celdas de la columna J y verás que los usaré al momento de crear las reglas de formato condicional.
Si no sabes cómo obtener dichos códigos de color, puedes hacer clic derecho sobre una celda y deberás hacer clic en el menú del botón Color de relleno y elegir la opción Más colores y se mostrará el código de dicho color.
En este ejemplo yo usaré el código hexadecimal, pero debes saber que esta opción solo está disponible en versiones recientes de Office, pero no habrá problema alguno si usas el código RGB que son los valores Rojo, Verde y Azul que se muestran en la parte superior.
Ahora comencemos con la creación de las reglas de formato condicional y el primer paso será hacer la selección del rango a donde se aplicarán y que para este ejemplo queremos el rango A2:F27 que contiene todos los datos.
En seguida, iré a la pestaña Inicio y dentro del grupo Estilos, haré clic en el botón Formato condicional y elegiré la opción Nueva regla.
En la sección Seleccionar un tipo de regla, elegiré la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
En el cuadro de texto inferior vamos a crear la fórmula que deberán cumplir las celdas para que se aplique esta regla de formato condicional.
Comenzaré ingresando el símbolo igual que iniciará la fórmula y para nuestro ejemplo, queremos saber si el valor de la celda de la columna F es igual al estado Abierto, así que haré clic en la celda F2 y eso insertará la referencia a la celda.
En seguida ingresaré el símbolo igual para saber si el valor de la celda F2 es igual al valor Abierto cuyo nombre está definido en la celda J2 y haré clic en dicha celda para incluirla en la fórmula.
Recuerda que vamos a crear una regla de formato condicional para cada color diferente y esta regla será exclusivamente para aplicar el color rojo del estado Abierto.
Haré clic en el botón Formato y en seguida en la pestaña Relleno y podemos elegir cualquier color de las opciones mostradas, pero ya que tengo un código específico de color que quiero utilizar, haré clic en el botón Mas colores, y en la pestaña Personalizado, pegaré el código de color de relleno que obtuve previamente.
Una vez que he establecido el color de relleno requerido, pulsaré el botón Aceptar, de nuevo el botón Aceptar y habremos regresado al cuadro de diálogo de la nueva regla de formato.
Esta regla aplicará el color de relleno Rojo, cuando el valor de la celda de la columna F tenga el mismo valor que la celda J2 y que es el texto Abierto.
Aún hace falta una pequeña modificación a la fórmula, pero voy a hacer clic en el botón Aceptar para que observes el comportamiento de esta regla si la dejamos de esta manera.
Observa que, al elegir la opción Abierto de cualquiera de las filas, no se resaltan las celdas. Sin embargo, si elijo la opción Abierto en la primera fila de los datos, entonces todas las celdas se resaltarán de color rojo.
Esto sucede porque nuestra fórmula siempre compara el valor de la celda F2, ya que la hemos dejado como una referencia absoluta en la fórmula.
Para obtener el comportamiento que necesitamos, pulsaré el botón Formato condicional > Administrar reglas y me aseguro de activar la regla de formato condicional y pulsaré el botón Editar regla.
Observa que la referencia a la celda F2 es absoluta y por esa razón la regla aplica el color de fondo rojo solamente cuando la celda F2 es igual a abierto.
Para comparar solo la fila actual de la columna F, debemos remover el símbolo de moneda de la fila de manera que la fila 3 se evalúe con la celda F3, la fila 4 con la celda F4 y así sucesivamente.
Pulsaré el botón Aceptar y de nuevo el botón Aceptar y ya puedes ver que solo se resaltan las filas que tienen el valor Abierto en la columna F.
Con esto hemos creado la primera regla de formato condicional y aún nos faltan dos.
De nuevo seleccionaré el rango A2:F27 que es donde se aplicará nuestra regla e iré al botón Formato condicional > Nueva regla y elijo la opción para utilizar una fórmula.
En el cuadro de texto ingresaré el símbolo igual y haré clic en la celda F2 pero ahora recordaré remover el símbolo de moneda antes de la fila.
En seguida ingresaré el símbolo igual y haré clic en la celda J3 que tiene el nombre del estado En proceso.
Lo que nos falta es establecer el color de relleno que debe aplicarse a estas celdas y para eso haré clic en el botón Formato, y en la pestaña Relleno haré clic en el botón Más colores, e iré a la pestaña Personalizado y aquí pegaré el código de color amarillo que obtuve previamente.
Haré clic en el botón Aceptar y de nuevo en Aceptar y finalmente otra vez clic en el botón Aceptar para terminar con la creación de la regla.
En el momento en que selecciono el valor En proceso de una celda de la columna F, la fila completa se resaltará de color amarillo.
Ahora solo nos falta crear la regla para el color verde y el proceso es idéntico a las reglas anteriores así que lo haré más rápido.
Seleccionaré el rango A2:A27 e iré al menú Formato condicional > Nueva regla y elegiré la última opción de tipos de regla y en el cuadro de texto ingresaré el símbolo igual y haré clic en la celda F2 seguida del símbolo igual y la referencia a la celda J4 que tiene el nombre del estado Cerrado.
Para finalizar la fórmula removeré el símbolo de moneda del número 2 en la referencia a la celda F2.
Haré clic en el botón Formato, Más colores, Personalizado y pegaré el código del color verde que quiero usar en esta regla y pulsaré el botón Aceptar, de nuevo Aceptar y finalmente Aceptar.
Al momento de elegir el estado Cerrado se aplicará el color verde que hemos configurado en nuestra regla de formato condicional.
Con esto hemos terminado la creación de nuestras reglas de formato condicional que se aplicarán en base a la elección de un valor de una lista desplegable.
Espero que esta técnica sea de utilidad para ti y que la puedas aplicar en tus proyectos en Excel.