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Una de las nuevas funciones en Excel 2019 y Excel 365 es la función CAMBIAR.
A esta función le damos una lista de valores y también una lista de resultados.
La función busca un valor determinado dentro de la lista de valores y nos devuelve el resultado que corresponda al valor coincidente.
Lo mejor será mostrarte un ejemplo para entender la manera en que trabaja esta función.
En esta hoja tengo una pequeña tabla de datos donde se muestra la posición o el lugar en el que ha quedado un atleta en una competición y en seguida la medalla que le será entregada.
En la celda E1 quiero ingresar un número entre 1 y 3 y que la celda F1 muestre el nombre de la medalla correspondiente.
Si ingreso el número 1, quiero que se muestre la palabra oro y si ingreso el número 2, quiero ver la palabra plata.
Este resultado lo podemos lograr fácilmente con la función CAMBIAR.
En la celda F1 ingresaré el símbolo igual y la función CAMBIAR.
El primer argumento es el valor que nos interesa encontrar, así que ingresaré la referencia a la celda E1.
A partir del segundo argumento de la función, vamos a ingresar los argumentos en pares.
El primero será el valor con el cual se va a hacer la comparación y el segundo será el resultado que queremos obtener en caso de que los valores sean iguales.
En nuestro ejemplo, vamos a comenzar comparando el valor de la celda E1 con el valor de la celda A2 para saber si es igual al número 1, así que haré clic en dicha celda para incluir la referencia.
Si los valores de ambas celdas son iguales, entonces quiero obtener la palabra oro y por lo tanto haré clic en la celda B2 para incluir la referencia a dicha celda.
Estos primeros tres argumentos de la función significan lo siguiente: si el valor de la celda E1 es igual al valor de la celda A2, devuelve el valor de la celda B2.
De esta misma manera podemos agregar el resto de las comparaciones.
Queremos comparar el valor de la celda E1 con la celda A3 para saber si es igual al número dos, y en caso de ser verdadero queremos obtener la palabra plata que se encuentra en la celda B3.
Y, por último, si la celda E1 es igual al número 3 de la celda A4, quiero obtener la palabra bronce de la celda B4.
Cierro el paréntesis de la función y al pulsar Enter, obtengo la palabra oro ya que la celda E1 tiene en este momento el número 1.
Cambiaré el valor de la celda E1 al número 2 y obtendremos la palabra plata y si cambio el valor al número 3, obtendremos la palabra bronce.
Así de sencillo es usar la función CAMBIAR para encontrar fácilmente un valor dentro de una lista de valores.
Pero antes de terminar con este ejemplo, debo decirte que la función CAMBIAR tiene una funcionalidad especial ya que nos permite indicar un valor predeterminado en caso de que no se encuentre una coincidencia.
Este valor predeterminado debe indicarse hasta el final de todos los argumentos que acabamos de ingresar en la función.
Editaré la fórmula de la celda F1 y hasta el final ingresaré un último argumento que será la cadena de texto Sin medalla, por supuesto deberá estar encerrada en comillas dobles, y finalmente pulso la tecla Enter.
Esto quiere decir que, si la función se encuentra con un número diferente al 1, 2 o 3, entonces se devolverá la cadena de texto Sin medalla.
En la celda F1 ingresaré el número 4 y obtenemos adecuadamente la cadena de texto que acabamos de configurar como el valor predeterminado.
Puedo cambiar de nuevo el valor de la celda E1 al número 2 y la función CAMBIAR nos devolverá la palabra plata.
Con este ejemplo hemos buscado números, pero la función CAMBIAR no tiene problema en buscar cadenas de texto.
Hagamos el ejemplo inverso, donde buscaremos la palabra oro, plata o bronce y obtendremos el número de la posición.
En la celda E4 ingresaré la palabra oro que es la que queremos encontrar.
En seguida, en la celda F4 ingresaré el símbolo igual y la función CAMBIAR y el primer argumento será la referencia a la cela E4 que es el valor que vamos a buscar.
A continuación, comenzaremos con los valores y resultados que queremos obtener.
Comenzamos indicando que queremos comparar con la palabra oro de la celda B2 y si los valores son iguales queremos obtener el número 1 de la celda A2.
Si es igual a la palabra plata de la celda B3, queremos obtener el número 2 de la celda A3.
Y finalmente, si es igual a la palabra bronce de la celda B4, queremos obtener el número 3 de la celda A4.
Al igual que en el ejemplo anterior, vamos a ingresar un valor predeterminado y que será la cadena de texto No existe.
Cierro el paréntesis de la función y pulso la tecla Enter y obtenemos el número 1 ya que tenemos la palabra oro en la celda de la izquierda.
Ingresaré la palabra plata y la función CAMBIAR nos devolverá el número 2.
Y si ingreso la palabra cobre, obtenemos la cadena de texto No existe.
En el caso de las cadenas de texto, la función CAMBIAR no es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Observa que, si ingreso la palabra oro en minúsculas, la función CAMBIAR será capaz de encontrar la palabra y me devolverá el número 1.
Esta función es de mucha utilidad para realizar este tipo de búsquedas, pero lamentablemente solo está disponible a partir de Excel 2019 o Excel 365.
Pero no debes preocuparte si no tienes las versiones más recientes de Excel ya que hay mucha similitud entre el trabajo que realiza la función CAMBIAR y lo que podemos lograr con la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR.
En el siguiente ejemplo demostraré cómo podemos obtener un resultado similar usando la función BUSCARV, y por otro lado usando la función CAMBIAR.
Activaré la Hoja2 del libro donde tenemos una pequeña tabla de datos que nos da la equivalencia entre una letra y el tipo de orden de compra que representa.
En la columna E y F tenemos un listado de órdenes de compra y necesitamos crear una nueva columna con el texto de la descripción de cada orden de compra que obtendremos de la columna B.
Comenzaremos con una solución basada en la función BUSCARV.
En la celda G2 ingresaré el símbolo igual y la función BUSCARV y el primer argumento será la referencia a la celda F2 que es el valor que queremos buscar.
El segundo argumento será el rango de búsqueda que es el rango A2:B4 y en este caso pulsaré la tecla F4 para convertir la referencia en absoluta ya que vamos a copiar esta fórmula hacia abajo y quiero que la referencia permanezca fija.
El tercer argumento es la columna que queremos como resultado y por lo tanto ingresaré el número 2 y finalmente ingresaré el valor falso porque queremos que la función haga una búsqueda exacta.
Cierro el paréntesis de la función y obtenemos la palabra Abierta que es exactamente la equivalencia para la letra A.
En seguida haré doble clic en el controlador de relleno de la celda G2 para copiar la fórmula hacia abajo y puedes observar que tenemos los resultados correctos para todas las letras excepto para la orden C-275 donde se muestra un error ya que no existe una equivalencia para la letra x.
En esta caso, no hay manera de indicar un valor predeterminado en la función BUSCARV así que una alternativa es usar la función SI.ERROR para enviar un mensaje en estos casos en los que no se encuentre una coincidencia.
Editaré la fórmula de la celda G2 y al principio ingresaré la función SI.ERROR y dejaré la función BUSCARV como el primer argumento de la función y su segundo argumento será la cadena de texto estándar encerrada en comillas dobles.
Esto quiere decir que nuestra fórmula devolverá la palabra estándar en caso de no encontrar una coincidencia.
Cierro el paréntesis de la función y pulso la tecla Enter y obtendremos el mismo resultado para la celda G2, pero al copiar la fórmula hacia abajo obtendremos la palabra Estándar en la fila que tiene la letra X.
Como has podido observar, es posible resolver el problema con un par de funciones de Excel, pero algunos usuarios de Excel podrían encontrar difícil el uso de funciones anidadas.
La función CAMBIAR elimina esa complejidad y se facilita su uso especialmente cuando tenemos pocos valores de búsqueda como en este ejemplo.
Hagamos la solución con la función CAMBIAR.
En la celda H2 ingresaré el símbolo igual y la función CAMBIAR.
El primer argumento será la referencia a la celda F2 que tiene el valor a evaluar.
En seguida vienen los argumentos en pares y solo quiero que recuerdes que para este ejemplo voy a pulsar la tecla F4 después de insertar cada referencia para convertirla en absoluta.
Primero vamos a comparar con el valor de la celda A2 que es la letra A y en caso de ser iguales quiero que me devuelva el valor de la celda B2 que es la palabra Abierta.
Enseguida comparamos con la celda A3 que es la letra P, y en caso de ser iguales queremos el valor de la celda B3 que es la palabra Planificada.
Y para el último par de argumentos, haremos la comparación con la celda A4 que tiene la letra C y como resultado queremos la celda B4.
Con esto hemos terminado la lista de valores y resultados.
Por último, vamos a ingresar un valor predeterminado que será la cadena de texto Estándar de manera que la función devuelva esta cadena de texto en caso de no encontrar una coincidencia.
Cierro el paréntesis de la función y pulso la tecla Enter y obtenemos la palabra abierta.
Copio la fórmula hacia abajo y obtenemos los resultados para todas las órdenes de compra.
Las dos fórmulas que hemos creado funcionan correctamente, y la posible ventaja que tenemos al usar la función CAMBIAR es que hemos podido resolver el problema con una sola función.
Por supuesto, jamás podríamos comparar el potencial que tiene la función BUCARV para realizar búsquedas, especialmente cuando tenemos grandes cantidades de datos, pero la función CAMBIAR nos ofrece una alternativa para resolver rápidamente problemas simples.
Espero que la próxima vez que tengas que hacer una búsqueda de equivalencias en Excel, puedas aprovechar los beneficios que nos da la función CAMBIAR.