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Los gráficos son muy importantes en Excel porque son utilizados para resumir de manera visual las grandes cantidades de datos que podemos tener en nuestras hojas de cálculo.
Generalmente trabajaremos con valores numéricos y fórmulas día con día, pero cuando llega el momento de presentar un reporte a nuestros jefes o hacer una presentación para una junta de trabajo, será necesario crear uno o varios gráficos de Excel.
Una de las necesidades más frecuentes al crear reportes, es la de tener gráficos que se actualicen automáticamente conforme crecen los datos en la hoja.
La solución es muy sencilla, pero antes de mostrártela quiero que repasemos el método tradicional de crear un gráfico, porque estoy seguro que existen usuarios de Excel que aún lo hacen de esta manera.
En esta hoja tengo los datos de ventas de tres productos en el primer semestre del año y para crear el gráfico, activaré una de las celdas del rango e iré a la pestaña Insertar y pulsaré el botón del gráfico de columnas y elegiré el gráfico de columna agrupada.
Hasta aquí todo funciona muy bien, tenemos nuestro gráfico de columnas y en cada mes del año podemos ver las ventas de los productos.
El problema se presenta cuando llega el momento de agregar la información del siguiente mes.
Activaré la celda A8 y para continuar con la captura de las ventas ingresaré el mes agosto y solo para ilustrar este ejemplo, ingresaré el valor 100 para el producto1, 200 para el producto2 y 300 para el producto3.
Termino de ingresar los datos de la fila, pero el gráfico no refleja ningún cambio, sino que permanece igual, y eso se debe a que necesitamos modificar el rango de datos del gráfico.
Existen un par de maneras para hacer eso, pero la más fácil es activar el gráfico y Excel resaltará de un color diferente el rango de celdas utilizado por el gráfico.
Puedes observar que, las esquinas tienen un pequeño recuadro que nos permitirá ampliar o modificar cualquiera de las áreas, así que haré clic en el recuadro inferior derecho del rango de datos y lo arrastraré una fila hacia abajo.
Puedes notar que de inmediato Excel agrega el mes de agosto con la información de ventas de los productos.
Pareciera que esta es una acción muy sencilla y rápida de hacer, pero cuando tu trabajo es crear reportes día y noche y tienes que repetir esta acción miles de veces, estaremos hablando de varios segundos, que se convertirán en minutos dedicados a esta simple tarea.
La razón de crear esta clase es mostrarte que existe una mejor alternativa para actualizar un gráfico y para eso activaré la Hoja2 de este libro donde tengo el mismo rango de datos original del ejemplo anterior.
La clave de este método es que, antes de crear el gráfico, debemos convertir el rango de celdas en una tabla, así que pulsaré el atajo de teclado Ctrl + T y se mostrará el cuadro de diálogo Crear Tabla y pulsaré el botón Aceptar.
Ahora tenemos nuestra tabla lista y en seguida iré a la pestaña Insertar y pulsaré el botón del gráfico de columnas y elegiré el gráfico de columna agrupada.
A simple vista el gráfico se ve igual que en nuestro ejemplo anterior pero la diferencia es que el gráfico está basado en una tabla en lugar de un rango de celdas.
Activaré la celda A8 e ingresaré el mes agosto y apenas activo la celda siguiente Excel sabe que estoy ingresando una nueva fila para la tabla y puedes observar que han sucedido dos cosas.
En primer lugar, la fila se ha sombreado de un color diferente para hacernos saber que ya es parte de la tabla y además el gráfico está mostrando la etiqueta del mes de agosto.
Aún no se muestran los datos, pero en seguida insertaré el valor 100 para el producto 1 y al activar la siguiente celda ya tendremos la columna correspondiente en el gráfico.
Ahora ingresaré el valor 200 para el Producto2 y me moveré a la celda de la derecha y el gráfico ya mostrará la columna del Prodcuto2.
Ingreso el valor 300 para el último producto y tendremos nuestro gráfico actualizado sin haber hecho absolutamente nada para modificar el rango de datos del gráfico.
Esta es una de las ventajas que nos ofrece crear un gráfico basado en una tabla.
Pero los beneficios no terminan aquí. Ahora te mostraré otro problema que evitaremos al haber creado un gráfico basado en una tabla.
Activaré la Hoja1 y supondremos que nuestro jefe nos ha dicho que ya no quiere ver los datos del Producto2 en la tabla ni en el gráfico.
Una opción es ocultar la columna C de la hoja y eso dejará de mostrar los datos tanto en la hoja como en el gráfico, pero en realidad los datos siguen en la hoja y eso no es lo que quiere nuestro jefe, sino necesita que eliminemos por completo los datos.
Pulsaré el atajo Ctrl+Z para deshacer la última acción y poder visualizar la columna de nuevo.
Así que necesitamos eliminar por completo la información del Producto2 sin afectar el funcionamiento de nuestro gráfico.
Y es precisamente en este tipo de cambios es donde he visto que muchos usuarios de Excel no saben cómo actualizar adecuadamente el rango de datos y terminan inhabilitando por completo los gráficos.
Algunos usuarios tratan de eliminar las columnas, hare clic derecho en el encabezado de la columna C y elegiré la opción Eliminar. De inmediato, Excel mostrará un mensaje de error porque estamos afectando la definición del rango de datos del gráfico.
Cerraré este mensaje y pulsaré Ctrl + Z para deshacer la última acción.
Otra cosa que algunos usuarios tratarían de hacer, es eliminar el contenido de las celdas del Producto2, así que seleccionaré ese rango de celdas y pulsaré la tecla Suprimir pero el gráfico quedará con un espacio en blanco entre las columnas que no nos ayuda en la presentación.
De nuevo pulsaré el atajo Ctrl + Z para deshacer la última acción y puedo decirte que hay otras maneras en que los usuarios afectan el funcionamiento del gráfico al tratar de hacer un cambio en el rango de datos.
Pero a continuación te mostraré cómo hacerlo de una manera segura.
Hago clic en la barra de datos del gráfico que corresponde al producto2 y puedes observar que se resaltan las celdas de datos del producto y en seguida pulso la tecla Suprimir y con eso se dejará de mostrar la información en el gráfico.
Ahora ya tenemos los datos del producto2 excluidos del gráfico, así que puedo borrar con seguridad el contenido de las celdas y nuestro gráfico seguirá funcionando correctamente.
Aunque puedo dejar los datos del producto3 en la columna D, seleccionaré el rango de celdas y lo moveré a la columna de la izquierda y el gráfico seguirá funcionando.
Todos estos pasos que acabo de mostrarte, los podemos evitar con los gráficos basados en una tabla.
Activaré la Hoja2 del libro, haré clic derecho en cualquier celda del producto2 y elegiré el comando Eliminar y posteriormente Columnas de la tabla y de esa manera hemos eliminado los datos tanto de la tabla como del gráfico en un solo paso.
Así que, cuando creas un gráfico basado en una tabla tienes muchos beneficios y los dos que acabo de mostrar son solo algunos de ellos.
Los gráficos son una parte esencial de los reportes en Excel y es importante aprender a utilizarlos adecuadamente.