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Es posible que en alguna ocasión necesites crear un criterio de validación sobre una columna o rango de celdas donde se ingresaron algunos datos previamente.
En esos casos, Excel no podrá avisarnos si los datos ya ingresados cumplen con el nuevo criterio de validación, pero afortunadamente tenemos disponible otra herramienta conocida como los círculos de validación que aprenderemos a utilizar en esta clase.
En esta hoja tenemos algunos datos previamente capturados en la columna Edad, donde solo permitiremos el ingreso de números enteros entre 1 y 120, pero claramente puedes ver que una de las celdas tiene el número 0 y otra celda tiene en número 150.
Seleccionaré el rango de celdas de la columna Edad y en la pestaña Datos pulsaré el botón Validación de datos y elegiré la opción Número entero y colocaré el número 1 como el mínimo y el número 120 como el máximo y pulsaré el botón Aceptar.
Nuestro criterio de validación ha sido creado, pero los valores 0 y 150, que claramente no cumplen con este criterio, están en las celdas a pesar de que ya hemos aplicado la validación de datos.
Lamentablemente, al crear un nuevo criterio no se revisarán los valores previamente ingresados en las celdas, sino que la validación de datos solo aplicará para los nuevos valores ingresados en las celdas.
Sin embargo, podemos utilizar los círculos de validación que nos indicarán visualmente aquellos valores que no están cumpliendo con el criterio que acabamos de crear.
Para mostrar dichos círculos de validación, haré clic en el menú del comando Validación de datos y elegiré la opción “Rodear con un círculo datos no válidos”.
De inmediato observamos unos círculos sobre las celdas que tienen los valores 0 y 150 que no cumplen con el rango de números que establecimos.
Activaré la celda que tiene el cero y lo reemplazaré por el número 60 y al pulsar Entrar se removerá el círculo porque la celda ya tiene un número válido.
Para dejar de ver los círculos en pantalla, debemos ir al menú del comando Validación de datos y elegir la opción “Borrar círculos de validación”.
De esta manera podemos utilizar los círculos de validación para ubicar visualmente aquellos valores que no están cumpliendo con el criterio de validación de datos.
Hasta ahora hemos visto una gran cantidad de beneficios y de usos que podemos dar a la validación de datos, pero es importante mencionar uno de sus problemas y es que la validación de datos solo funcionará cuando explícitamente ingresamos un valor en la celda, pero no funcionará cuando pegamos valores provenientes de otras fuentes.
Te mostraré este comportamiento en un ejemplo, activaré la Hoja2 donde previamente he creado la validación de datos para la columna Edad y si intento ingresar el número 121, obtendré el mensaje de error.
Pulsaré el botón Cancelar y ahora te mostraré el problema que se presenta al copiar y pegar valores en las celdas de la columna Edad.
Los valores de la columna D son mayores a 120, que es el valor máximo que hemos indicado en nuestro criterio.
Copiaré las celdas de la columna D con el atajo Ctrl+C y haré clic derecho en la celda B2 y elegiré la opción “Pegar valores” de manera que se mantenga el formato de las celdas destino, pero al pegar los valores Excel no ha enviado ningún mensaje de error aun cuando estos valores están fuera del rango permitido.
Lo mismo sucederá si los datos provienen de una fuente externa.
En este momento tengo abierto el Bloc de notas de Windows con algunos valores que voy a seleccionar y a pegar directamente en nuestra hoja a partir de la celda B5 y tampoco recibiremos una advertencia de parte de Excel.
Lamentablemente no existe una manera sencilla de evitar que se peguen valores en las celdas que tienen validación de datos.
Y la alternativa que tenemos, es usar los círculos de validación de manera que podamos confirmar que los datos recién pegados cumplen con el criterio de estas celdas.
Este problema ha estado presente por varias versiones de Excel y aún no ha sido corregido por Microsoft, por lo tanto, siempre será importante hacer una revisión de los datos para asegurarnos que no se ha pegado un valor incorrecto.
Finalmente, te mostraré la manera en que podemos eliminar la validación de datos sin afectar el estilo o diseño de las celdas.
Activaré la Hoja3, y para comprobar que nuestras celdas tienen validación de datos, iré a la pestaña Inicio y abriré el menú del botón “Buscar y seleccionar” y elegiré la opción Ir a Especial.
En este cuadro de diálogo activaré la opción Celdas con validación de datos y se seleccionarán las celdas de la columna Edad.
Una opción para eliminar la validación de datos es con el comando Borrar de la pestaña Inicio.
Pulsaré este botón y elegiré la opción Borrar todo, pero esto eliminará el contenido de las celdas y su formato.
Pulsaré el botón Deshacer para mostrar de nuevo los datos y enseñarte el mejor método para eliminar la validación de datos.
Activaré la pestaña Datos y haré clic en el botón Validación de datos y en el extremo inferior izquierdo de la ventana tendremos el botón “Borrar todos” y al pulsarlo se removerá el criterio de validación y terminamos con el botón Aceptar.
De esta manera hemos eliminado la validación de datos sin afectar los valores de las celdas ni su formato.