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Transcripción del vídeo
Las últimas versiones de Excel nos permiten crear minigráficos que serán mostrados dentro de una celda y podemos encontrarlos en la pestaña Insertar y dentro del grupo Minigráficos.
Tenemos los minigráficos de línea, columna y pérdidas y ganancias, pero no existe la posibilidad de crear un minigráfico circular.
En esta ocasión te mostraré una técnica que nos permitirá crear un gráfico circular dentro de una celda y que podrás utilizar en tus reportes de Excel.
Estos pequeños gráficos circulares son en realidad un tipo de fuente que debemos instalar en nuestro equipo antes de poder utilizarlos.
La fuente se llama “Pie charts for maps” y puedes buscarla en Internet, pero también puedes descargarla con el link que he colocado debajo de este vídeo.
Una vez que has descargado el archivo ZIP, deberás hacer clic derecho sobre él y elegir la opción Extraer todo.
Elegimos la carpeta donde queremos colocar los archivos y pulsamos el botón Extraer y eso creará una nueva carpeta con el archivo de la fuente.
Hacemos clic derecho sobre el archivo PIE4MAP y elegimos la opción Instalar y Windows hará la instalación de esta fuente en nuestro equipo.
Ya que tengo Excel abierto en este momento, es necesario cerrarlo y volver a abrirlo para que reconozca la nueva fuente que acabamos de instalar.
Una vez que se reinicia Excel, podremos utilizar la fuente “Pie charts for maps” y lo haremos en esta hoja para representar los porcentajes que se muestran en la columna B.
Pero antes de crear la fórmula, voy a explicarte algunos conceptos importantes sobre la fuente y sobre las funciones que utilizaremos en nuestra fórmula.
Activaré la Hoja2 y puedes ver que la columna B tiene una lista que comienza en la letra “a” y termina en la letra “u”.
En un instante verás que cada una de estas letras representará un pequeño círculo con un porcentaje de avance diferente.
Voy a seleccionar todas las letras y las voy a copiar y a pegar en la columna C y en seguida iré a la pestaña Inicio, y dentro del grupo Fuente, abriré la lista desplegable y buscaré la fuente “Pie charts for maps” que acabamos de instalar.
Al momento de seleccionarla podrás ver cada una de las letras es representada por un círculo diferente comenzando por el círculo vacío con la letra “a” y llegando hasta el círculo lleno con la letra “u”.
Recuerda que lo único que he hecho es cambiar el tipo de fuente que se utiliza en la columna C.
Voy a hacer doble clic en la pestaña Inicio para ocultar la Cinta de opciones y poder visualizar todos los valores en pantalla.
Quiero que observes que la fuente que acabamos de instalar no tiene un círculo para cada porcentaje del cero a cien, sino que solo tiene veintiún círculos diferentes y eso quiere decir que va avanzando de cinco en cinco como se muestra en la columna A.
Esto implica que, si queremos representar número del uno al cien, debemos encontrar el círculo que mejor lo represente y eso será muy sencillo con las fórmulas de Excel que explicaré a continuación.
Pero antes de crear la fórmula, es importante conocer un poco sobre el código ASCII que es el valor numérico que utilizan los computadores para representar las letras o en general cualquier carácter.
La función de Excel que nos ayuda a obtener dicho código es la función CODIGO.
Para conocer el código de la letra “a”, en la celda D2 ingresaré el símbolo igual y la función CODIGO e ingresaré la referencia a la celda B2 y como resultado obtendremos el número noventa y siete.
Voy a editar la fórmula para cambiar la referencia a la cela C2 y también obtendremos el número noventa y siete porque ambas celdas tienen el carácter “a” aunque lo están representando de manera diferente en pantalla debido al tipo de fuente que estamos utilizando.
Copiaré la fórmula hacia abajo y obtendremos el código ASCII para cada una de las letras de la columna C.
Estos códigos nos ayudarán a entender mejor la construcción de nuestra fórmula.
Para empezar, ingresaré l número cincuenta en la celda G1 y nuestro objetivo será obtener la letra de nuestra tabla que mejor represente este valor y que en este caso seré la letra “k”.
En la celda G2 ingresaré el símbolo igual y la función CODIGO para pedirle que me devuelva el código de la letra “a” y este número voy a sumarle el resultado de la función ENTERO que tendrá como argumento la división de la celda G1 entre cinco.
Al dividir el número de la celda G1 entre cinco, obtendremos la cantidad de posiciones que debemos avanzar a partir de la letra “a” hasta llegar a la letra que mejor represente el número que estamos evaluando.
En este ejemplo la división de cincuenta entre cinco nos da diez y eso quiere decir que debemos avanzar diez posiciones a partir de la letra “a”.
Pulsaré la tecla Entrar y obtendremos el número ciento siete que efectivamente corresponde al código ASCII de la letra “k” que está diez posiciones delante de la letra “a”.
Voy a modificar el número cincuenta por el número veinticinco y nuestra fórmula nos devolverá el valor ciento dos que corresponde al círculo de la letra “f” y que tiene el veinticinco por ciento de avance.
Esta fórmula nos ayudará a evaluar cualquier número entre cero y cien y obtendremos el código ASCII correspondiente.
Pero en realidad, no necesitamos el código ASCII sino la letra y por esa razón utilizaremos la función CARACTER para hacer la conversión.
Voy a copiar el código de la fórmula de la celda G2 excluyendo el símbolo igual y en la celda G3 voy a ingresar la función CARACTER y como argumento voy a pegar el texto de nuestra fórmula anterior y cerraré el paréntesis de la función.
Al pulsar la tecla Entrar, verás en la pantalla la letra “f” que corresponde al código ASCII ciento dos.
Hagamos la prueba con otro número.
Voy a cambiar el valor de la celda G1 a setenta y cinco y obtendremos la letra “p” que es precisamente el carácter que necesitamos para representar el número setenta y cinco.
Por lo tanto, la fórmula de la celda G3 es la que necesitamos para obtener las letras que representarán a los minigráficos circulares.
Voy a copiar el código de la fórmula de la celda G3 y activaré la Hoja1 y pegaré el texto de la fórmula en la celda C2, pero antes debo modificar la referencia.
En lugar de la celda G1, colocaré la referencia a la celda B2, pero además en la columna B tenemos porcentajes, lo que quiere decir que tenemos valores numéricos entre cero y uno, pero nuestra fórmula espera valores entre cero y cien por lo que voy a multiplicar el valor de la celda B2 por cien.
Al pulsar Entrar, obtendremos una letra y eso está bien porque es lo que le hemos pedido a la función CARACTER.
Voy a copiar la fórmula hacia abajo y elegiré la opción Rellenar sin formato y tendremos las letras equivalentes para cada porcentaje de la columna Avance.
En seguida voy a seleccionar todas las celdas de la columna y en la pestaña Inicio, iré a la lista de fuentes para elegir el tipo de fuente “Pie charts for maps” y en lugar de letras, tendremos el círculo que le corresponde a dicho carácter.
En la celda B2, puedo cambiar el porcentaje a cero y obtendremos el círculo vacío.
También puedo colocar el cien por ciento y obtendremos el círculo lleno.
Activaré la celda C2 para mostrarte un par de maneras en las que podemos reducir nuestra fórmula.
Por un lado, podemos evaluar la división cien entre cinco y colocar directamente el número veinte y ya que el código ASCII de la letra “a” siempre será el mismo, puedo reemplazar la función CODIGO por el número noventa y siete.
Pulsaré la tecla Entrar y copiaré la fórmula hacia abajo asegurándome de elegir la opción Rellenar sin formato y tendremos el mismo resultado en nuestros minigráficos.
Por último, debo decirte que, si vas a compartir este reporte con otra persona, será indispensable que tenga instalada en su equipo la fuente “Pie charts for maps”, de lo contrario solo verá letras en lugar de los minigráficos.