Partes de un archivo de Excel

Transcripción del video

Todo el trabajo que realizamos en Excel lo hacemos dentro de un libro. Los libros son los archivos que creamos con Excel.

Se les conoce como libros, porque se utiliza la analogía de un libro impreso, donde cada libro puede tener varias hojas.

De la misma manera, un libro de Excel, está formado por varias hojas y cada una de esas hojas estará formada por varias celdas.

Después de haber creado un libro en blanco, podemos identificar cada uno de los elementos que he mencionado de la siguiente manera.

La ventana completa de Excel representa al libro con el cual estamos trabajando y en este momento dicho libro tiene el nombre Libro1 que puedes observar en la barra de título de Excel.

Este libro tiene una sola hoja y en la parte inferior izquierda de la ventana encontraremos una pestaña que indica el nombre de la hoja que es Hoja1.

La mayor parte de la ventana de Excel muestra una cuadrícula con pequeños recuadros que conocemos como celdas.

Cada una de estas celdas está determinada por una columna y una fila.

Para activar una celda solo debes hacer clic sobre ella y también puedes moverte entre las celdas utilizando las flechas del teclado, ya sea para moverte a la derecha, hacia arriba o hacia abajo.

Cada una de esas celdas puede almacenar un valor numérico, o una cadena de texto o una fórmula. Así que nuestros datos estarán depositados en las celdas de una hoja.

Es inevitable hacernos la pregunta de si existen límites en Excel en cuanto al número de hojas que podemos tener en un libro o a la cantidad de celdas que tiene una hoja.

Debo decirte que podemos tener tantos libros abiertos como lo permita la memoria del equipo, pero cada uno de esos libros estará en su propia ventana.

De la misma manera, los libros de Excel pueden tener tantas hojas como lo permita la memoria disponible del equipo.

Lo que sí tiene un límite es la cantidad de celdas de una hoja, pero no creas que son pocas celdas, ya que cada hoja de Excel tiene 16,384 columnas y 1,048,576 filas que en conjunto forman un poco más de 17,179 millones de celdas en cada hoja.

Para comprobar el número de filas que tiene una hoja, me aseguraré de hacer clic sobre la celda de la esquina superior izquierda y pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Flecha abajo.

Excel me llevará hasta el final de la hoja y a la izquierda de la celda podrás ver el número de fila 1,048,576, es decir, he llegado hasta la última fila de la hoja y si utilizo la barra de desplazamiento vertical para tratar de ir más abajo, notarás que ya no existen más filas.

Para regresar a la primera fila de la hoja pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Flecha arriba.

Ahora comprobaremos la cantidad de columnas que tiene una hoja, pero necesitaré echar mano de un truco porque de manera predeterminada las columnas de la hoja están identificadas por una letra y no será fácil contarlas de esa manera.

Le pediré a Excel que utilice números en las columnas en lugar de letras.

Por favor, la configuración que estoy a punto de realizar es solamente para demostrar la cantidad de columnas que tiene una hoja.

En caso de que decidas hacer esta prueba en tu equipo, es altamente recomendable deshacer este cambio al finalizar el ejercicio.

Haré clic en Archivo > Opciones > Formulas y activaré la casilla de selección “Estilo de referencia F1C1”.

Al hacer clic en Aceptar, verás que los encabezados de columna ahora son números así que solamente pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Flecha derecha para ir a la última columna de la hoja y podrás observar el número 16384.

Al utilizar la barra de desplazamiento horizontal podrás ver que ya no existen columnas a la derecha así que hemos llegado a la última columna de la hoja.

Para regresar a la primera columna pulsaré la combinación de teclas Ctrl + Flecha izquierda.

Para pedir de nuevo a Excel que utilice letras en los encabezados de columnas, iré de nuevo a Archivo > Opciones > Formulas y removeré la selección de la casilla “Estilo de referencia F1C1”.

El concepto más importante a recordar de esta clase es que: un libro de Excel está formado por una o más hojas y cada hoja estará formada por millones de celdas.