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El único requisito que debemos cumplir para crear una tabla dinámica es que nuestros datos tengan un formato tabular.
Los datos tabulares son como los que observas en pantalla en este momento donde cada columna tiene un encabezado que describe su contenido y, además, no existen filas, ni columnas vacías entre los datos.
Una vez que tenemos listos los datos en formato tabular, podemos crear una tabla dinámica de la siguiente manera.
Activaré una celda de los datos y en seguida voy a la pestaña Insertar y dentro del grupo Tablas pulsaré el botón Tabla dinámica.
De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo “Crear tabla dinámica” el cual está dividido en dos secciones principales.
En la parte superior se definen los datos de origen y puedes notar que Excel ha detectado automáticamente el rango de datos que se encuentra en la Hoja1.
En el extremo derecho del cuadro de texto hay un botón de selección de rango donde puedes modificar la selección en caso de ser necesario, aunque en realidad Excel es muy bueno al momento de detectar automáticamente el rango de datos.
Pulsaré de nuevo el botón de selección para regresar al cuadro de diálogo.
La opción que se muestra por debajo nos permite usar una fuente de datos externa, pero eso lo revisaremos en otra ocasión, por ahora quiero usar el rango de datos que tengo en la Hoja1.
En la parte inferior del cuadro de diálogo, es donde indicaremos a Excel la ubicación de la nueva Tabla dinámica.
De manera predeterminada estará seleccionada la opción “Nueva hoja de cálculo” lo que ocasionará que la tabla dinámica sea colocada en una nueva hoja que será insertada en nuestro libro.
Si, por el contrario, queremos que la tabla dinámica sea colocada en una hoja existente, entonces debemos activar la opción inferior y en seguida indicarle a Excel la celda donde queremos insertar la tabla dinámica.
Puedes hacer clic en el botón de selección de rango y elegir la celda donde comenzará la inserción de la tabla dinámica y para regresar al cuadro de diálogo pulsamos de nuevo el botón de selección de rango.
Aquí no existe una opción que sea mejor que otra, simplemente es una cuestión de preferencia, pero a mí me gusta colocar las tablas dinámicas en su propia hoja, así que activaré la primera opción.
Por último, quiero comentar sobre la opción “Usar el modelo de datos de este libro”, la cual aparece como una opción de datos de origen, y la opción “Agregar estos datos al Modelo de datos” que está al final del cuadro de diálogo.
Ambas opciones están relacionadas con otra herramienta de Excel llamada PowerPivot y que por ahora no utilizaremos.
Una vez que hemos indicado el origen de los datos y la ubicación de la tabla dinámica, pulsaremos el botón Aceptar y Excel insertará una nueva Hoja con una tabla dinámica vacía.
La tabla dinámica está representada por el recuadro que observas a la izquierda. En la parte superior de este recuadro se muestra su nombre que es TablaDinamica1.
Este nombre también lo encontrarás en la pestaña Análisis de tabla dinámica, y dentro del grupo Tabla dinámica encontrarás un cuadro de texto con el nombre de la tabla dinámica.
Así mismo, el recuadro de la tabla dinámica nos muestra la siguiente leyenda: Para generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la tabla dinámica.
Este mensaje se refiere a que usemos el panel de la derecha que tiene el título “Campos de tabla dinámica.”
Este panel es de mucha importancia ya que nos permite configurar el reporte generado por nuestra tabla dinámica, es decir, desde aquí podremos decidir cuáles serán las filas, las columnas y los valores que serán mostrados dentro de la tabla dinámica.
Si por alguna razón no visualizas en pantalla el panel de la derecha es probable que se deba a que no tienes activa la tabla dinámica. Si hago clic en cualquier celda de la hoja, el panel desaparece, pero si hago clic sobre el área de la tabla dinámica, se muestra de nuevo el panel.
Si el panel sigue sin mostrarse en tu pantalla, o accidentalmente lo cierras con el botón que se encuentra en su esquina superior derecha, puedes volver a mostrarlo de la siguiente manera.
Haz clic derecho sobre la tabla dinámica y dentro del menú emergente deberás seleccionar la opción “Mostrar lista de campos” y de nuevo tendremos el panel a la derecha.
En la parte superior del panel tenemos la lista de campos disponibles de nuestros datos. En esta tabla dinámica tenemos los campos fecha, producto, país, toneladas y total que son las mismas 5 columnas de nuestros datos de origen.
Activaré la Hoja1 y puedes ver las columnas en el mismo orden en que aparecen en el listado de campos disponibles.
Para crear un reporte debemos colocar los campos disponibles en alguna de las cuatro áreas que se muestran en la parte inferior del panel. Las 4 áreas son: Filtros, Columnas, Filas y Valores.
No es obligatorio colocar un campo en cada área para ver el reporte, sino que, conforme agregamos algún campo a cualquiera de estas áreas podremos ver el reporte que se va formando en la tabla dinámica.
Por ejemplo, para este reporte haré clic sobre el campo Toneladas y lo arrastraré hasta el área de Valores.
De inmediato, la tabla dinámica hace la suma de todos los valores de la columna Toneladas.
Si en lugar de conocer el total de la columna Toneladas, quiero ver la suma por cada tipo de producto, entonces haré clic en el campo Producto y lo arrastraré al área Filas.
En la última fila de la tabla dinámica seguimos viendo el total de la columna Toneladas, pero en la parte superior ya se muestran los datos organizados por el tipo de producto.
Hay mucho que aprender sobre el funcionamiento de este panel, y eso lo veremos más adelante. Por ahora quiero mostrarte otras opciones que tenemos disponibles para la creación de una tabla dinámica.
Activaré la Hoja2 que tiene una copia de los datos que usamos para crear la tabla dinámica anterior y lo que quiero mostrarte es que podemos convertir estos datos en una tabla de Excel antes de crear la tabla dinámica.
Este método nos traerá muchos beneficios cuando llegue el momento de actualizar los datos de la tabla dinámica.
En este momento los datos se encuentran como un rango de celdas y por lo tanto el primer paso es crear la tabla y para eso activaré alguna celda de los datos y pulsaré el atajo Ctrl + T y pulsaré el botón Aceptar para crear la tabla.
En seguida, iré a la pestaña Insertar y pulsaré el botón Tabla dinámica y en esta ocasión podrás observar que Excel detecta automáticamente que queremos usar la Tabla1 como el origen de datos de nuestra tabla dinámica.
Pulsaré el botón Aceptar y se insertará una hoja con la nueva tabla dinámica.
Arrastraré el campo Toneladas al área Valores y en seguida el campo Producto al área Filas y tendremos la misma tabla dinámica de la Hoja4 con la diferencia de que esta tabla dinámica está basada en una tabla de Excel y no en un rango de celdas.
El último método que tenemos disponible para crear una tabla dinámica es usando el comando Tablas dinámicas recomendadas.
Activaré la Hoja3 donde tengo una copia de los datos de origen y haré clic en alguna de las celdas de los datos e iré a la pestaña Insertar y dentro del grupo Tablas puedes observar el comando Tablas dinámicas recomendadas.
Este comando abrirá un cuadro de diálogo y en la sección izquierda tendremos una lista de posibles tablas dinámicas que podemos crear con base en nuestros datos.
Si al revisar el listado de opciones encuentras algún diseño de tabla dinámica que deseas crear, solo deberás elegirlo y pulsar el botón Aceptar y tendremos una nueva hoja con el diseño de la tabla dinámica elegida.
En lo personal prefiero el método de creación con el comando Tabla dinámica, pero no hay nada de malo con esta segunda alternativa ya que podría darte una idea del tipo de tabla dinámica que puedes crear con tus datos.
Hablemos ahora sobre el panel “Campos de tabla dinámica” que se muestra a la derecha de la ventana de Excel.
Este panel funciona como el resto de paneles de Excel, lo cual quiere decir que puedes arrastrar el borde izquierdo del panel para cambiar su tamaño.
También puedes hacer clic en el botón de opciones del panel y elegir la opción Mover lo cual colocará al panel en su propia ventana, y podrás moverlo hacia cualquier posición en la pantalla.
Para regresar el panel a su posición original puedes arrastrarlo hacia el extremo derecho de la ventana de Excel o puedes hacer doble clic en su título.
Este panel está dividido en dos secciones principales. En la parte superior están los campos disponibles, que fueron extraídos de nuestros datos de origen, y en la parte inferior están las 4 áreas que nos permitirán configurar el reporte de la tabla dinámica.
Es posible modificar el tamaño de estas dos secciones colocando el puntero del ratón sobre la línea divisoria que se encuentra por debajo del listado de campos.
En el momento en que el puntero del ratón cambie de apariencia, debes hacer clic y arrastrar la división hacia arriba o hacia abajo hasta tener el tamaño deseado.
Por arriba de los campos disponibles se encuentra el cuadro de búsqueda el cual será de mucha utilidad cuando tengamos una lista muy grande de campos ya que podremos buscar entre ellos.
Por ejemplo, si escribo la palabra “pro”, de inmediato se mostrarán los campos que contienen dicha combinación de letras.
Para ver de nuevo la lista completa de campos, podemos eliminar el texto que hemos ingresado en el cuadro de búsqueda o podemos pulsar el botón Borrar que se encuentra en el extremo derecho.
Una vez que hemos decidido los campos que queremos incluir en nuestro reporte, debemos moverlos hacia cualquiera de las 4 áreas disponibles en la parte inferior del panel.
En este momento la tabla dinámica ya tiene un campo en el área Filas y otro en el área Valores y puedo removerlos fácilmente haciendo clic en su cuadro de selección.
Para volver a agregar los campos podemos arrastrarlos con el ratón hacia el área deseada. Por ejemplo, arrastraré el campo Producto al área Filas y el campo Toneladas al área Valores.
Otro método para remover el campo de un área es arrastrarlo de regreso hacia el listado de campos. Aunque también podemos arrastrar el campo hacia cualquier área que esté fuera del panel y de igual manera será eliminado.
Otra manera de agregar un campo es activando su caja de selección. Por ejemplo, al activar la caja de selección del campo Producto, será colocado en el área de Filas y al activar la caja de selección del campo Toneladas se agregará al área de Valores.
En ambos casos, Excel ha tomado la decisión de dónde colocar los campos en base al tipo de dato que contienen. Si los datos del campo son cadenas de texto, entonces será enviado al área Filas y, si los datos son numéricos, el campo será enviado al área Valores.
En seguida te mostraré otra manera de remover un campo de un área y es haciendo clic sobre su nombre lo cual desplegará un menú y podremos elegir la opción Quitar campo.
De nuevo activaré el campo Producto porque quiero mostrarte que es posible mover los campos entre las áreas.
En este momento el campo Producto está en el área Filas, pero puedo arrastrarlo hacia el área Columnas y eso modificará la apariencia de la tabla dinámica. Los datos son los mismos, pero ahora los nombres de los productos se muestran en las columnas.
Si quiero regresar el campo Producto al área filas, puedo arrástralo de nuevo, pero también puedo hacer clic sobre el campo y dentro del menú tendré una opción para moverlo a cualquiera de las otras 3 áreas disponibles. En este caso elegiré la opción Mover a etiquetas de fila.
Con este nombre tan descriptivo, estoy seguro que ya tienes una idea clara sobre la manera en que están relacionadas estas 4 áreas y las partes de una tabla dinámica.
Cualquier campo que coloquemos en el área filas, Excel obtendrá los valores únicos de dicho campo y los mostrará como etiquetas de fila.
En nuestra tabla dinámica, puedes ver el título “Etiquetas de fila” y por debajo cada uno de los productos que Excel ha encontrado en el campo Producto.
Por el contrario, los campos en el área de Columnas se mostrarán como etiquetas de columna, por ejemplo, puedo arrastrar el campo País al área Columnas y Excel obtendrá la lista de países únicos y los mostrará como etiquetas de columna en la tabla dinámica.
Puedes leer el título “Etiquetas de columna” justo por arriba de la primera columna.
Los valores que observamos en el cruce de las columnas y filas son los valores del campo que hayamos indicado en el área valores.
De manera predeterminada Excel hará una suma de esos valores y por eso puedes ver la leyenda “Suma de Toneladas” tanto en el área Valores como en la etiqueta que se muestra en la esquina superior izquierda de la tabla dinámica.
Posteriormente aprenderemos que es posible hacer otro tipo de cálculo diferente a la Suma.
Finalmente, si movemos algún campo al área Filtros, se agregará un filtro donde podremos elegir los datos visibles en la tabla dinámica.
Por ejemplo, voy a mover el campo País hacia el área Filtros y puedes notar que en la celda A1 se muestra la etiqueta País y a su derecha una lista desplegable con la lista de países.
Podemos elegir cualquiera de ellos y la tabla dinámica mostrará los datos que corresponden a dicho país.
El diseño del reporte es tu decisión, ya que podrías decidir tener un filtro como el que vemos en este momento en pantalla o mover el campo País al área de columnas para que los datos de todos los países estén siempre visibles.
Por esta razón estas tablas son llamadas dinámicas, porque nosotros decidimos los datos que son mostrados en cualquier momento.
Ahora que ya estamos más familiarizados con el panel “Campos de tabla dinámica” te mostraré el funcionamiento del botón Herramientas que se encuentra arriba del cuadro de texto de búsqueda.
Este botón nos permite cambiar la distribución de los elementos del panel. La vista actual es la predeterminada, pero podemos cambiarla para tener ambas secciones del panel en paralelo.
También podemos elegir ver solo la sección de campos o también elegir solo la sección de áreas.
Por supuesto, podemos regresar a la vista predeterminada eligiendo la primera opción que colocara las secciones apiladas.
Como lo hemos visto, al momento de crear la tabla dinámica los campos disponibles se muestran en el mismo orden de aparición que nuestros datos de origen, pero si quieres que se muestren en orden alfabético podemos hacerlo desde el botón Herramientas y eligiendo la opción Ordenar de A a Z.
Esto podría ayudarnos a encontrar rápidamente algún campo dentro de la lista.
La siguiente opción que te mostraré se encuentra en la parte inferior del panel y tiene la leyenda “Aplazar actualización del diseño”.
Como lo has visto hasta ahora, al momento de agregar un campo a cualquiera de las áreas, la tabla dinámica cambia su diseño de manera inmediata para mostrarnos los datos.
Esto no representa ningún problema cuando trabajamos con pocos datos, pero cuando tenemos grandes cantidades de información es muy probable que Excel demore algunos segundos en actualizar el diseño y si continuamente agregamos o movemos campos, eso podría significar varios segundos o hasta minutos de espera.
Por esa razón, esta opción nos ayuda a evitar la actualización automática del diseño.
Para comprobar su funcionamiento activaré la caja de selección y en seguida removeré cada uno de los campos que se encuentran en las áreas y mientras hago este trabajo verás que el diseño de la tabla permanece igual como si no hiciera cambios.
Sin embargo, la tabla dinámica se actualizará en el momento en que pulse el botón Actualizar.
Es importante que esta opción solo sea usada al momento de arrastrar los campos a las áreas y que no la dejamos activa todo el tiempo ya que, ocasionará que la tabla dinámica permanezca en un estado de actualización manual y eso interferirá con el uso de otras funcionalidades como los filtros, la ordenación o la agrupación.
Desactivaré esta opción y de nuevo agregaré a la tabla dinámica los campos Producto y Toneladas y arrastraré el campo País al área Columnas.
Ahora quiero mostrarte que, si has decidido que el diseño de la tabla no es lo que necesitas, no es necesario eliminar campo por campo ya que puedes ir a la pestaña “Análisis de tabla dinámica” y dentro del grupo Acciones hacer clic en el botón Borrar y elegir la opción Borrar todo y eso dejará nuestra tabla dinámica en blanco.
Ahora ya tienes las bases para crear tablas dinámicas en Excel y te invito a que practiques por tu cuenta ya que con seguridad serán de mucha utilidad para crear reportes dinámicos que te ayudarán a analizar tus datos.