Rellenar datos automáticamente en Excel

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La funcionalidad de auto relleno de Excel nos permitirá ingresar series de datos de manera rápida. Pero, ¿a qué me refiero con una serie de datos?

Una serie es una lista de valores con una secuencia determinada, por ejemplo, los meses del año, los días de la semana, o los números enteros positivos.

Excel puede ayudarte a ingresar estos tipos de datos de una manera rápida.

Para aplicar el auto relleno debemos aprender a utilizar el controlador de auto relleno que se encuentra en la esquina inferior derecha de una celda.

Esta esquina tiene un recuadro muy pequeño y el puntero del ratón cambiará al momento de posicionarnos sobre dicha esquina.

Veamos en pantalla a lo que me refiero.

En este momento el puntero del ratón tiene su forma predeterminada.

El puntero cambiará cuando me coloco sobre el borde de la celda seleccionada y volverá a cambiar cuando lo pongo en la esquina inferior derecha de la celda.

Este es el controlador de auto relleno que utilizaremos para ingresar series de datos.

Hagamos algunos ejemplos.

El primer paso es ingresar los primeros valores de la serie.

En la celda A1 ingresaré el número 1 y por debajo ingresaré el número 2.

Esto será suficiente para darle a Excel una idea de lo que queremos ingresar.

El segundo paso es seleccionar ambas celdas para pedirle a Excel que se enfoque en dichos valores.

Y el tercer paso es arrastrar el controlador de relleno hacia abajo hasta la ceda donde queremos que lleguen los datos y al soltar el ratón se rellenarán las celdas con la serie de datos.

Hagamos otro ejemplo, pero ahora pediremos a Excel que haga un incremento de 2.

El primer paso es ingresar los valores, así que en la celda B1 colocaré el número 2 y por debajo el valor 4.

El segundo paso es seleccionar los valores con el ratón y el tercer paso es arrastrar el controlador de relleno hacia abajo.

Observa que Excel ha hecho un incremento de 2 en 2.

Hagamos un tercer ejemplo para mostrarte un truco del auto relleno.

En este ejemplo le pediremos a Excel que haga un incremento de 5 así que en la celda C1 ingresaré el número 5 y por debajo el número 10.

Seleccionaré ambas celdas y colocaré el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda, pero en lugar de arrastrar el controlador de relleno hacia abajo, haré doble clic y Excel completará la serie de datos hasta llegar a la misma altura que la columna adyacente.

Ya que la columna de la izquierda llega hasta la fila 12, el doble clic hará que el auto relleno llene las celdas hasta esa misma fila.

Pero ¿por qué es necesario ingresar dos valores numéricos antes de utilizar el auto relleno?

Observa lo que sucede si solo ingreso el primero de los números.

En la celda D1 ingresaré el número 10 y arrastraré el controlador de auto relleno hacia abajo.

En lugar de crear una serie de datos simplemente se copiará el mismo valor en todas las celdas así que recuerda siempre colocar al menos 2 elementos que le den la pauta a Excel para crear la serie de datos.

Ahora aprenderemos a crear algunas series de datos con las fechas.

Ya que las fechas son números, el auto relleno funcionará de una manera muy similar con la única diferencia de que no es necesario ingresar dos valores para crear una lista de días consecutivos, sino que es suficiente con ingresar la primera fecha.

Por ejemplo, ingresaré la fecha 1 de enero de 2017 y al hacer doble clic con el controlador de relleno, tendré una lista de los primeros días del año.

Por el contrario, si quiero tener una lista de los días domingo, es necesario indicar las primeras dos fechas.

En nuestro ejemplo, el 1 de enero de 2017 fue un día domingo así que ingresaré de nuevo esta fecha en la celda F1 y en la siguiente celda colocaré la fecha 8 de enero de 2017.

Seleccionaré ambas fechas y al aplicar el auto relleno tendré una lista de los primeros domingos del año 2017.

Ahora revisemos un poco sobre las series de texto que podemos utilizar en Excel y debo decirte que, de manera predeterminada, solo podemos crear la serie de meses y de días de la semana.

En ambos casos solo será necesario ingresar el primer valor de la lista, por ejemplo, ingresaré el texto enero en la celda G1 y posteriormente haré doble clic en el controlador de auto relleno.

En este ejemplo, la lista ha llegado al mes de diciembre porque las columnas anteriores solo tienen 12 filas, pero si fueran más filas, Excel volvería a empezar la misma serie después de diciembre.

Veamos otro ejemplo con los días de la semana.

En la celda H1 ingresaré el día domingo y haré doble clic en el controlador de relleno.

Excel llenará automáticamente la misma cantidad de filas que la columna anterior, es decir 12 filas, pero respetando el orden de los días.

Observa que en la línea 7 se terminan los 7 días de la semana y vuelven a comenzar en la línea 8.

Esta lista puede continuar hasta que lo desees, repitiéndose una y otra vez.

Es importante conocer las facilidades que otorga el auto relleno para facilitar el ingreso de valores en nuestras hojas de cálculo.