Transcripción del video
Cuando tenemos una columna llena de fechas, y queremos identificar aquellas que se aproximan, podemos usar el formato condicional para resaltar de un color diferente aquellas celdas que cumplen con determinados criterios.
En esta clase te mostraré dos métodos para resaltar las fechas de vencimiento que se aproximan.
Es muy importante mencionar que en esta clase utilizaré la función HOY, para obtener la fecha actual de mi sistema y, por lo tanto, los colores de las celdas podrían ser diferentes en el momento en que descargues este libro de Excel.
En la celda G1 he colocado la función HOY para mostrar la fecha actual de mi sistema y por debajo he colocado los colores que vamos a utilizar para resaltar las celdas.
Vamos a resaltar de color rojo aquellas fechas cuya diferencia con el día de hoy sea menor o igual a 30 días.
De color amarillo, las fechas que sean menores o iguales a 60 días y de color verde las fechas cuya diferencia sea mayor que 60 días a partir de hoy.
Para comenzar, seleccionaré el rango B2:B20 y en seguida iré al menú del Formato condicional y en la opción Reglas para resaltar celdas, elegiré la opción Es menor que.
Voy a eliminar la fecha que se muestra en el primer cuadro de texto e ingresaré el símbolo IGUAL y en seguida ingresaré la función HOY para obtener la fecha actual de mi sistema y le sumaré el número 30 y eso me devolverá la fecha con la cual debemos hacer la comparación.
Pulsaré el botón Aceptar y ya vemos resaltada de color rojo la fecha más próxima, sin embargo, debemos hacer un pequeño ajuste a nuestra regla.
Iré de nuevo al menú del Formato condicional y elegiré la opción Administrar reglas y editaré la regla recién creada y quiero que observes que en este momento el operador utilizado es menor que.
Abriré la lista desplegable y elegiré la opción menor o igual que, y para terminar pulsaré al botón Aceptar y de nuevo el botón Aceptar.
Con este cambio se resaltará la fecha de la celda B2 que está exactamente a 30 días de distancia de la fecha actual.
Vamos a crear la siguiente regla y para eso iré al menú del Formato condicional y dentro de las Reglas para resaltar celdas, elegiré la opción Es menor que y removeré la fecha e insertaré el símbolo igual seguido de la función HOY y le sumaré el número 60, y en la lista de formato elegiré el relleno de color amarillo y para terminar pulsaré el botón Aceptar.
Observa que en este momento solo se muestran las celdas resaltadas de color amarillo incluyendo las que ya observábamos de color rojo y esto se debe a que las reglas de formato condicional se sobreponen entre sí.
Para resolverlo, iré al menú del Formato condicional y elegiré la opción Administrar reglas y moveré la regla amarilla hacia abajo pulsando el botón Bajar, de manera que en la parte superior quede el color rojo.
Pero antes de terminar con este cambio, voy a editar la regla de color amarillo porque también quiero cambiar el operador para que sea “menor o igual que” de manera que se incluyan las fechas que tienen exactamente 60 días de diferencia.
Terminaré pulsando el botón Aceptar y de nuevo el botón Aceptar y se mostrarán los cambios en nuestras reglas.
El último paso es crear la regla que aplique el color verde a las fechas y para eso iré de nuevo al menú del Formato condicional y en las Reglas para resaltar celdas, elegiré la opción “Es mayor que” e ingresaré el símbolo igual y la función HOY y le sumaré el número 60.
Para el formato elegiré el color de relleno verde y terminaré pulsando el botón Aceptar.
De esta manera, hemos usado la función HOY para crear nuestras reglas de formato condicional las cuales actualizarán los colores de manera automática con el paso de los días.
El segundo método que te mostraré no usa los colores de relleno, sino los conjuntos de iconos.
Para crear esta regla seleccionaré el rango C2:C20 y en el menú del Formato condicional elegiré la opción Conjuntos de iconos y en seguida los tres semáforos que son la primera opción del grupo Formas.
Apenas hemos creado el conjunto de iconos y puedes notar que los colores no corresponden con las celdas de la columna de la izquierda porque es necesario indicar adecuadamente los límites que está usando esta regla.
Iré al menú de Formato condicional y elegiré la opción Administrar reglas y en seguida pulsaré el botón Editar regla.
Para que la regla se ajuste a nuestros requerimientos, cambiaré el tipo de valores a Fórmula y en seguida vamos a ingresar la fórmula que le ayudará a Excel a determinar el valor para mostrar cada uno de los iconos.
Para el icono de color verde, ingresaré el símbolo igual y la función HOY y le sumaré el número 60 y además cambiaré el operador para que sea solamente Mayor que.
De esta manera, el icono verde será usado para las fechas que sean mayores que 60 días posteriores a la fecha actual.
Para el icono amarillo, cambiaré el operador a mayor que, y para calcular el valor ingresaré el símbolo igual seguido de la función HOY y le sumaré el número 30.
Observa que para el icono rojo no es necesario indicar una fórmula porque será aplicado automáticamente cuando los valores sean menores o iguales que los calculados por la fórmula del icono amarillo.
Pulsaré el botón Aceptar y de nuevo el botón Aceptar y tendremos los iconos del mismo color que las celdas de la columna de la izquierda.
Cualquiera de los dos métodos que hemos revisado cumple con nuestros requerimientos para resaltar las fechas de vencimiento así que solo deberás elegir el tipo de regla de formato condicional que mejor se adapte a tus necesidades.