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Los datos tabulares son muy comunes en Excel y son muy similares a los datos que observas en pantalla en este momento.
Generalmente organizamos los datos en columnas, les colocamos un título que describe su contenido y aplicamos algún borde a las celdas y algún color de relleno para resaltar la información.
Y por supuesto, también podemos agregar filtros a los datos para facilitar su análisis, así como agregar alguna fórmula para resumir los datos y presentar nuestro reporte.
Este tipo de datos han sido ampliamente utilizados desde la invención de Excel y no tienen nada de malo, pero en más de una ocasión será de mayor utilidad convertirlos a una tabla.
Las tablas de Excel, como las conocemos hoy en día, fueron introducidas por primera vez en Excel 2007 y se han convertido en una herramienta que nos trae muchos beneficios y por esa razón es importante aprender a utilizarlas.
Si aún no conoces estos beneficios, te invito a ver esta demostración de manera que puedas evaluar si las tablas te ayudarán a hacer más eficiente tu trabajo en Excel.
En la hoja 2 de este libro tengo una copia de los datos y son lo que usaré para crear la tabla.
La creación de la tabla es muy sencilla y te mostraré varias alternativas que tenemos disponibles.
El primer paso en la creación es activar cualquier celda de los datos y en seguida ir a la pestaña Insertar y pulsar el botón Tabla.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla y habrá detectado automáticamente el rango de los datos. Solo tendremos que revisar si Excel ha detectado adecuadamente los encabezados poniendo atención a la caja de selección que se muestra por debajo de la dirección del rango.
Pulsamos el botón Aceptar y hemos creado nuestra tabla la cual podrás identificar fácilmente por el estilo que se ha aplicado a las celdas.
Voy a pulsar el botón Deshacer para mostrarte un atajo de teclado que facilitará la creación de la tabla.
Pulsaré el atajo Ctrl + T y se mostrará el mismo cuadro de dialogo Crear tabla y solo pulsaré el botón Aceptar para tener de nuevo nuestra tabla.
Con los dos métodos que acabo de mostrar, Excel aplicará un estilo predeterminado a la tabla, el cual podremos cambiar posteriormente.
Pero antes de cambiar el estilo te mostraré un último método para crear una tabla en Excel.
Pulsaré el botón Deshacer y en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos, encontrarás el botón “Dar formato como tabla” el cual mostrará una amplia gama de estilos de los cuales podrás elegir.
Al hacer clic sobre un estilo, se mostrará de nuevo el cuadro de diálogo que indica el rango de datos detectado para crear la tabla y terminamos pulsando el botón Aceptar.
En esta ocasión ya no se ha aplicado el estilo de tabla predeterminado, sino que se aplicará el estilo que hayamos elegido.
Quiero que observes que, cuando activamos una celda de la tabla, Excel muestra una pestaña contextual llamada Diseño de tabla la cual nos dará acceso a una gran cantidad de comandos relacionados con la tabla.
Previamente mencioné que podemos cambiar el estilo de una tabla fácilmente y eso lo podremos hacer desde la pestaña Diseño de tabla, dentro del grupo Estilos de tabla, encontrarás todas las opciones de estilo disponibles y podrás elegir cualquiera de ellos fácilmente.
Con solo clocar el puntero del ratón sobre los estilos disponibles, obtendremos una vista previa de la tabla.
Pero esto no queda ahí, sino que tenemos la posibilidad de crear nuestros propios estilos con el comando Nuevo estilo de tabla.
Por ahora elegiré alguno de los estilos disponibles para cambiar el aspecto de la tabla que hemos creado.
Un beneficio de las tablas de Excel es que muestran automáticamente los botones de filtro en cada una de las columnas de la tabla.
Estos filtros tienen la misma funcionalidad que ya conocemos, donde las opciones de la parte superior del menú nos ayudan a ordenar los datos y las opciones de la parte inferior nos permiten aplicar un filtro.
Si por alguna razón quieres desactivar los botones de filtro, lo podemos hacer en la pestaña Diseño de tabla y dentro del grupo “Opciones de estilo de tabla” encontrarás la caja de selección Botón de filtro la cual deberás desactivar.
Yo volveré a activar la caja de selección porque prefiero dejar activos los filtros en mi tabla.
Una característica muy peculiar de las tablas la observaremos al momento de desplazarnos de manera vertical en la hoja.
Observa que, al momento de moverme hacia abajo en la hoja, Excel reemplaza automáticamente los encabezados de columna de la hoja por los nombres de las columnas de la tabla.
En lugar de tener las letras A, B, C, D y E, ahora observamos los nombres Vendedor, Cliente, Producto, etc.
Esto es muy conveniente cuando tenemos una tabla con muchos datos, ya que los nombres de las columnas siempre estarán visibles sin importar cuanto nos desplacemos hacia abajo.
Este tipo de funcionalidad no está disponible cuando tenemos los datos en un rango de celdas tradicional y eso te lo mostraré a continuación.
Activaré la Hoja1 del libro y al desplazarme hacia abajo verás que los nombres de las columnas desaparecen por completo así que sería una buena idea convertir estos datos en una tabla de Excel para obtener los mismos beneficios.
Cuando ya tienes datos en tu hoja, a los cuales has aplicado un estilo y un formato, pero quieres convertirlos en una tabla de Excel, lo mejor será usar el último método que te mostré anteriormente para crear la tabla, es decir, usar el botón Dar formato como tabla que se encuentra en la pestaña Inicio.
Para este ejemplo específico, donde tengo activados los filtros, será necesario desactivarlos o de lo contrario Excel no podrá crear la tabla, así que pulsaré el atajo Ctrl + Shift + L y habré desactivado los filtros.
En seguida pulsaré el botón Dar formato como tabla y aquí viene una parte importante y es que, lo mejor será hacer clic derecho sobre el estilo que queremos aplicar y elegir la opción Aplicar y borrar formato.
Esta opción borrará el formato y estilo que tenemos en nuestras celdas y aplicará el estilo de la tabla que hayamos elegido.
Pulsaré el botón Aceptar y tendremos lista nuestra nueva tabla.
Ya no necesitaremos la fila que muestra la suma, así que haré clic derecho en el encabezado de la fila y elegiré la opción Eliminar.
Más adelante te mostraré lo fácil que es agregar automáticamente una fila con los totales de cada columna.
Ahora que hemos convertido nuestros datos en una tabla, y me desplazo hacia abajo en la hoja, ya podemos observar que los encabezados de la tabla se muestran en lugar de los encabezados de columna de la hoja.
De esta manera hemos convertido nuestra vieja tabla de datos en una nueva tabla de Excel.
Antes de continuar debo explicar un concepto importante y es que, en Excel las tablas son tratadas como una sola unidad, es decir, como un bloque al cual Excel le asigna un nombre único.
Para ver ese nombre debemos ir a la pestaña Diseño de tabla, y dentro del grupo Propiedades, verás un cuadro de texto con el nombre que Excel ha asignado a la tabla.
Ya que este es un cuadro de texto editable puedo cambiar el nombre a MiTabla y para finalizar pulsaré Enter y habré cambiado el nombre de la tabla.
Si quieres revisar los nombres de todas las tablas que hay en tu archivo de Excel, puedes ir a la pestaña Fórmulas y pulsar el botón Administrador de nombres y verás el listado de tablas que hay en tu libro, así como la hoja y el rango de celdas donde se encuentran.
Cerraré este cuadro de diálogo porque voy a mostrarte lo fácil que es agregar nuevos datos a una tabla.
Quiero que observes que, en la celda que en este momento muestra el número 84, en su esquina inferior derecha hay un pequeñísimo indicador que nos avisa que esa celda es la última de la tabla.
Si colocamos el puntero del ratón sobre dicho indicador se mostrará como dos flechas y en ese momento podremos arrastrarlo hacia abajo para agregar filas a la tabla o también podemos arrastrarlo a la derecha para agregar columnas.
Voy a pulsar el botón Deshacer para mostrarte otro método que tenemos disponible para agregar datos y que es muy sencillo.
En este método solo debemos ingresar la nueva información en la parte inferior de la tabla y Excel será capaz de identificarla como una nueva fila y le aplicará el formato de tabla automáticamente.
Por ejemplo, ingresaré el nombre Paco y pulsaré Enter y en seguida el nombre Luis y pulsaré Enter.
Esta es una gran ventaja, ya que no tenemos que invertir tiempo en aplicar colores de relleno o aplicar bordes a las nuevas filas de los datos.
Con solo ingresar nueva información por debajo de la tabla, Excel la reconocerá automáticamente.
Lo mismo sucederá si ingreso un texto en la columna de la derecha, Excel la incluirá como una nueva columna de la tabla.
Ingresaré el texto Total en la celda F1 y al pulsar Enter se aplicará automáticamente el estilo a todas las celdas de la columna.
Otra ventaja que nos dan las tablas es la facilidad que tenemos para eliminar columnas o filas.
Para eliminar una columna, hago clic derecho en cualquier celda de la columna y elijo la opción Eliminar y en seguida la opción Columnas de la tabla.
Para eliminar la fila podemos seguir el mismo procedimiento anterior, pero te mostraré un método alterno.
Activaré las celdas de las filas que quiero eliminar y en la pestaña Inicio, dentro del grupo Celdas, haré clic en el menú del botón Eliminar y elegiré la opción Eliminar filas de la tabla.
Considera que esta opción del botón Eliminar solo se mostrará cuando hemos activado previamente una celda de tabla.
El comando Eliminar también muestra la opción Eliminar columna de la tabla y por lo tanto podrás usar cualquiera de los dos métodos que acabo de mostrar ya sea con las opciones del botón Eliminar o haciendo clic derecho sobre las celdas y eligiendo la opción Eliminar.
Ya que estamos revisando los comandos del grupo Celdas, haré clic en el botón Insertar y tendremos los comandos “Insertar filas de la tabla encima” e “Insertar columnas de la tabla a la izquierda”.
Si hago clic en “Insertar columnas” tendremos una nueva columna a la izquierda de la celda activa.
Estos mismos comandos los tendremos disponibles al hacer clic derecho sobre las celdas de la tabla y elegir la opción Insertar.
Voy a eliminar la columna recién insertada para mostrarte cómo podemos mover la tabla completa a una nueva posición.
Para mover la tabla, activaré una de sus celdas y moveré el puntero del ratón hacia cualquiera de sus extremos.
Puedes notar que el puntero se mostrará como cuatro flechas y eso mismo sucederá si lo colocas en cualquiera de los extremos de la tabla.
Al hacer clic se seleccionarán todas las celdas automáticamente y, manteniendo pulsado el ratón, arrastramos las celdas hacia la posición deseada.
Otra manera de seleccionar toda la tabla es usando el atajo de teclado Ctrl + E, lo cual seleccionará las celdas con datos, pero si volvemos a pulsar el atajo Ctrl + E, se seleccionará toda la tabla y podremos moverla a la nueva posición.
Si el atajo Ctrl + E no funciona en tu versión de Excel, puedes usar el atajo Ctrl + Shift + Espacio que de igual manera seleccionará la tabla.
Otro beneficio que tenemos con las tablas es la facilidad de mover columnas y filas.
Para mover una columna, es necesario seleccionarla previamente y eso lo podemos hacer desde su encabezado.
Al colocar el puntero del ratón en el borde superior de la celda del encabezado, el puntero se mostrará como una flecha hacia abajo y al hacer clic seleccionaremos los datos de la columna y con un segundo clic seleccionaremos la columna entera.
En seguida, colocamos el puntero del ratón en alguno de los extremos de la selección y movemos la columna a la posición deseada.
Lo mismo sucede con las filas, si quiero mover la fila de Verónica hacia la primera posición de la tabla, colocaré el puntero del ratón en el extremo izquierdo de la fila y en cuanto se muestre la flecha hacia la derecha haré clic y se seleccionará la fila entera.
En seguida, arrastro la fila hacia arriba y hemos cambiado de posición los datos de Verónica.
La siguiente característica que te mostraré es uno de los beneficios que obtenemos al haber convertido nuestros datos en una tabla y me refiero a la fila de totales.
En el pasado era necesario crear manualmente las fórmulas que sumarían los datos de la tabla, tal como se mostraba en el ejemplo de la Hoja1 donde usé la función SUMA para obtener el total de las columnas.
Sin embargo, para cualquier tabla de Excel podremos activar una fila de totales con tan solo ir a la pestaña Diseño de tabla y activar la caja de selección Fila de totales.
De inmediato se mostrará el total para la columna Impuesto y si quiero obtener el total de la columna Subtotal, solo debo activar la celda y elegir la opción Suma de la lista desplegable.
Como has podido observar, podemos elegir entre varias opciones de cálculo.
Tenemos disponible la suma, el promedio, el recuento, así como el máximo y mínimo entre otros.
Lo mejor de todo es que esta fila de totales es sensible a los filtros, por ejemplo, en la columna Producto haré clic en el botón de filtro y quitaré la selección de todos los productos y solamente dejaré activa la opción Lápiz.
Al momento de aceptar los cambios, la fila subtotales hará el cálculo solo de las filas visibles y esto se debe a que las fórmulas de esta fila están usando la función SUBTOTALES la cual permite hacer cálculos considerando solo los valores visibles.
Removeré el filtro de la columna Producto y de nuevo verás que la fila de totales actualiza los cálculos automáticamente.
De esta manera tenemos un trabajo sincronizado entre los filtros de la tabla y la fila de totales.
Otra característica que debes conocer sobre las tablas de Excel es que han introducido el uso de las referencias estructuradas.
Si nunca has escuchado hablar de ese tipo de referencias, te las mostraré con un ejemplo.
Agregaré una nueva columna con solo ingresar el título Total y Excel la reconocerá automáticamente como una nueva columna.
En la primera celda ingresaré el símbolo igual y haré clic en la celda de la columna Subtotal y quiero que observes que Excel no ha colocado una referencia tradicional, sino que ha colocado el nombre de la columna Subtotal precedida por una arroba.
Este tipo de referencia la conocemos como referencia estructurada.
Ingresaré el símbolo más y en seguida haré clic en la celda de la columna Impuesto y de igual manera se insertará una referencia estructurada para la columna Impuesto.
No entraremos en muchos detalles sobre las referencias estructuradas, pero te diré que el símbolo arroba se encarga de pedirle a Excel que obtenga la misma fila de la columna.
En este caso, la fórmula se encarga de obtener el valor de la columna Subtotal que se encuentra en la misma fila y le sumará el valor de la columna Impuesto que también se encuentra en la misma fila.
Al pulsar Enter, obtenemos la suma de ambos valores y además Excel ha copiado automáticamente la fórmula hacia abajo.
Este tipo de fórmulas suelen ser más intuitivas ya que podemos ver claramente el nombre de las columnas que están involucradas en el cálculo.
La siguiente funcionalidad que te mostraré es conocida como la Segmentación de datos y es una alternativa a los filtros de la tabla con la diferencia de que es una alternativa muy visual.
Para activar la Segmentación de datos, vamos a la pestaña Diseño de tabla, y dentro del grupo Herramientas, haré clic en el botón Insertar segmentación de datos.
Excel nos permitirá crear la segmentación de datos para cada una de las columnas de la tabla.
Elegiré la opción Producto y haré clic en el botón Aceptar y se insertará un panel con el nombre de la columna Producto y la lista de valores únicos de dicha columna.
Si queremos ver solo las filas del producto Lápiz, hacemos clic sobre dicha opción y de inmediato los datos son filtrados para mostrar la información requerida.
Puedo hacer clic en Agenda y ahora se mostrarán esas filas y si quiero que se muestren también los datos del producto Lápiz, entonces pulso el botón Selección múltiple y hago clic en la opción Lápiz y ahora se despliegan ambos productos.
Si no quieres usar el botón de selección múltiple, puedes desactivarlo y para seleccionar varios elementos deberás mantener pulsada la tecla Control.
Yo pulsaré la tecla Control y haré clic en el producto Reloj y ahora se mostrarán tres productos en la tabla.
Para borrar el filtro, hacemos clic en el botón que se muestra en la esquina superior derecha del panel y se volverán a mostrar todos los productos.
La segmentación de datos nos permite elegir los valores que estarán visibles en nuestra tabla.
El último beneficio que te mostraré de las tablas de Excel es cuando las usamos como una fuente de datos para un gráfico o una tabla dinámica.
Activaré la Hoja3 donde tengo los datos de ventas de los primeros meses del año de una empresa y voy a convertirlos en una tabla con el atajo Ctrl + T.
Hago clic en el botón Aceptar y estará lista nuestra tabla.
En seguida iré a la pestaña Insertar y dentro del grupo gráficos haré clic en el botón de Gráficos de columna y elegiré el gráfico de Columnas agrupadas y tendremos listo nuestro gráfico con los meses del año en el eje horizontal.
La ventaja de haber creado un gráfico basado en una tabla es que puedo agregar el mes de Julio al final de la tabla con la cantidad 600 en ventas y veremos reflejada de inmediato la información en el gráfico sin necesidad de actualizar el origen de datos.
Esta es la ventaja de crear gráficos basados en tablas de Excel y sucederá lo mismo con las tablas dinámicas.
Activaré una celda de la tabla e iré a la pestaña Insertar y dentro del grupo Tablas pulsaré el botón Tabla dinámica y haré clic en el botón Aceptar.
Activaré los dos campos para que se muestren en la tabla dinámica y puedes ver todos los meses hasta Julio.
Regresaré a la Hoja3 y agregaré el mes de agosto al final de la tabla con un valor de 700 en la columna de ventas.
Puedes ver que el gráfico ya muestra el mes de agosto y ahora iré a la Hoja 4 y haré clic derecho sobre la tabla dinámica y elegiré la opción Actualizar y también tendremos el mes de agosto.
En el pasado, cuando no existían las tablas de Excel y queríamos agregar nueva información a la tabla dinámica era necesario redefinir el rango de origen para que se mostraran los nuevos datos.
Las tablas de Excel serán una excelente opción para ser usadas como el origen de datos de gráficos y de tablas dinámicas.
Con esto hemos concluido una revisión exhaustiva de los beneficios que nos ofrecen las tablas de Excel y espero que estas características te ayuden a tomar la decisión de usar tablas de Excel en tu trabajo cotidiano.