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Hoy te mostraré algunos consejos que mejorarán la presentación de tus gráficos en Excel y como resultado será mucho más fácil la comprensión de los datos.
En esta hoja tengo mi tabla de Excel, así que me aseguro de activar una celda de la tabla y en seguida voy a la pestaña Insertar y pulsaré el botón de gráfico de columnas y elegiré el gráfico de columna agrupada.
Voy a hacer clic en alguna de las esquinas del gráfico para aumentar su tamaño de manera que podamos visualizarlo mejor en pantalla.
Ya que en este gráfico tenemos una sola serie de datos, es decir, en cada mes solo se mostrará una sola columna, entonces puedo aumentar el ancho de las columnas.
Así que, haré clic derecho sobre cualquiera de las columnas y elegiré la opción “Dar formato a serie de datos” y se mostrará el panel a la derecha.
La opción que nos interesa es el Ancho del intervalo que se refiere al espacio que existe entre cada una de las columnas.
Así que, debemos reducir dicho espacio para que se incremente el ancho de la columna.
Puedes utilizar el control deslizante y moverlo hacia la izquierda para disminuir el porcentaje o puedes activar la caja de texto para editar directamente el valor.
Yo ingresaré el 60% y pulsaré la tecla Entrar y nuestras columnas estarán más anchas.
Para cerrar el panel de la derecha simplemente debes hacer clic en el botón cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha del panel.
Ahora nuestras columnas se ven más anchas y se puede percibir mejor la diferencia entre cada una de ellas.
El segundo consejo es remover las líneas de división principales que son esas líneas horizontales de color gris que se muestran detrás de las columnas.
Para eliminarlas, debes hacer una selección muy cuidadosa con el ratón ya que, si haces clic entre las líneas, se seleccionará el área de trazado del gráfico y eso no es lo que queremos.
Debes colocar el puntero del ratón sobre una de las líneas y al hacer clic observarás unos pequeños círculos al principio y al final de cada línea y eso nos indicará que las hemos seleccionado correctamente.
Para eliminarlas pulsaré la tecla Suprimir y habrán desaparecido del gráfico.
El tercer tip es colocar las etiquetas de datos en cada columna, es decir, que cada columna muestre el valor de ventas que le corresponde y para eso debes hacer clic en el gráfico y se mostrarán unos botones en la esquina superior derecha y deberás hacer clic en el primero de ellos que corresponde a los Elementos de gráfico.
Dentro de la lista deberás buscar la opción Etiquetas de datos y activar la casilla correspondiente y con eso cada columna del gráfico mostrará el monto de ventas de cada mes.
En este momento esos montos no tienen un formato de moneda y el gráfico los muestra tal como se encuentran en la tabla.
Así que, seleccionaré las celdas de la columna Ventas y en la pestaña Inicio, dentro de la lista de formatos, elegiré la opción Moneda y en seguida haré clic dos veces en el botón disminuir decimales y con esto los números tendrán el formato deseado tanto en la tabla como en el gráfico.
Los últimos dos consejos que compartiré contigo son los más interesantes, pero requieren del uso de fórmulas.
Así que te pido que pongas mucha atención y sigas los mismos pasos si quieres replicarlos en tus propios reportes.
Lo primero que te mostraré es cómo crear un título de gráfico dinámico, es decir, que cambie automáticamente.
Y para ello vamos a destinar la celda E1 para obtener el último mes de la tabla de manera que el título de nuestro reporte siempre muestre el último mes.
Ingresaré el símbolo igual y en seguida la función INDICE.
Esta función nos devolverá el valor de una celda de la tabla con solo indicarle la fila que necesitamos.
En su primer argumento debemos indicarle el rango de celdas que utilizará para la búsqueda y por lo tanto seleccionaré con el ratón las celdas que tienen los meses del año y Excel insertará automáticamente la referencia adecuada a dicha columna.
En seguida ingresaré la coma para indicar el segundo argumento de la función que es la fila que necesito.
Recuerda que, si en tu país se utiliza el punto y coma, deberás ingresarlo como el separador de argumentos de la función.
Ahora utilizaré la función CONTARA que me ayuda a contar el número de celdas “no vacías” dentro de un rango y como argumento volveré a hacer la misma selección de celdas.
Cierro el paréntesis de la función CONTARA y en seguida el paréntesis de la función INDICE y al pulsar Entrar, obtendremos el nombre del último mes en la tabla.
En seguida voy a hacer clic en el título del gráfico y para vincularlo con el valor de la celda E1, activaré la barra de fórmulas e ingresaré el símbolo igual y en seguida haré clic en la celda E1 y Excel insertará la referencia a dicha celda.
Al pulsar Entrar, el título del gráfico mostrará el valor de la celda E1.
Ahora observa lo siguiente, voy a mover el borde inferior de la tabla hacia arriba de manera que excluya el mes de junio y en ese momento, cambia el valor de la celda E1 y también el título de nuestro gráfico.
Voy a modificar un poco la fórmula de la celda E1 para concatenar una cadena de texto así que ingreso comillas dobles y en seguida las palabras “Reporte hasta” y dejo un espacio al final y cierro las comillas dobles.
En seguida utilizo el ampersand para concatenar ambas cadenas de texto y pulso la tecla entrar.
Con este cambio en la fórmula, nuestro gráfico muestra el título Reporte hasta Mayo.
Ahora volveremos a incluir la fila de Junio en nuestra tabla, así que arrastraré el borde inferior de la tabla una fila hacia abajo y el título del gráfico cambiará automáticamente.
Si no quieres que la hoja muestra la cela E1 con el resultado de la fórmula, entonces hago clic derecho sobre el encabezado de columna y elijo la opción Ocultar.
El último tip que te mostraré el día de hoy es útil para resaltar de un color diferente la columna que tenga al valor máximo.
Así que, el primer paso será cambiar el color de las columnas, y para eso haré clic derecho sobre cualquiera de ellas y elegiré la opción dar formato a serie de datos y en seguida haré clic en el botón Relleno y línea y en las opciones de relleno abriré la paleta de colores y elegiré un color gris y cambiarán todas las columnas del gráfico.
Observa que, si vuelvo a hacer clic en la columna correspondiente a marzo, solo se seleccionará dicha columna y puedo cambiar su color y habré resaltado dicha columna.
Si nuestros datos nunca van a ser modificados, entonces hemos terminado, pero ya que ingresaré nuevos valores a la tabla, quiero que se resalte la columna con el valor máximo de una manera dinámica, así que pulsaré el atajo Ctrl + Z para deshacer este último cambio.
Ahora cerraré el panel de la derecha y en la columna C, ingresaré el título de Máximo y Excel lo reconocerá automáticamente como una nueva columna de la tabla.
Activaré la celda inferior e ingresaré una nueva fórmula y la lógica es la siguiente: quiero que todas las filas tengan el valor cero, excepto aquella fila que tenga al valor máximo.
En este ejemplo, la fórmula devolverá el valor cero para todos los meses excepto para marzo en donde quiero tener el mismo valor que en la columna Ventas.
Hagamos la fórmula. Ingreso el símbolo igual y la función SI con el primer paréntesis.
En seguida, hago clic en la celda de la izquierda para incluir su referencia en la fórmula y luego ingreso el símbolo igual porque lo voy a comparar con el valor máximo de toda la columna.
Para eso ingresaré la función MAX y en seguida abro paréntesis y selecciono todas las celdas de la columna Ventas para que Excel coloque la referencia adecuada y cierro el paréntesis de la función MAX.
Con esto voy a comparar cada valor de la columna Ventas para saber si es el máximo, si la comparación es verdadera quiere decir que hemos encontrado ese valor máximo, y por lo tanto quiero que la fórmula me devuelva el mismo valor de la columna Ventas, así que para el segundo argumento de la función SI, ingresaré una coma y haré clic en la celda de la izquierda.
Ingresaré de nuevo otra coma y como tercer argumento el número cero y el paréntesis que termina con los argumentos de la función SI.
De nuevo explico la lógica de esta fórmula.
Con el primer argumento comparamos cada valor de la columna Ventas para saber si es el valor Máximo, si dicha comparación es verdadera, obtendremos el mismo valor de la columna Ventas, pero si es falsa, obtendremos el valor cero.
Al pulsar Entra obtendremos el resultado para toda la columna y puedes notar que solo el mes de marzo tiene un valor mayor a cero.
En el gráfico tenemos ahora dos series de datos y eso lo vamos a corregir en un instante.
Haré clic sobre la columna de color para seleccionar la serie de datos y pulsaré el botón Elementos de gráfico y quitaré la marca de selección de las Etiquetas de datos.
En seguida haré clic derecho sobre la columna de color y elegiré la opción Dar formato a serie de datos y en la opción Superposición de series ingresaré el 100% de manera que las columnas estén sobrepuestas.
Cierro el panel de la derecha y ahora probaremos nuestro gráfico.
Debajo de la tabla, ingresaré el mes de julio con un valor de ventas de 900 y apenas hago este cambio y el gráfico colocará de un color diferente la columna para ese mes.
Supongamos que nos hemos equivocado al ingresar las ventas del mes de febrero, así que colocaré el valor 950, y de inmediato cambiará el color de dicho mes.
Con esto hemos terminado algunos ajustes que puedes hacer a tus gráficos para que faciliten la comprensión de la información.