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Para tomar decisiones en Excel utilizamos la función SI. Esta función evaluará el resultado de una prueba lógica y en caso de que sea verdadero, nos permitirá devolver un valor.
Por el contrario, si el resultado es falso, entonces podremos devolver un valor diferente.
La función SI tienes tres argumentos: El primero es la prueba lógica que será evaluada.
El segundo argumento es el valor que será devuelto en caso de que la prueba lógica sea verdadera y el tercer argumento es el valor devuelto en caso de que el resultado sea falso.
Pero hagamos algunos ejemplos con la función SI para entender claramente su funcionamiento.
En esta hoja tengo la lista de ventas de una empresa que fueron realizadas durante el mes de enero y queremos saber aquellos vendedores que han alcanzado la meta para otorgarles un bono.
La celda F1 nos dice que la meta es de 7500 así que debemos hacer una prueba lógica que nos permita saber si un vendedor obtendrá el bono.
En la celda C2 ingresaré el símbolo igual y la función SI, y como primer argumento debemos ingresar la prueba lógica, y ya que queremos saber si el vendedor alcanzó la meta de ventas, ingresaré la referencia a la celda B2 que es el monto vendido por Arturo e ingresaré el operador mayor o igual que para compararlo con la meta que se encuentra en la celda F1.
Antes de continuar, voy a pulsar la tecla F4 para hacer que esta referencia sea absoluta, ya que quiero que todos los montos de venta sean comparados con la celda F1.
Ya tenemos lista la prueba lógica, así que ahora vamos a decirle a la función SI lo que queremos que devuelva en caso de que el resultado sea positivo.
En el segundo argumento de la función ingresaré el texto “Bono” encerrado en comillas dobles porque es una cadena de texto.
Estos dos argumentos son los obligatorios para la función SI, por lo que cerraré el paréntesis y al pulsar Entrar obtendremos la palabra Bono, porque Arturo vendió más de 7500 y por lo tanto le corresponde el bono.
Copiaré la fórmula hacia abajo y tendremos el resultado para los demás vendedores.
Puedes notar que, cuando la prueba lógica no se cumple, la función SI nos devuelve el valor falso.
Por el contrario, para aquellos valores que son superiores a 7500 hemos obtenido la palabra Bono.
Si no queremos que la función SI devuelva el valor Falso, entonces debemos indicar el tercer argumento de la función.
Editaré la fórmula de la celda C2 y en su tercer argumento ingresaré la cadena de texto “No”.
De esa manera, si el resultado de la función es falso, obtendremos la palabra “no”.
Pulsaré la tecla Entrar y al copiar la fórmula hacia abajo, tendremos la palabra Bono para aquellos que han alcanzado la meta y la palabra “no” para aquellos que no la alcanzaron.
Este es un ejemplo sencillo de la función SI, donde hemos ingresado una prueba lógica y también hemos indicado el valor que la función debe regresar en caso de que el resultado sea verdadero y otro valor en caso de que sea falso.
Activaré la Hoja2 del libro para hacer otro ejemplo con la función SI.
De igual manera tenemos los montos de ventas, pero en esta ocasión tenemos la información de 3 meses y la regla que debemos aplicar es que el bono será para aquellos que tengan un promedio de ventas mayor o igual a 7500.
Una opción para saber si a un vendedor le corresponde el bono, es agregar una nueva columna para calcular el promedio de ventas y de esa manera comparamos ese valor con la meta, pero en este ejemplo no lo haré de esa manera porque quiero mostrarte que podemos utilizar las funciones de Excel dentro de la prueba lógica.
En la celda E2 ingresaré el símbolo igual y la función SI.
Nuestra prueba lógica es comparar el promedio de ventas de Arturo de los meses de enero, febrero y marzo, con a meta indicada en la celda H1, así que ingresaré la función PROMEDIO y como argumento la referencia al rango B2:D2.
La función PROMEDIO nos devolverá un número, y ese resultado lo vamos a comparar con la meta indicada en la celda H1.
Voy a ingresar el operador mayor o igual que y en seguida la referencia H1 y pulso la tecla F4 para convertirla en absoluta.
Con esto terminamos nuestra prueba lógica que comparará el promedio del rango B2:D2 para saber si es mayor o igual al que el monto indicado en la celda H1.
Como segundo argumento ingresaré la cadena de texto “Bono” para saber si le corresponde el bono al vendedor y en caso de que la prueba lógica sea falsa, le pediré a la función que me devuelva la cadena de texto “No”.
Al pulsar Entrar obtendremos la palabra Bono que nos indica que el promedio de ventas de Arturo es mayor que la meta y por lo tanto le corresponde el bono.
Copiaré la fórmula hacia abajo y obtendremos el resultado para los demás vendedores.
Para comprobar que la función SI nos ha devuelto el resultado correcto, en la celda F2 ingresaré el símbolo igual y la función PROMEDIO y como argumento la referencia al rango B2:D2 y al pulsar Entrar podemos comprobar que el promedio de ventas de Arturo es mayor a 7500 y por esa razón la función SI nos devolvió la palabra Bono.
Al copiar la fórmula hacia abajo, podrás ver que solo las filas que tienen la palabra “No” son aquellas con un promedio inferior a 7500, lo que quiere decir que la función SI nos ha devuelto el resultado correcto.
En los dos ejemplos que hemos realizado hasta ahora, hemos devuelto cadenas de texto como resultado.
Hemos obtenido palabra “Bono” cuando el resultado de la prueba lógica es verdadero y la palabra “No” en caso de que sea falso.
En el siguiente ejemplo te mostraré que es posible pedirle a la función SI que realice un cálculo como respuesta al resultado de una prueba lógica.
Activaré la Hoja3 y tenemos los mismos datos del ejemplo anterior, pero la diferencia es que en esta ocasión no devolveremos el palabra Bono sino que, para esos vendedores que hayan alcanzado la meta, calcularemos el monto del bono, el cual será el 20% del promedio de sus ventas en los 3 meses.
Por ejemplo, si el promedio de ventas de Arturo en los tres meses fue de 10 mil, entonces su bono será de 2,000 que es el 20% de 10 mil.
Construyamos esa fórmula que nos ayudará a obtener el monto de los bonos.
En la celda E2 ingresaré el símbolo igual y la función SI y la prueba lógica será la misma del ejemplo anterior.
Ingreso la función PROMEDIO y la referencia al rango B2:D2 y de esa manera obtengo el promedio de ventas de Arturo en los tres meses.
Este valor lo comparamos para ver si es mayor o igual que la meta que se encuentra en la celda H1, y pulso la tecla F4 para convertir la referencia en absoluta.
En caso de que la prueba lógica sea verdadera, vamos a calcular el monto del bono que es el 20% del promedio de ventas.
Como segundo argumento de la función SI, ingresaré de nuevo la función PROMEDIO y la referencia al rango B2:D2 que nos devuelve el promedio de ventas de Arturo y ese monto lo multiplicaremos por el porcentaje indicado en la celda H2 y de igual manera convertiré esta referencia en absoluta porque quiero que todas las fórmulas utilicen este porcentaje.
La multiplicación del promedio de ventas con el porcentaje de la celda H2 es el cálculo que queremos obtener en caso de que la prueba lógica sea verdadera.
Como último argumento de la función SI, ingresaré el número cero porque aquellos que no alcanzaron la meta no tendrán un bono.
Cierro el paréntesis de la función SI y al pulsar Entrar obtenemos el monto del bono que le corresponde a Arturo.
Al copiar la fórmula hacia abajo obtenemos todos los montos calculados y puedes observar que para aquellos que no alcanzaron el bono tenemos el valor cero.
Con esto he demostrado que la función SI puede ejecutar un cálculo en base al resultado de la prueba lógica.
En este ejemplo le hemos pedido que, en caso de que la prueba lógica sea verdadera, se calcule el 20% del promedio de las ventas.
Nada impide que ingresemos un cálculo diferente en caso de que el resultado de la prueba lógica sea falso, pero en este ejemplo simplemente hemos ingresado el valor cero.
Cuando utilizamos otras funciones junto con la función SI, podemos crear fórmulas más complejas, pero lo importante es no olvidar que la función SI solamente tiene 3 argumentos.
La prueba lógica y el valor que será devuelto en caso de que la prueba se verdadera y otro valor en caso de que sea falsa.
Te recomiendo que revises con detenimiento los ejemplos de esta clase.
En cada una de las fórmulas verás que utilizamos los 3 argumentos de la función SI, pero fuimos aumentado la complejidad de cada uno de los argumentos incluyendo el uso de otras funciones.
Es importante familiarizarse con el uso de la función SI porque es ampliamente utilizada en Excel ya que nos ayudará a tomar decisiones en base al resultado de una prueba lógica.