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En esta clase hablaremos sobre el comando “Relleno rápido”.
El comando “Relleno rápido” nos permite realizar tareas sencillas de concatenación, o de separación de texto, y aunque podríamos obtener los mismos resultados creando una fórmula, podemos ahorrarnos ese paso si utilizamos adecuadamente el relleno rápido.
En esta clase te mostraré algunas de las técnicas más útiles de este comando y que nos ayudarán a hacer más eficiente nuestro trabajo.
En esta hoja observas una lista de nombres en la primera columna y todos ellos están con letras mayúsculas.
Nos han pedido cambiar los nombres para que tengan solamente la primera letra de cada palabra en mayúscula.
Aunque podemos crear una fórmula para esto, también podemos utilizar el Relleno rápido para obtener el mismo resultado.
Comenzaré por ingresar el encabezado R1 en la celda B1, ya que una buena práctica para utilizar el Relleno rápido es que los datos tengan un encabezado con un formato diferente, así que además aplicaré el formato negrita al texto de la celda B1.
En seguida activaré la celda B2 e ingresaré el nombre como lo necesito, escribiendo Juan con la primera letra en mayúscula.
Pulso la tecla Entrar y en la celda inferior ingresaré el nombre José Luis, pero apenas he ingresado las primeras letras y el comando Relleno rápido ya estará haciendo una sugerencia para los valores de toda la columna.
Para aceptar esta sugerencia, pulsaré la tecla Entrar y habremos terminado con nuestra tarea gracias al comando Relleno rápido.
En seguida te mostraré otra manera de ejecutar este comando.
En la celda C1 ingresaré el encabezado R2 y también aplicaré el formato negrita.
Para esta columna volveremos a escribir los nombres en mayúsculas y para eso, en la celda C2 ingresaré el nombre JUAN en mayúsculas y pulsaré la tecla Entrar.
Si ingreso las primeras letras del nombre JOSE LUIS, de nueva cuenta el Relleno rápido hará una sugerencia, pero voy a pulsar la tecla de Escape para descartarla y de nuevo pulsaré la tecla de Escape para cancelar el ingreso de texto de la celda C3.
La celda superior ya tiene un ejemplo del resultado que queremos obtener en esta columna, así que es posible ejecutar el comando relleno rápido desde la pestaña Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, hacemos clic en el botón Relleno rápido y Excel colocará las cadenas de texto en todas las celdas de la columna C.
Como has podido observar, el comando Relleno rápido hace la sugerencia en base a uno o dos ejemplos que hayamos ingresado previamente en la columna.
Excel tomará dichos ejemplos y hará una sugerencia automática para el resto de las filas.
Hagamos otro ejemplo. Activaré la Hoja2 del libro y en la primera columna tengo una lista de nombres con apellidos y necesito separarlos en las columnas B y C.
En la celda B2 ingresaré el nombre Juan y pulsaré la tecla Entrar.
En seguida ingresaré el nombre José y el comando relleno rápido detecta que queremos extraer la primera palabra de la columna A y por lo tanto hará una sugerencia para el resto de las celdas.
Pulso la tela Entrar y he terminado con los nombres.
En seguida activaré la celda C2 e ingresaré el apellido González y pulsaré la tecla Entrar.
En la celda C3 comenzaré a ingresar el apellido Rodríguez y pulsaré la tecla Entrar para aceptar la sugerencia del comando Relleno rápido.
Así de sencillo ha sido separar los nombres y apellidos.
Debes considerar que en este ejemplo todos los nombres de la columna A tienen exactamente dos palabras y por esa razón el comando relleno rápido puede separarlas fácilmente.
Continuemos con los ejemplos del relleno rápido.
En la celda D2 vamos a extraer las iniciales del nombre y para eso ingresaré la letra J y la letra G para Juan González.
Pulsaré la tecla Entrar y en esta nueva celda ingresaré las letras JR que son las iniciales de José Rodríguez.
En este caso no hemos obtenido una sugerencia del relleno rápido, pero podemos ir a la pestaña Datos y pulsar el botón Relleno rápido y obtendremos las iniciales para cada nombre.
Para nuestro siguiente ejemplo, invertiremos el orden del nombre y el apellido.
En la celda E2 ingresaré el apellido González seguido del nombre Juan y pulsaré la tecla entrar.
En seguida el apellido Rodríguez y obtendremos la sugerencia de Relleno rápido así que pulsaré la tecla Entrar para obtener todos los valores.
Haré doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna E para ajustar el ancho.
Finalmente te mostraré que es posible insertar algún carácter adicional a la nueva cadena de texto que estamos formando y en este último ejemplo ingresaremos el apellido seguido de una coma y el nombre.
En la celda F2 ingresaré el apellido González seguido de una coma y posteriormente el nombre Juan.
Pulsaré la tecla Entrar y al ingresar el apellido Rodríguez en la celda inferior, obtendremos la sugerencia del Relleno rápido.
De esta manera puedas incluir caracteres o cadenas de texto adicionales y el relleno rápido las incluirá en los nuevos valores.
Es muy importante que consideres que, cada una de estas celdas contiene una nueva cadena de texto y no depende de las columnas adyacentes.
Si cambio el nombre de la celda A2 por Pedro, en lugar de Juan, las celdas de la derecha no se actualizarán automáticamente.
Con estos ejemplos que hemos realizado hasta ahora, ya tienes una buena idea del funcionamiento del comando Relleno rápido.
Pero hagamos algunos ejemplos adicionales para ver otras aplicaciones que podemos darle a este comando.
Activaré la Hoja3 y aquí tenemos tres columnas.
La primera con el primer nombre de la persona, en seguida el segundo nombre y finalmente el apellido.
Queremos utilizar el Relleno rápido para crear una nueva columna que incluya los valores de las tres columnas anteriores.
En la celda D2 ingresaré el nombre Juan y el apellido Navarro y pulsaré la tecla Entrar.
En seguida ingresaré el nombre María y pulsaré la tecla Entrar pero puedes observar que en el caso de María no se ha incluido el segundo nombre.
Esto sucede porque el comando Relleno rápido no detectó un valor en la segunda columna para Juan Navarro y por lo tanto omite esa columna para el resto de filas, pero eso lo podemos solucionar si para María ingresamos su segundo nombre y al pulsar Entrar, el comando Relleno rápido incluirá el segundo nombre en aquellas filas que lo requieran.
El comando Relleno rápido hace una sugerencia basada en los patrones de datos y el texto que estamos ingresando.
Recuerda que no es un comando que pueda hacer cosas complejas, ya que para eso están las fórmulas, pero definitivamente nos ahorrará una gran cantidad de tiempo en este tipo de operaciones.
Activaré la Hoja4 donde observas una lista de fechas.
Voy a seleccionarlas todas con el atajo Ctrl + Shift + Flecha abajo y en la pestaña Inicio, cambiaré su formato a fecha larga.
En la celda B2 ingresaré la cadena de texto viernes y en seguida iré a la pestaña Datos y pulsaré el comando relleno rápido y tendremos los días de la semana para cada una de las fechas.
En la celda C2 ingresaré el número 4, que es el día de la fecha en la celda A2 y pulsaré el comando Relleno rápido y tendremos el número de día para cada fecha.
Para el mes ingresaré la cadena de texto enero y de nuevo ejecutamos el comando Relleno rápido.
En la celda E2 ingresaré el año 2013 y al pulsar el Relleno rápido obtendremos el año de cada fecha.
En uno de los ejemplos anteriores ingresamos una coma para separar el apellido y el nombre y en esta ocasión insertaré una nueva palabra.
En la celda F2 ingresaré el número 4 que es el día de la fecha y en seguida la palabra “de” seguida del nombre del mes, que en este caso es enero, y terminaré pulsando el botón del comando Relleno rápido.
De esta manera podemos utilizar este comando para extraer rápidamente cualquier parte de una fecha y que podrías utilizar eventualmente en algún otro cálculo.
Activaré la Hoja5 y para nuestro último ejemplo, crearemos una nueva cadena de texto con formato de número telefónico que tenga el código de área entre paréntesis y seguido del número telefónico separado por un guion medio después del tercer dígito.
En la celda B2 ingresaré el paréntesis y el número 433 y cierro el paréntesis seguido de un espacio y el número 341 y un guion medio y el número 1231.
Pulso la tecla entrar y enseguida el botón de Relleno rápido y tendremos las cadenas de texto para el resto de los números.
Si por alguna razón este comando no está funcionado en tu versión de Excel, es probable que esté deshabilitado.
Puedes revisar, haciendo clic en Archivo, Opciones y se abrirá un cuadro de diálogo donde deberás hacer clic en Avanzadas y en la sección “Opciones de edición” deberás asegurarte que está activa la caja de selección “Relleno rápido automático”.
Es importante familiarizarse con el comando Relleno rápido y conocer los beneficios que nos ofrece ya que puede ayudarnos a realizar rápidamente tareas cotidianas y acabar en menos tiempo nuestro trabajo.