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La validación de datos nos ayudará a restringir el tipo de dato, o valores, que pueden ser ingresados en las celdas de nuestra hoja.
Esto nos traerá muchos beneficios ya que uno de los grandes problemas del análisis de datos es identificar y tratar de corregir esa información que ha sido ingresada de manera incorrecta o aquella información que no hace sentido para los datos que queremos analizar.
Por ejemplo, si queremos capturar las edades de algunas personas, sabemos que esa información tendría que ser un número entero.
De manera predeterminada, Excel no coloca una restricción para los números que podemos ingresar en una celda y en este ejemplo podríamos ingresar el número 1000, lo cual no haría sentido como el valor de Edad de una persona.
De igual manera, si alguien captura un texto, como veinte, entonces eso impediría que posteriormente podamos agrupar u ordenar los datos en base a la edad de las personas.
Voy a borrar los valores que acabo de ingresar en la columna Edad para mostrarte cómo podemos utilizar la validación de datos para restringir el tipo de dato en esta columna.
El primer paso es seleccionar la celda, o el rango de celdas, sobre el cual se aplicará la regla de validación de datos y en seguida debemos ir a la pestaña Datos y dentro del grupo Herramientas de datos encontraremos el comando Validación de datos.
Al hacer clic en este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá crear el Criterio de validación que deberán cumplir los datos que sean ingresados en las celdas.
En este momento, se permite el ingreso de cualquier valor como lo puedes notar en la lista desplegable.
El primer paso es elegir el tipo de dato que vamos a permitir en nuestras celdas y para este ejemplo elegiré la opción Número entero.
En seguida se mostrarán algunas opciones adicionales que nos permitirán indicar mayor detalle sobre el Criterio que estamos creando.
La segunda lista desplegable tiene varias opciones, pero por ahora dejaré seleccionada la opción Entre que me permite indicar un rango de valores válidos.
En el valor mínimo ingresaré el número 1 y en el valor máximo el número 120 y esto quiere decir que permitiremos la captura de números entre 1 y 120 para la columna Edad y para cualquier valor diferente se mostrará un mensaje de error.
Pulsaré el botón Aceptar y se habrá creado el criterio de validación para todas las celdas de la columna Edad.
Para probar la validación de datos, intentaré ingresar el número mil tal como lo hice anteriormente.
Al pulsar Entrar, se muestra un mensaje de Error diciendo que el valor no coincide con las restricciones de validación de datos definidas para la celda.
Si pulso el botón Reintentar, me dejará cambiar el valor de la celda.
En esta ocasión intentaré ingresar la cadena de texto “veinte”, al pulsar la tecla Entrar volveremos a ver el mensaje de error.
Pulsaré el botón Cancelar para dejar la celda en blanco e ingresaré el número 27 y en esta ocasión no habrá problema alguno porque dicho valor se encuentra dentro del rango que definimos en nuestro criterio de validación de datos.
Puedes hacer la prueba en cualquier celda de la columna Edad y comprobarás que solo podremos ingresar valores enteros entre 1 y 120.
Algo importante que debes recordar, es que el criterio no se agregará automáticamente al momento de insertar nuevas filas a tus datos.
Por ejemplo, al final de la lista ingresaré mi nombre, Moisés y en la columna de la derecha podré ingresar el número mil y no recibiré advertencia alguna sobre este valor.
Para aplicar el mismo criterio rápidamente, puedo copiar la celda B15 hacia abajo arrastrando el controlador de relleno.
Esta acción copiará la validación de datos de las celdas y si intento ingresar de nuevo el número mil, se mostrará la advertencia de Excel.
Cuando copiamos y pegamos el contenido de una celda, también estaremos copiando cualquier validación de datos que tenga.
Por ejemplo, copiaré la celda B16 con el atajo Ctrl+C y en seguida activaré la celda E1 y haré clic derecho para elegir el comando Pegado especial.
Este cuadro de diálogo nos muestra todos los formatos y valores que serán copiados a la celda destino y en este momento tenemos seleccionada la opción Todo, pero haré clic en la opción Validación y pulsaré el botón Aceptar.
La celda E1 se muestra igual, pero si intento ingresar el número mil, recibiremos la advertencia de validación de datos.
Ya que es imposible detectar a simple vista las celdas que tienen validación de datos, te mostraré la mejor manera de identificarlas rápidamente y para eso debemos ir a la pestaña Inicio y dentro del grupo Edición haré clic en el botón Buscar y seleccionar y elegiré la opción Ir a Especial.
En este cuadro de diálogo activaré la opción “Celdas con validación de datos” y dejaré activa la opción Todos.
Al pulsar el botón Aceptar, se seleccionarán las celdas que tienen validación de datos y podría aplicar un color de relleno de celda para identificarlas fácilmente.
Para finalizar voy a activar la Hoja2 y mostrarte un método muy sencillo para insertar nuevas filas que ya tengan la validación de datos.
El primer paso es crear el criterio de validación de datos y para eso activaré la celda B2 y enseguida iré a la pestaña Datos y pulsaré el botón Validación de datos y crearé el criterio para el número entero entre 1 y 120 que es la misma regla que creamos en nuestro ejemplo anterior.
Para finalizar pulsaré el botón Aceptar y con eso habremos creado el criterio para la celda B2.
En seguida pulsaré el atajo CTRL+T para convertir este rango en una tabla y terminaré con el botón Aceptar.
Ahora tenemos una tabla de Excel y la columna Edad tiene la validación de datos que configuramos anteriormente.
Voy a ingresar la edad 37 para Juan y pulsaré la tecla Tabulador y en la segunda fila de la tabla ingresaré el nombre Francisco y para comprobar que la celda B3 ya tiene la validación de datos, ingresaré el número 200 y al pulsar la tecla Entrar obtendremos el mensaje de error.
Esto quiere decir que, si tus datos están en una tabla, Excel se encargará de copiar automáticamente la validación de datos a las nuevas filas.