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Las tablas de Excel como las conocemos hoy en día aparecieron a partir de la versión 2007 y son una herramienta muy útil para analizar los datos contenidos en nuestras hojas.
Cuando creamos una tabla, nuestros datos son tratados de una manera especial y diferente y tendremos funcionalidad que no podríamos lograr con un rango de celdas normal y en esta clase te mostraré esas diferencias, así como 9 características especiales que debes conocer sobre las tablas de Excel.
En esta hoja tengo un rango de celdas con datos y cada columna tiene un encabezado.
Puedo aplicar un filtro haciendo clic en el botón Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio y elegir el comando Filtro, pero ya que a mí me gustan los atajos de teclado, me aseguro de activar una celda dentro del rango de datos y pulso la combinación Ctrl + Shift + L y con eso se activarán los filtros para cada columna.
Puedes pulsar de nuevo Ctrl + Shift + L para desactivar los filtros y pulsar de nuevo el atajo para activarlos.
Muchos usuarios de Excel solamente utilizan los filtros para analizar sus datos y se están perdiendo los beneficios de las tablas y eso es lo que te mostraré a continuación.
Activaré la Hoja2 de este libro y observarás el mismo rango de datos que la hoja anterior, pero este rango lo convertiremos en una tabla.
Para crear la tabla puedes ir a la pestaña Insertar y pulsar el comando Tabla y se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla y puedes ver que Excel ha detectado correctamente nuestro rango de datos porque se observa un borde punteado alrededor de las celdas.
Voy a pulsar el botón Cancelar, porque quiero mostrarte que podemos crear una tabla utilizando el atajo Ctrl + T y eso mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Crear tabla.
Me aseguro de tener marcado el cuadro de selección que indica que la tabla tiene encabezados y finalmente pulso el botón Aceptar.
Con esto hemos convertido nuestro rango de celdas en una tabla de Excel y lo primero que puedes notar es el formato que se ha aplicado a las celdas y también puedes ver que los encabezados de columna tienen un filtro.
Pareciera que la única diferencia que existe con los datos de la Hoja1 es el color de las celdas, pero no es así y a continuación te lo demostraré.
La primera característica distintiva de una tabla es el comportamiento de los encabezados de columna.
Quiero que pongas atención en los encabezados de la hoja, es decir, en las letras de las columnas.
Cuando tenemos una tabla de Excel en la hoja y nos desplazamos hacia abajo, Excel dejará de mostrar las letras de las columnas y mostrará el texto de los encabezados de la tabla y permanecerán ahí hasta se pierda de vista la tabla o en el momento en que regresemos a la parte superior de la hoja.
Si activo la Hoja1 y me desplazo hacia abajo en la hoja, nunca verás un reemplazo en los encabezados de columna, sino que siempre se mostrarán las letras.
Regresaré a la Hoja2 porque debo decirte que, para tener este efecto en los encabezados de columna, debemos activar previamente una celda de la tabla.
Si activo cualquier celda en blanco de la hoja y me desplazo hacia abajo, no veremos dicho efecto.
Es necesario activar una celda dentro de la tabla y entonces Excel reemplazará los encabezados de columna de la hoja al momento de movernos hacia abajo.
La segunda característica de una tabla es que tiene asociado un nombre.
Cuando acabamos de crear una tabla, Excel le asignará un nombre genérico como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc.
Para ver ese listado de tablas, debemos ir a la pestaña Fórmulas y pulsar el botón Administrador de nombres.
Aquí puedes ver que Excel ha asignado el nombre Tabla1 y puedo pulsar el botón Modificar y asignar un nombre más amigable.
Para este ejemplo ingresaré el nombre VentasT1, es decir, ventas del primer trimestre y para terminar pulsaré el botón Aceptar.
Finalmente pulsaré el botón Cerrar para salir del administrador de nombres.
La tercera característica que voy a mostrarte, es que al copiar una tabla y pegarla en otra Hoja, Excel creará automáticamente otra tabla.
Voy a agregar dos hojas nuevas al libro y regresaré a la Hoja2 para seleccionar la tabla que voy a copiar.
Puedes hacer la selección con el ratón, pero también puedes pulsar el atajo Ctrl + Shift + Espacio y se seleccionarán los datos y si pulso de nuevo Ctrl + Shift +Espacio se seleccionarán también los encabezados.
Si tienes una versión de Excel donde funciona el atajo Ctrl + E para seleccionar el rango actual, también podrás utilizar dicho atajo.
En seguida pulsaré Ctrl + C para copiar los datos, pulso el atajo Ctrl + AvPág para moverme a la siguiente hoja y en seguida el atajo Ctrl + V para pegar la tabla.
De nueva cuenta pulsaré el atajo Ctrl + AvPág para activar la siguiente hoja y de nuevo pulso Ctrl + V para pegar la tabla.
Tal vez eso fue un poco rápido, pero quiero que veas los beneficios de los atajos de teclado en Excel.
Lo único que he hecho con estos atajos es copiar la tabla de la Hoja2 y la he pegado en la Hoja3 y en la Hoja4, así que ahora activaré la Hoja3 y cambiaré el nombre del primer mes a Abril y en seguida copiaré ese valor a la derecha y Excel completará automáticamente los meses siguientes y con eso podremos distinguirla de la tabla anterior.
En seguida iré a la Hoja4 y también cambiaré el primer mes a Julio y de nuevo copiaré la celda a la derecha para tener los meses de Agosto y Septiembre y ahora ya tenemos encabezados diferentes en todas nuestras tablas.
La cuarta característica que voy a mostrarte es que podemos cambiar fácilmente el formato y estilo de una tabla.
Activaré la pestaña Diseño que se encuentra dentro de las Herramientas de tabla y haré clic en el botón Estilos rápidos y elegiré el estilo naranja.
En seguida activaré la Hoja3 y de nuevo haré clic en el botón de Estilo rápidos y elegiré el estilo verde.
Antes de mostrarte la siguiente característica, iré a la pestaña Fórmulas y haré clic en el botón Administrador de nombres y puedes ver que ahora tenemos 3 tablas.
Activaré la tabla de la Hoja3 y pulsaré el botón Modifcar y cambiaré el nombre a VentasT2 y pulsaré el botón Aceptar.
Luego elegiré la tabla de la Hoja4 y pulsaré Modificar y cambiaré su nombre a VentasT3 y pulsaré el botón Aceptar y ahora tenemos nuestras 3 tablas con nombres descriptivos.
Haré clic en el botón Cerrar y en seguida activaré la Hoja1 para mostrarte la característica Número 4 de las tablas y es que su nombre aparecerá en el cuadro de nombres.
Puedes ver la tabla VentasT1, VentasT2 y VentasT3.
Lo mejor es que puedo seleccionar cualquiera de sus nombres y Excel me llevará automáticamente a la hoja donde se encuentra la tabla.
Elegiré la Tabla VentasT2 y Excel nos llevará a la hoja donde se encuentra dicha tabla.
Luego activaré la tabla VentasT3 y finalmente puedo moverme a la tabla VentasT1.
De esta manera podemos localizar rápidamente los datos dentro de un libro y eso será de mucho beneficio cuando tengamos la información distribuida en varias hojas.
La característica número 5 es la facilidad que tendrás para agregar nuevas filas o columnas a la tabla.
Y para eso quiero que observes que en la esquina inferior derecha de la tabla se muestra un indicador muy pequeño que apenas es posible visualizar, pero al momento de colocar el puntero del ratón sobre esa esquina, cambiará su apariencia y cuando lo arrastramos hacia abajo aumentaremos las filas de la tabla y podrás ver que Excel ha aplicado automáticamente el estilo adecuado a cada una de las filas.
De nuevo colocaré el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la tabla y lo arrastraré a la derecha y se creará una nueva columna.
De esa manera podrás agregar fácilmente columnas y filas a cualquier tabla de Excel.
Pasemos a la siguiente característica y para eso activaré la Hoja1, porque quiero que recordemos un poco sobre nuestra clase de la Autosuma, aprendimos que podemos agregar fácilmente la suma de cada columna si seleccionamos el rango de celdas y la fila inmediata inferior y ejecutamos el comando Autosuma.
Yo pulsaré el atajo Alt + igual, que equivale a pulsar las teclas Alt + Shift + Cero y se insertará el resultado en la última fila.
Activaré la Hoja3 para mostrarte que las tablas en Excel nos facilitan mucho la creación de una fila de totales y esa es la característica número 6.
Lo único que debemos hacer es activar cualquier celda de la tabla y en la pestaña Diseño activamos la caja de selección de la fila totales.
Aunque en este ejemplo, Excel solo me muestra el total de la última columna, puedo ir a las celdas de la izquierda y abrir la lista desplegable para elegir la opción Suma.
Como puedes ver, la fila de totales de una tabla no solo nos permitirá mostrar la suma, sino que podemos elegir fácilmente otras opciones como el promedio, el recuento, el valor máximo o el mínimo.
En el momento en que dejes de utilizar la fila de totales, simplemente desmarcamos la caja de selección correspondiente y dejaremos de ver dicha fila.
La característica número 7 se refiere a las referencias estructuradas, y eso es un tema más avanzado, pero quiero mostrarte dicha propiedad para veas el potencial de las tablas de Excel.
Agregaré una nueva columna a la tabla y cambiaré el título a Total.
En seguida ejecutaré el comando Autosuma y ya sabes que puedes encontrarlo en la pestaña Inicio, pero yo pulsaré el atajo Alt + igual y quiero que observes el tipo de fórmula que Excel ha introducido en la celda.
En lugar de utilizar las referencias como comúnmente las conocemos, Excel ha utilizado el nombre de la tabla y de las columnas.
En este caso, Excel sumará las celdas de la misma fila que comienzan en la columna Abril y que terminan en la columna Junio.
Ahora quiero que observes con detenimiento.
Al pulsar Entrar, Excel ingresará las fórmulas para toda la columna sin necesidad de que copiemos la fórmula hacia abajo.
Una de las ventajas de las referencias estructuradas que acabas de observar, es que harán que las fórmulas se adapten automáticamente a la inserción de nuevas filas o columnas, sin que tengamos que editarlas.
Pero eso será un tema de alguna clase avanzada.
Por ahora quise mostrar el potencial de las fórmulas dentro de las tablas de Excel.
La característica número 8 es que, hay ocasiones en que puedes tener tablas con tantas columnas que se dificulta el ingreso de los datos.
En ese caso, podemos utilizar el comando Formulario para facilitar la captura de datos.
El comando Formulario no se encuentra en la Cinta de opciones así que yo lo agregaré a la barra de herramientas de acceso rápido.
Haré clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y elegiré la opción Más comandos.
En la lista de comandos disponibles elegiré la opción Todos los comandos y se mostrarán en el área inferior.
Para facilitar la búsqueda, activaré el primer elemento de la lista e ingresare con el teclado la palabra fórmula para que Excel me lleve a los comandos que comienzan con esa palabra y finalmente selecciono el comando Formulario y pulso el botón Agregar y el botón Aceptar para cerrar la ventana.
Cuando activamos alguna celda de la tabla y pulsamos el comando Formulario, Excel genera automáticamente un Formulario con todos los campos de la tabla, lo cual nos facilitará el ingreso de los datos.
Pulsaré el botón Nuevo, y en el nombre ingresaré el Producto16 y en seguida ingresaré algún valor aleatorio en el resto de los campos y finalmente pulsaré el botón Nuevo y se insertará una nueva fila al final de la tabla.
Cerraré la ventana del formulario para pasar a la última característica de las tablas que te mostraré el día de hoy y me refiero a la facilidad de impresión que nos dan las tablas.
Activaré la hoja cuatro e ingresaré la letra A en la celda F1 y la letra B en la celda G1.
Seleccionaré ambas celdas y las copiaré hacia abajo.
Esto lo he hecho solo para simular que tengo una hoja con datos adicionales a la tabla.
Me aseguro de activar una celda de la tabla y pulso el atajo Ctrl + P, para ir a la vista previa de impresión y podemos observar la tabla y las columnas con las letras que agregué anteriormente.
El beneficio de haber utilizado una tabla es que, en las opciones de configuración, Excel nos permitirá elegir la impresión de la tabla seleccionada.
Así que podríamos tener más datos en la hoja, pero podrás imprimir la tabla de manera individual.
Espero que estas características de las tablas sean de utilidad para ti y que de ahora en adelante no dejes de utilizarlas en tus hojas de cálculo.